Methode: Gesetzliche Prüfungen organisieren und steuern
Die Methode „Gesetzliche Prüfungen organisieren und steuern“ beschreibt einen strukturierten Ansatz zur systematischen Planung, Durchführung und Dokumentation aller gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen an Gebäuden und technischen Anlagen im Facility Management. Sie verankert die rechtssichere Organisation und Überwachung dieser Prüfprozesse fest im FM-Workflow, sodass alle relevanten Prüfverpflichtungen fristgerecht erfüllt, Haftungsrisiken minimiert und die Sicherheit im Gebäudebetrieb erhöht werden.
Im Facility Management umfasst der Begriff „gesetzliche Prüfungen“ alle regelmäßigen, rechtlich vorgeschriebenen Kontrollen technischer Anlagen, baulicher Einrichtungen und Sicherheitseinrichtungen (z. B. Aufzüge, Blitzschutz- und Brandmeldeanlagen, elektrische Betriebsmittel nach DGUV). Laut Betriebssicherheitsverordnung (§ 15 BetrSichV) muss der Betreiber überwachungsbedürftiger Anlagen die Prüfintervalle festlegen sowie die Durchführung und Dokumentation der Prüfungen sicherstellen. Die fristgerechte Durchführung und Dokumentation dieser Prüfungen spielt im Rahmen der Betreiberverantwortung eine zentrale Rolle. In dieser Methode werden alle Prüfthemen systematisch erfasst und in die FM-Prozesse eingebunden, um Rechtskonformität und Arbeitssicherheit zu gewährleisten.
Die Betreiberverantwortung erfordert klare Zuständigkeiten und lückenlose Dokumentation aller Prüfmaßnahmen. Die Methode definiert daher verbindliche Verfahren und Verantwortlichkeiten, um Prüfzyklen effizient zu steuern und zu überwachen. Digitale Werkzeuge wie CAFM-Systeme werden eingesetzt, um Zustände und Termine zu erfassen, Prüfpläne zu dokumentieren und Aktualisierungen nachvollziehbar zu halten. Auf diese Weise werden technische und organisatorische Anforderungen im Gebäudebetrieb zuverlässig umgesetzt.
Ziel der Methode
Ziel ist es, mithilfe eines strukturierten Prüfprozesses sämtliche Prüfpflichten vollständig abzudecken und durch einen Prüfplan verbindlich umzusetzen. Dazu werden alle prüfpflichtigen Anlagen erfasst, Prüffristen aus Vorschriften oder Herstellerangaben abgeleitet und Termine sowie Zuständigkeiten festgelegt. Die Methode stellt sicher, dass Prüfungen termingerecht erfolgen, Ergebnisse protokolliert und Mängel behoben werden. Daraus ergibt sich eine lückenlose Nachweiskette: Gegenüber Behörden oder Versicherungen kann so der ordnungsgemäße Vollzug aller Prüfungen und Maßnahmen belegt werden. Zusätzlich minimiert die Methode Haftungsrisiken (Organisationsverschulden) und erhöht durch kontinuierliche Inspektionen die Betriebssicherheit.
Anwendungsbereich
Die Methode findet Anwendung in allen FM-Szenarien, in denen der Betreiber sicherstellen muss, dass gesetzliche Prüfanforderungen eingehalten werden. Diese Vorschriften (z.B. ArbStättV, BetrSichV u. ä.) gelten bundeseinheitlich. Sie kommt in Unternehmen und Organisationen aller Branchen zum Einsatz – von Büro- und Industriebauten über Krankenhäuser, Hotels und Rechenzentren bis zu öffentlich-rechtlichen Einrichtungen. Insbesondere in Bereichen mit erhöhten technischen Prüfpflichten (z. B. Gebäudeautomation, Aufzugs- und Lüftungstechnik, Druckbehälter, Brandschutz) ist sie unerlässlich. Auch bei komplexen Nutzerstrukturen (z. B. Einkaufszentren, Flughäfen) oder hohem Personendurchsatz (Versammlungsstätten, Schulen) schafft die Methode Transparenz. Sie gilt für Neubauten ebenso wie für Bestandsobjekte; bei baulichen Änderungen oder neuen Anlagen werden Erstprüfungen und Nachrüstvorgaben berücksichtigt. Insgesamt deckt die Methode alle Phasen der Betreiberverantwortung ab, in denen eine lückenlose Prüfplanung gefordert ist.
