Checkliste für Start-up-Aufgaben anwenden

Ziel der Start-up-Checkliste ist es, sämtliche relevanten Leistungen des FM-Starts systematisch zu erfassen und auf organisatorischer Ebene zu steuern. Sie soll verhindern, dass wichtige Aufgaben vergessen werden, und stattdessen Transparenz über alle anfallenden Maßnahmen schaffen. Dabei liefert die Methode Auftraggebern und FM-Leitungen ein präzises Kontroll- und Planungswerkzeug: Jeder Aufgabe werden Termine und Verantwortliche zugeordnet, sodass der Fortschritt jederzeit nachverfolgt werden kann. Die Checkliste fungiert somit als Steuerungsinstrument für die zur FM-Vertragsvorbereitung notwendigen Leistungen.

Als konkretes Ergebnis sollen klare Abhängigkeiten und Zuständigkeiten definiert sein – etwa welche Inbetriebnahmen, Abnahmen oder Einweisungen durchgeführt werden müssen und von wem. Die Methode erleichtert zudem die Vertragsplanung: Leistungen können bereits in der Ausschreibung berücksichtigt und ggfs. als Einmalpositionen vergütet werden. Idealerweise wird der Service-Provider in die Nutzung der Checkliste einbezogen (oder sogar vertraglich zur Pflege verpflichtet), sodass regelmäßig Berichte über den Erfüllungsgrad geliefert werden. Damit wird erreicht, dass der Betriebsstart effizient vorbereitet ist, Risiken minimiert und Qualitätsanforderungen vom ersten Tag an erfüllt werden.

Die Checklisten-Methode findet Anwendung immer dann, wenn im FM-Bereich ein neuer Betriebszustand initiert wird. Typische Anlässe sind zum Beispiel die Inbetriebnahme eines Neubaus, die Wiederaufnahme nach größeren Sanierungen oder der Wechsel eines FM-Dienstleisters. Wie U. Rotermund beschreibt, ist gerade die Start-up-Phase nach Erstübergabe oder Dienstleisterwechsel sehr wichtig, weil sich der neue Dienstleister in Objekt und Aufgaben einarbeitet. Ähnliche Anforderungen treten bei Outsourcing-Vorhaben oder bei internen Umstrukturierungen auf, bei denen FM-Leistungen neu vergeben oder organisiert werden.

Ob Bürogebäude, Industrieanlage, Krankenhaus oder Schule – überall dort, wo komplexe Gebäudetechnik zum Start kontrolliert und in Betrieb genommen werden muss, kann die Checkliste eingesetzt werden. Sie dient sowohl der taktischen Planung (Wer macht was und wann?) als auch der strategischen Koordination (z.B. Budget und Ressourcen). Konkret werden Aufgaben wie technische Abnahmen, Sicherheitsüberprüfungen, Dienstleister-Umzüge oder Nutzer-Schulungen berücksichtigt, die in dieser Phase anfallen. Kurz: Jedes Mal, wenn ein Betreiberwechsel oder ein neuer Standortstart erfolgt, sorgt diese Methode für eine strukturierte Vorbereitung und damit für einen reibungslosen Übergang.

Meist liegt ein konkreter Start-Trigger vor, z.B. die Beauftragung eines FM-Dienstleisters nach Ausschreibung, die Fertigstellung eines Neubauprojekts oder die Wiederaufnahme eines Objekts nach Umbau. In dieser Situation sind oft erst einmal viele Fragen offen: Wurden alle Leistungen im Vertrag beschrieben? Wo liegen die technischen Anlagen und wer nimmt sie ab? Fehlen Dokumente wie Pläne, Prüfprotokolle oder Handbücher? Typische Herausforderungen sind unklare Zuständigkeiten und eine unvollständige Datenbasis. Ohne systematische Vorbereitung können hier leicht Lücken entstehen – oft zeigt sich erst spät, welche Leistungen überhaupt „Start-up“-Charakter hatten.