Ausgangssituation
Oft liegen zu Beginn unvollständige oder verstreute Informationen vor: Es existiert keine zentrale Übersicht über alle prüfpflichtigen Anlagen, und Prüfintervalle sind nicht durchgängig dokumentiert. Häufig zeigt ein Audit oder ein Vorfall (z. B. Defekt, Unfall), dass Prüfungen fehlen oder Zertifikate abgelaufen sind. Ohne strukturierte Vorgehensweise bleibt unklar, ob alle Prüfpflichten aktuell erfüllt sind. Dies erhöht das Risiko für Haftungsfälle, denn fehlt eine effiziente Organisation und Dokumentation, droht Haftung wegen Organisationsverschuldens. Die Methode setzt hier an, schafft Transparenz über bestehende Lücken und legt Basisdaten fest, bevor Risiken realisiert werden.
Voraussetzungen
Für eine erfolgreiche Anwendung dieser Methode müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Management-Unterstützung, klare Verantwortungszuweisungen und geeignete Ressourcen sollten vorhanden sein. Idealerweise existieren bereits eine Anlageninventarisierung und ein CAFM-System, das genutzt werden kann.
Benötigte Daten
Für die Umsetzung der Methode werden umfassende Daten benötigt, darunter technische, organisatorische und rechtliche Informationen zu allen prüfpflichtigen Anlagen. Hierzu gehören insbesondere Inventardaten, Normen- und Gesetzesvorgaben sowie alle bisher durchgeführten Prüfberichte. Wichtig sind auch die Protokolle der Erstprüfung vor Inbetriebnahme – diese werden meist vom Hersteller erstellt, sollten aber dem Betreiber vorliegen.
Eine typische Datenbasis umfasst zum Beispiel:
Anlagen- und Geräteinventar (Seriennummern, Baujahr, Standort, Beschreibung)
Rechts- und Normenverzeichnis (für jedes Objekt die geltenden Vorschriften und Prüffristen)
Bisherige Prüfprotokolle (Erst- und wiederkehrende Prüfungen mit Ergebnissen)
Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen (Beschreibung von Risiken und Schutzmaßnahmen)
Wartungs- und Instandhaltungsverträge (leistende Firmen, Zeitpläne)
Gebäudepläne oder BIM-Daten (zur schnellen Lokalisierung der Anlagen)
Historie von Störungen oder Zwischenfällen (für Risikoanalysen)
Zertifikate und Gutachten (z. B. Explosionsschutz-Dokumente, Prüfbescheinigungen)
Organisatorische Rollen
In der organisatorischen Struktur sind neben dem Betreiber verschiedene Rollen involviert, die für den Erfolg der Methode wesentlich sind. Nach VDI 3810 sollten Rollen wie FM-Leiter, Technischer Leiter oder Sicherheitsbeauftragter klar definiert sein.
Typische Rollen und Zuständigkeiten sind zum Beispiel:
Betreiber/Anlagenverantwortlicher: Trägt die Gesamtverantwortung, trifft strategische Entscheidungen und gewährleistet die Finanzierung.
FM-Leiter / Technischer Leiter: Gesamtkoordination des Prüfungsmanagements, Definition von Prozessen und Abläufen.
Sicherheits-/Arbeitsschutzbeauftragter: Überwacht die Einhaltung von Arbeitsschutzrichtlinien (ArbSchG, ArbStättV) und koordiniert bei Bedarf mit externen Prüfstellen.
Qualitäts- oder Compliance-Manager: Pflegt die Dokumentation, bereitet interne Audits vor und stellt die Erfüllung der Regelwerke nach.
Instandhaltungspersonal/Techniker: Bereiten Prüfungen vor (z.B. Freischaltungen), unterstützen Prüfer und führen ggf. einfache Kontrolle auf Grundlage interner Vorgaben durch.
Externe Prüfingenieure/Sachverständige (z.B. TÜV, Dekra): Fachkundige Dienstleister, die die gesetzlich geforderten Prüfungen durchführen und bescheinigen.