Zudem herrscht häufig Zeitdruck, weil der Betriebsbeginn termingerecht stattfinden soll. Die Ausgangssituation erfordert also eine koordinierte Datensammlung und Aufgabenklärung: Beispielsweise müssen Bestandspläne zusammengeführt, Geräteaufstellungen überprüft und Schlüsselübergaben organisiert werden. Gibt es bisher nur einen bestehenden FM-Vertrag, muss akribisch nach „versteckten“ Start-up-Leistungen gesucht werden. Insgesamt kennzeichnen den Start-up-Abschnitt unvollständige Übergabeunterlagen, Abstimmungsbedarf zwischen Bau und Betrieb sowie die Notwendigkeit, einen detaillierten Übergabeplan zu erstellen.

Damit die Start-up-Checkliste effektiv angewendet werden kann, sollten gewisse Rahmenbedingungen erfüllt sein.

• Ein benanntes Projektteam bzw. FM-Kernteam mit klarer Rollenverteilung (Auftraggeber, FM-Leitung, Objektleitung etc.) ist erforderlich.

• Vertragsgrundlagen oder Ausschreibungsunterlagen liegen vor (Leistungsverzeichnisse, Service Level Agreements, Vertragsentwurf), um alle geforderten Leistungen transparent zu machen.

• Es besteht eine Abstimmung zwischen Auftraggeber und Dienstleister über den Einsatz der Checkliste – idealerweise wird die Pflege der Liste vereinbart.

• Ausreichend Ressourcen (Zeit und Budget) sind eingeplant, da das Durcharbeiten der Checkliste zu Beginn einen gewissen Mehraufwand bedeutet.

• Technische und organisatorische Basisdaten sind verfügbar oder in Bearbeitung: Gebäudepläne, Anlagenlisten, technische Dokumentationen und Verfügbarkeiten sollten bereitstehen.

• Grundkenntnisse in Tabellenkalkulation sind von Vorteil, da das Tool in Excel vorliegt und angepasst wird.

• Vorgaben des Unternehmens (FM-Handbuch, Betreiberpflichten, Sicherheitsrichtlinien) sowie geltende Normen und Gesetze sind bekannt, um projektspezifische Anforderungen zu berücksichtigen.

Für die Erfüllung der Start-up-Aufgaben müssen diverse Daten und Informationen zusammengetragen werden.

• Gebäudedaten: Grundrisse, Raumprogramm, Bestandspläne (Elektro, Heizung, Klima, Sanitär), GIS/Katasterdaten, Inventarverzeichnisse.

• Anlagendokumentation: Herstellerdaten, Anlagendokumente und Bedienungsanleitungen, Prüfbücher, Wartungsnachweise und -verträge technischer Einrichtungen.

• Vertrags- und Leistungsverzeichnisse: Der FM-Vertrag selbst sowie zugehörige Ausschreibungsunterlagen und Leistungsverzeichnisse (z.B. für Reinigung, Sicherheitsdienst, Aufzugswartung, technische Services).

• Projektunterlagen: Übergabeprotokolle (Abnahmeprotokolle Bau/Gewerke), Bestandsaufnahmen, Prüfberichte (z.B. Druck- oder Dichtheitsprüfungen), Fotodokumentationen.

• Personal- und Organigrammdaten: Kontaktdaten der Beteiligten, Zuständigkeitslisten, Dienstpläne von Schlüsselpersonal sowie Übersichten über intern disponierte Facility-Services.

• Rechtliche Vorgaben: Betreiberpflichten (Brandschutz, Arbeitssicherheit, Hygienevorgaben), behördliche Genehmigungen, Umweltauflagen, Energie- und Emissionsziele.

• Zeit- und Budgetinformationen: Projektzeitpläne (Meilensteine Bau/Übergabe), Start-Up-Zeitfenster, genehmigte Budgets bzw. Kostenkennzahlen.

• Anforderungen der Nutzer: Sauberkeitsstandards, Raumübergabekriterien, Catering- und Sicherheitskonzepte sowie IT- und Kommunikationsvorgaben der Betriebsführung.

• Auftraggeber / Eigentümer: Trifft strategische Entscheidungen, stellt den Gesamtfinanzrahmen, definiert die Projektziele und nimmt zentrale Teilleistungen (z.B. Abnahmen) ab.

• Facility-Management-Leitung / Projektleitung: Koordiniert die Start-up-Aktivitäten insgesamt, führt das Team, überwacht Termin- und Kostenplanung und sichert die Erfüllung der Betreiberpflichten.

• Objekt- oder Standortleitung: Verantwortet das operative Tagesgeschäft vor Ort, begleitet die Übergabe, und koordiniert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fachbereichen.

• Technischer Facility Manager: Zuständig für die Inbetriebnahme und Abnahme der technischen Anlagen (z.B. Heizungs-, Lüftungs-, Klima- und Elektroanlagen, Fördertechnik, Aufzüge) sowie für die Übergabe der zugehörigen Dokumentationen.

• Leiter Facility Services: Organisiert Basisdienste wie Reinigung, Sicherheit, Empfang und Catering. Er stellt sicher, dass diese Leistungen ab dem ersten Tag des Betriebs zur Verfügung stehen, und steuert ggf. Fremdfirmen.

• FM-Dienstleister / Service-Provider: Erbringt die vertraglich vereinbarten Start-up-Leistungen (z.B. Erstwartung, Einweisungen, Check-out). Er sollte seine Fortschritte über das Checklisten-Tool dokumentieren.

• Projektleiter Bau: Gibt dem FM-Team Informationen aus der Bauphase weiter, erleichtert die Abstimmung bei Bau/Gewerke-Abnahmen und hilft bei der Mängelverfolgung.

• Fachplaner und Sachverständige: Werden je nach Bedarf hinzugezogen (z.B. Brandschutz-Sachverständige, Energieberater, Sicherheitsingenieure), um Spezialthemen zu prüfen oder freizugeben.

• Betreiberverantwortlicher / Sicherheitsbeauftragter: Koordiniert das Thema Sicherheit und rechtliche Konformität (z.B. Brandschutzbegehung, Arbeitssicherheitseinweisung), um Betreiberpflichten zu erfüllen.

• Nutzer- oder Personalvertreter: Vermitteln die Anforderungen der späteren Nutzer (z.B. Sauberkeitsgrad, Arbeitsabläufe) und prüfen gemeinsam mit FM-Verantwortlichen die Funktion der übergebenen Anlagen aus Endbenutzersicht.

• Vertrags- und Rahmenbedingungen klären: Zu Beginn prüfen das Projektteam die Vertragsdokumente bzw. Ausschreibungsunterlagen. Es wird ermittelt, ob ein neuer FM-Vertrag aufgesetzt wird oder ein bereits vorliegendes Vertragswerk gilt. Ist Letzteres der Fall, müssen alle darin enthaltenen Start-up-Leistungen identifiziert und ggf. ergänzt werden.

• Start-up-Leistungen zusammenstellen: Sämtliche üblichen Aufgaben werden in einer ersten Sammlung erfasst – z.B. technische Abnahmen, Sicherheitsprüfungen, Schlüsselbereitstellung oder Schulungen der Mitarbeiter.

• Checkliste anpassen: Die Checklisten-Vorlage wird auf das konkrete Projekt zugeschnitten. Unnötige Punkte werden entfernt, projektspezifische Leistungsanforderungen ergänzt (z.B. Besonderheiten der Gebäudetechnik oder gewerke-spezifische Übergaben).

• Zuständigkeiten festlegen: Für jede erfasste Aufgabe wird ein Verantwortlicher bestimmt – in der Checkliste wird markiert, ob diese vom Auftraggeber (AG), Auftragnehmer (AN) oder beiden gemeinsam ausgeführt wird. Bei gemeinsamer Zuständigkeit wird der federführende Partner zuerst genannt.