CAFM-/IT-Administrator: Betreut das CAFM- oder Dokumentenmanagement-System, erstellt Berichte und Erinnerungen für anstehende Prüfungen.
Mieter/Unterabteilungsleiter: Stellen ggfs. Anlagenzugang sicher und unterstützen die Prüfabläufe im Tagesbetrieb.
Vorgehensstruktur
Der Arbeitsablauf gliedert sich typischerweise in mehrere Schritte von der Bestandsaufnahme bis zur Abschlussdokumentation.
Eine mögliche Vorgehensstruktur ist:
Bestandsanalyse: Ermittlung aller prüfpflichtigen Anlagen und Objekte (z. B. Aufzüge, Brandschutzsysteme, elektrische Verteilungen) und Erfassung in einer Datenbank.
Zuweisung rechtlicher Grundlagen: Festlegung der anzuwendenden Gesetze, Normen und Vorschriften für jedes Objekt (z. B. BetrSichV, ArbStättV, Technische Regeln, LBO).
Festlegung der Prüfintervalle: Ableitung der vorgeschriebenen Prüfzyklen aus den rechtlichen Vorgaben oder Herstellerangaben; Anpassung bei besonderen Betriebsbedingungen.
Erstellung des Prüfplans: Aufsetzen eines (idealerweise digitalen) Prüfplans mit Terminen, verantwortlichen Personen und benötigten Ressourcen (z. B. in einem CAFM-System).
Rollenverteilung und Kommunikation: Festlegen, wer Prüfungen anstößt, durchführt und dokumentiert; Information und Briefing aller beteiligten Mitarbeiter und Dienstleister.
Durchführung der Prüfungen: Organisatorische Vorbereitung (Terminplanung, Freischaltungen) und Begleitung der Inspektion durch Sachkundige.
Dokumentation: Sammlung aller Prüfprotokolle und Zertifikate, Einpflege in das CAFM- oder Dokumentenmanagement-System und Archivierung.
Mängelmanagement: Nachverfolgung erkannter Mängel, Einleitung von Instandsetzungsmaßnahmen und gegebenenfalls Wiederholungsprüfungen bis zur Mängelbeseitigung.
Kontrolle und Reporting: Laufende Überwachung des Prüfstatus (z. B. per automatischem Bericht) sowie regelmäßige Berichterstattung an das Management bzw. den Betreiber.
Aktualisierung und Verbesserung: Anpassung des Prüfplans bei neuen gesetzlichen Vorgaben, geänderten Anlagen oder Erkenntnissen aus internen Audits; kontinuierliche Optimierung der Prozesse.
Erwartete Ergebnisse
Die Anwendung dieser Methode führt zu einer transparent dokumentierten und kontrollierten Prüfungsorganisation. Alle durchgeführten Prüfungen und Maßnahmen sind nachvollziehbar erfasst, sodass interne und externe Audits problemlos bestanden werden können. Dadurch ist sichergestellt, dass Ist-Zustand und Soll-Vorgaben jederzeit vergleichbar sind und Verantwortlichkeiten klar definiert bleiben. Weiterhin erhöht die Methode die Anlagenverfügbarkeit und verringert Zwischenfälle, da potenzielle Mängel frühzeitig erkannt und beseitigt werden. Insgesamt resultiert ein langfristig rechtssicherer und betriebssicherer Gebäudebetrieb.
Vorteile der Methode
Die Methode bietet klare Vorteile: Sie strukturiert komplexe Prüfprozesse und schafft damit Transparenz über alle gesetzlichen Anforderungen und den aktuellen Prüfstatus. Durch standardisierte Abläufe und digitale Unterstützung (z. B. CAFM-Integration) wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Fehler durch vergessene oder verspätete Prüfungen werden minimiert, wodurch Haftungs- und Ausfallrisiken sinken. Die eindeutige Rollenverteilung fördert die Rechenschaft und Verantwortlichkeit, wie es auch Leitlinien wie die GEFMA 190 empfehlen. Insgesamt sorgt die Methode für rechtssicheres Handeln und führt zu langfristigen Effizienzsteigerungen im Gebäudemanagement.