• Prioritäten und Zeitplan erstellen: Die Aufgaben werden nach Dringlichkeit und Reihenfolge geordnet (z.B. Hoch/Mittel/Niedrig). Für kritische Leistungen werden feste Termine oder Meilensteine definiert. Ein Ampel- bzw. Statussystem kann eingesetzt werden, um den Fortschritt visuell darzustellen.

• Datenrecherche und Beschaffung: Fehlende Informationen werden beschafft. Hierzu zählen z.B. detaillierte Pläne, überarbeitete Anlagenlisten, Bedienungsanleitungen oder Protokolle von Erstprüfungen. Alle relevanten Dokumente werden strukturiert abgelegt (z.B. in einem gemeinsamen DMS oder CAFM-System).

• Maßnahmen umsetzen: Die geplanten Start-up-Aktivitäten werden ausgeführt – etwa die Inbetriebnahme von Anlagen, Abnahmeprüfungen, Schulungen der Betreiber sowie die eigentliche Übernahme von Flächen und Ausstattungen.

• Fortschritt überwachen: Der Status jeder Aufgabe wird regelmäßig aktualisiert. Verzögerungen oder offene Punkte werden im Team besprochen. Ein Ampelsystem, Berichte oder Dashboards visualisieren den Erfüllungsgrad, so dass Nachsteuerungsbedarf sofort erkennbar ist.

• Abschluss und Übergabe: Am Ende werden Abschlusstests und Übergabeinspektionen durchgeführt. Dabei fließen z.B. Fotodokumentation und Abnahmeprotokolle ein. Abschließend wird ein Start-up-Bericht erstellt, der die Erfüllung der Aufgaben und verbleibende Restarbeiten dokumentiert.

Die konsequente Anwendung der Checkliste führt zu einem transparenten und kontrollierten Start des FM-Betriebs.

• Vollständiger Start-up-Plan: Eine Checkliste bzw. ein Projektplan, der alle Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten enthält und als Grundlage für den Betrieb dient.

• Dokumentierte Abnahmen: Abnahmeprotokolle mit Feststellung des Anlagen- und Gebäudezustands zum Übergabezeitpunkt, einschließlich Fotodokumentation und Fehlerliste.

• Aktualisierte Betriebsunterlagen: Alle für den laufenden Betrieb relevanten Dokumente (Bedienungsanleitungen, Wartungsverträge, Betreiberkonzepte) liegen vollständig vor und sind den zuständigen Mitarbeitern übergeben.

• Reporting und Nachweis: Ein Ampelsystem oder Statusbericht gibt Auskunft über den Erfüllungsgrad der einzelnen Start-up-Leistungen. Auftraggeber und FM-Leitung erhalten damit ein belastbares Steuerungs- und Reporting-Werkzeug.

• Keine offenen Überraschungen: Durch die lückenlose Abarbeitung werden Risiken minimiert, da potenzielle Probleme bereits in der Start-up-Phase aufgedeckt und behoben werden, bevor der Regelbetrieb beginnt.

Insgesamt verschafft die Methode dem Auftraggeber und den FM-Verantwortlichen die Sicherheit, dass der Betriebsstart planmäßig und effizient abläuft. Sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf demselben Informationsstand sind und offene Punkte vorab transparent geklärt wurden[12].

• Vollständigkeit: Indem systematisch nach allen denkbaren Tätigkeiten gefragt wird, reduziert sie das Risiko, kritische Leistungen zu übersehen. Das erhöht die Betriebssicherheit und Nutzerzufriedenheit vom ersten Tag an.

• Transparenz: Aufgaben, Termine und Verantwortliche sind klar definiert. Der Fortschritt wird durch ein Ampelsystem oder Meilenstein-Reporting sichtbar, was die Koordination und Abstimmung zwischen Auftraggeber und Dienstleister vereinfacht.

• Standardisierung und Effizienz: Als erprobtes Muster kann die Methode in ähnlichen Projekten wiederverwendet werden. Die Vorlage ist zugleich flexibel – nicht benötigte Punkte lassen sich einfach löschen.

• Zentrale Steuerung: Die Checkliste dient als Steuerungsinstrument für die taktische Planung. Sie ermöglicht Führungskräften, den Start-up-Prozess aktiv zu steuern und Fortschrittsberichte einzufordern.

• Motivation des Dienstleisters: Wenn der Service-Provider zur Nutzung verpflichtet wird, dokumentiert dieser seine Leistungen fortlaufend. Das erhöht die Rechenschaft und fördert eine effektive Zusammenarbeit.

• Praktischer Nutzen: Das Werkzeug ist in Excel abgebildet und kann nach kurzer Einarbeitung leicht gehandhabt werden. Nach erfolgreicher Anpassung hat es sich in vielen FM-Organisationen als wertvolles Standardinstrument für Start-up-Aufgaben bewährt.

Durch diese Vorteile verbessert sich die Qualität des gesamten Übergabeprozesses. Auftraggeber erhalten mehr Kontrolle, Dienstleister mehr Klarheit, und der FM-Einstieg wird insgesamt effizienter gestaltet.

• Anpassungsbedarf: Sie basiert auf einem idealtypischen FM-Vertrag. Projektspezifische Besonderheiten (z.B. branchenspezifische Anforderungen oder besondere technische Anlagen) müssen manuell ergänzt werden.

• Pflegeaufwand: Die Nützlichkeit hängt von der kontinuierlichen Pflege ab. Werden die Daten nicht aktuell gehalten, verliert die Liste an Aussagekraft.

• Aufwand vs. Nutzen: Gerade bei sehr kleinen Projekten oder einfachen Wartungsverträgen kann der initiale Aufwand im Verhältnis zum Nutzen hoch erscheinen. Die Anwendung sollte daher an den Umfang des Projekts angepasst werden.

• Versteckte Leistungen: Ist bereits ein fertiger FM-Vertrag vorgegeben, können Start-up-Leistungen „versteckt“ im Dokument stehen. Diese zu erkennen und in die Checkliste aufzunehmen kann mühsam sein.

• Kein Ersatz für Fachprüfungen: Die Methode strukturiert Prozesse, ersetzt jedoch nicht fachliche Prüfungen oder behördliche Abnahmen. Sie gibt nur vor, dass diese Leistungen zu erbringen sind.

• Abhängigkeit von Beteiligten: Ohne Unterstützung von Management und Dienstleister kann die Checkliste ihre Wirkung nicht entfalten. Eine verpflichtende Nutzung im Vertrag ist daher empfehlenswert.

• Dynamik unvorhersehbarerer Änderungen: Ungeplante Ereignisse (z.B. verspätete Bauabnahmen oder kurzfristige Planänderungen) müssen trotz Checkliste flexibel gehandhabt werden.

Insgesamt liefert die Methode einen praxisbewährten Leitfaden, erfordert jedoch wie jedes Werkzeug ein umsichtiges Management und eine sorgfältige Integration in bestehende Projektabläufe.

• Neubau-Übergaben: Beim Betriebsanlauf eines neuen Gebäudes koordiniert die Methode alle erforderlichen Tätigkeiten – von der strategischen Vorbereitung (Budgetierung, Vertragsvergabe) über die technische Inbetriebnahme bis zur Bereitstellung von Services wie Reinigung und Sicherheit[6]. So wird ein „sicherer, rechtskonformer und unterbrechungsfreier Start“ gewährleistet.

• Dienstleisterwechsel: Nach Ausschreibungen oder bei Outsourcing-Entscheidungen deckt die Checkliste alle Aufgaben ab, die für einen reibungslosen Übergang zum neuen Anbieter nötig sind. Dazu gehören beispielsweise die Überprüfung von Servicebereichen, Einschulungen des neuen Personals und die Zusammenführung von Dokumentationen.

• Sanierungs- und Erweiterungsprojekte: In Objekten, die modernisiert oder erweitert wurden, definiert die Methode, wie stillgelegte Anlagen wieder integriert werden. Technische Systeme wie Lüftungsanlagen, IT-Serverräume oder Versorgungsnetze werden sauber in Betrieb genommen und abgenommen.