Grenzen der Methode
Die Methode setzt auf genaue Daten und konsequente Umsetzung; fehlende oder veraltete Informationen können die Planung beeinträchtigen. Sie erfordert eine initiale Investition in Systeme (z. B. CAFM-Software) und Schulung der Mitarbeiter, deren Nutzen sich erst mittelfristig einstellt. Bei Personal- oder Budgetengpässen können dennoch Lücken entstehen. Eine weitere Grenze besteht darin, dass die Methode formale Abläufe vorgibt, die Qualität der Prüfungen selbst jedoch von der Kompetenz der ausführenden Personen abhängt. Zudem müssen gesetzliche Änderungen und Normanpassungen manuell nachgeführt werden. Trotz Automatisierung bleibt ein Restrisiko: Unvorhergesehene Fehler oder bislang unbekannte Anlagen könnten übersehen werden.
Typische Einsatzbereiche
Typische Einsatzbereiche dieser Methode sind FM-Abteilungen und Dienstleister mit umfangreicher Betreiberverantwortung. Beispielsweise wird sie in der technischen Gebäudeausrüstung (Heizung, Lüftung, Kälte, Aufzüge, Stromversorgung) in Büro- und Industrieanlagen eingesetzt, wo regelmäßige Sicherheitsprüfungen vorgeschrieben sind. Auch Hotels und Gastronomiebetriebe nutzen sie für Feuerlösch- und Brandmeldeanlagen, Küchenlüftungen und Elektroverteilungen. Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen setzen die Methode ein, um Medizinprodukte- und E-Checks (nach MPBetreibV, DGUV-Regeln) zu verwalten. In kommunalen Gebäuden (Schulen, Rathäusern, Versammlungsstätten) hilft sie, Anforderungen aus BauPrüfVO, Schallschutz und Gasinstallationsvorschriften zu erfüllen. Überall dort, wo Betreiberpflichten umfangreich sind und Dokumentation entscheidend ist, steigert die Methode die Revisionssicherheit und den Wert des FM.
Für die Methodenanwendung relevante Rahmenwerke und Standards sind unter anderem:
Landesbauordnungen (LBO) und Bauprüfverordnungen der Länder (z.B. Brandschutz, Schallschutz)
DIN EN 15221 (Facility Management) und ISO 41001 (FM-Managementsystem)
DIN EN 13306 / DIN 31051 (Instandhaltungsmanagement)
VDI 3810 (Betrieb technischer Gebäudeausrüstung) und VDI 6022 (Raumlufttechnik)
GEFMA 190 (Betreiberverantwortung im FM) und GEFMA 192 (Risikomanagement im FM)
ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement) / BGB §823 (Verkehrssicherungspflicht)
Tools
Zur praktischen Umsetzung stehen verschiedene Software-Lösungen und Werkzeuge zur Verfügung, die die Prüfungsorganisation unterstützen. Digitale Plattformen und spezialisierte FM-Tools erleichtern Planung, Terminverfolgung und Dokumentation.
Beispiele sind:
CAFM-Software: z. B. Planon, i:FAKT, FAMOS – zentrale Plattform für Prüfplanung, Aufgabenmanagement und Dokumentation.
FM.connect CAFM-Modul „Betreiberverantwortung“: Compliance-Management im CAFM für Betreiberpflichten.
FM.connect PVO-Prüfung: Spezielles Modul für die Verwaltung technischer Prüfungen.
FM.connect Wartungsverträge: Integration wiederkehrender Prüfungen in bestehende Wartungsverträge
Mobile Inspektions-Apps: Smartphone-/Tablet-Apps zur Erfassung von Prüfergebnissen vor Ort (z. B. Scanner für Barcodes, Formular-Apps).
IoT- und Sensorplattformen: Fernüberwachung von sicherheitskritischen Anlagen (z. B. intelligente Gebäudeautomation, Sensorik für Maschinenschutz).
Dokumenten-Management-Systeme (DMS): (z. B. SharePoint) für revisionssichere Ablage von Prüfprotokollen und Zertifikaten.
Reporting-Tools: (z. B. Power BI, Tableau) für Status-Dashboards und automatisierte Prüf-Reports.
BIM- und CAD-Tools: Nutzung von Gebäudemodellen zur Visualisierung von Anlagenstandorten und technischem Equipment.
Checklisten-Tools: Digitale Vorlagen oder mobile Checklisten (Excel-Templates, Online-Formulare) für Routineprüfungen.