• Inbetriebnahme kritischer Anlagen: Bei der Einführung besonders sicherheits- oder kostenträchtiger Systeme (z.B. Rechenzentrum, Industrieproduktion, Campus-Infrastruktur) stellt die Checkliste sicher, dass keine Prüffristen oder Sicherheitsmaßnahmen fehlen.

• Aufbau von Inhouse-FM: Betritt ein Unternehmen erstmals das Feld des Facility Managements (z.B. durch Gründung eines FM-Bereichs), bietet die Methode eine Vorlage, um von Anfang an geordnete Prozesse einzuführen.

• Öffentliche Gebäude: In Schulen, Krankenhäusern oder Verwaltungen hilft die Checkliste, Betreiberverantwortung und fachspezifische Übergaben (z.B. Brandschutz, Hygiene) transparent zu managen.

• Vertragsverlängerungen oder -ausweitungen: Auch bei Änderungen bestehender Verträge (z.B. Hinzunahme neuer Leistungen) kann die Checkliste verwendet werden, um die zusätzlichen Start-up-Bedingungen systematisch aufzunehmen. Für all diese Szenarien gilt: Mit Hilfe der Checkliste werden die umfangreichen Start-up-Aktivitäten zu einem nachvollziehbaren Prozess, der den Betriebseinstieg maßgeblich erleichtert.

Die Checklisten-Methode orientiert sich an einschlägigen FM-Standards und methodischen Rahmenwerken.

• ISO 41001:2018 – Facility Management Managementsystems (FM-System)

• ISO 41011:2017 – Facility Management Begriffe und Definitionen

• ISO 41012:2017 – Facility Management Beziehungen und Lieferbeziehungen

• DIN EN 15221 (Teile 1–4) – Facility Management Normreihe (allgemeine Grundlagen, Flächenmanagement, Leistungsdefinition, Qualitätsindikatoren)

• DIN SPEC 91391 – Prozessmodell für Facility Management

• VDI 6000 (Reihe) – FM-Tätigkeits- und Leistungsbilder

• VDI 3805 – Richtlinie für Leistungsverzeichnisse in der technischen Gebäudeausrüstung und FM

• AMEV – Richtlinien des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrische Betriebsmittel zum Inbetriebnahmemanagement

• DIN 69905 – Grundlagen des Projektmanagements (relevant für FM-Projektabläufe)

• Excel-Checkliste: Ein Tabellen-Dokument (z.B. das FM-Connect-Tool „Checkliste Start-up-Aufgaben“) zur Eingabe und Abarbeitung aller Punkte.

• Workflow-Visualisierung: Ein Flussdiagramm (z.B. in Visio) zeigt den Start-up-Prozess beispielhaft auf (etwa das FM-Connect-Workflow-Beispiel für die Start-up-Phase).

• CAFM/EAM-Software: Computer-Aided FM-Systeme für Stammdatenpflege und Dokumentenmanagement, in denen Checklistenaufgaben angelegt, zugewiesen und nachverfolgt werden können.

• Projektmanagement-Tools: Software (z.B. MS Project, Asana, Jira) zur Terminplanung und Ressourcenverwaltung für die Start-up-Aktivitäten.

• Dokumentenmanagement: Systeme wie SharePoint oder Wiki/Confluence zur zentralen Ablage und Versionierung von Plänen, Protokollen und Handbüchern.

• Mobile Checklisten-Apps: Tablet- oder Smartphone-Apps, mit denen FM-Teams vor Ort Checklistenpunkte abhaken, Fotos machen oder Messwerte erfassen können.

• Reporting- und BI-Tools: Dashboards für die Visualisierung von Fortschritten (Ampelsystem, Kennzahlen) und automatische Berichte für das Management.

• FM-Connect-Tools: Ergänzend stehen die FM-Connect-Checklisten („Start-up-Aufgaben im FM“ in Excel) und das zugehörige Workflow-Tool zur Verfügung, um den Prozess digital abzubilden.