Objektive Angebotsbewertung im Facilioty Management durchführen

Das Hauptziel der objektiven Angebotsbewertung besteht darin, das wirtschaftlich günstigste Angebot (MEAT – Most Economically Advantageous Tender) zu ermitteln, das über die gesamte Vertragslaufzeit den größten Nutzen bietet. Dies umfasst nicht nur die Ermittlung des niedrigsten Preises, sondern auch die Berücksichtigung der Servicequalität, der Leistungsfähigkeit des Anbieters, der Innovationsfähigkeit und der Risiken im Betrieb.

• Sicherstellung von Fairness und Transparenz: Alle Bieter werden nach denselben Kriterien beurteilt, was das Risiko von Beschwerden verringert und das Vertrauen der Beteiligten stärkt.

• Wert für Geld (Value for Money): Durch die Abwägung von Preis und Qualität wird das Angebot ausgewählt, das die Anforderungen am besten erfüllt und gleichzeitig wirtschaftlich ist.

• Risikominimierung: Eine fundierte Bewertung reduziert versteckte Kosten und Leistungsrisiken, indem sie technische, finanzielle und rechtliche Aspekte prüft.

• Strategische Ausrichtung: Die Vergabe wird mit den übergeordneten Zielen der Organisation abgestimmt, z. B. Nachhaltigkeit, Innovation oder langfristige Zusammenarbeit.

Die beabsichtigten Ergebnisse sind eine belastbare Vergabeentscheidung, klare Dokumentation des Bewertungsprozesses und ein Vertragspartner, der die erforderlichen Leistungen mit hoher Qualität und effizientem Kostenmanagement erbringt.

Die Methode kann in unterschiedlichen Kontexten der FM-Beschaffung eingesetzt werden. Dazu gehören Erstvergabe von Einzelleistungen (z. B. Reinigung oder Wartung), Bündelvergaben (Hard- und Soft-Services), Total Facility Management (TFM) oder Integrated Facility Management (IFM). Sie ist sowohl bei Erstausschreibungen als auch bei Re-Tendern und Vertragsverlängerungen anwendbar.

In Organisationen des öffentlichen Sektors, die dem Vergaberecht unterliegen, ist die Anwendung einer transparenten Bewertung unerlässlich. Die RICS-Richtlinie betont, dass Bewertungskriterien die Projektziele reflektieren und den Bietern im Voraus mitgeteilt werden müssen. Die Methode eignet sich auch für private Auftraggeber, die eine nachvollziehbare Auswahl dokumentieren möchten.

Typische Beispiele sind die Beschaffung von Instandhaltungsleistungen für Bürogebäude, Reinigungs- und Sicherheitsdienstleistungen in Krankenhäusern, integriertes FM für Hochschulcampusse oder Auslagerungen von technischen Dienstleistungen in der Industrie. Ebenso wird sie bei Projekten eingesetzt, bei denen hohe Investitionen in Gebäudeinfrastruktur anstehen und die Auswahl eines langfristigen Dienstleisters entscheidend ist.

Bevor die Bewertung beginnen kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Ein kurzes Vorwort dazu: Eine gründliche Vorbereitung sorgt dafür, dass Angebote objektiv vergleichbar sind und dass die Bewertung rechtlich bestandssicher ist.

• Definierter Beschaffungsbedarf: Klarer Leistungsumfang, Serviceumfang und erwartete Qualität müssen beschrieben sein, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

• Beschaffungsstrategie und Ziele: Die strategischen Ziele (z. B. Kostenoptimierung, Nachhaltigkeit, Innovation) müssen festgelegt werden und in die Bewertungskriterien einfließen.

• Baseline-Datenpaket: Eine vollständige und genaue Baseline mit Serviceanforderungen, aktuellen Kosten, Leistungskennzahlen und nichtfinanziellen Faktoren sollte vorliegen, um Preisvergleiche zu ermöglichen.

• Bewertungsrahmen und Kriterien: Die zu bewertenden Kriterien, ihre Bedeutung und Gewichtung müssen vorab definiert und von den Entscheidungsträgern genehmigt sein.

• Vergabedokumente und Spezifikationen: Eine ausführliche Leistungsbeschreibung mit klaren Output- oder Input-Spezifikationen muss erstellt werden; Unklarheiten führen zu Preisrisiken.

• Rechts- und Compliance-Rahmen: Rechtliche Vorgaben (z. B. Vergaberecht, Datenschutz, Arbeitsrecht) sind zu prüfen und in den Prozess zu integrieren.

• Organisatorische Strukturen: Es muss eine Governance-Struktur mit Projektorganisation, Lenkungsausschuss und definierten Rollen vorhanden sein.

• Budget und Ressourcen: Finanzielle Mittel für die Durchführung der Ausschreibung, externe Beratung und Schulungen für das Bewertungsteam sollten bereitgestellt sein.

Eine kurze Einleitung: Für eine fundierte Angebotsbewertung ist der Zugang zu qualitativ hochwertigen Daten entscheidend. Unvollständige Daten erschweren den Vergleich der Angebote und erhöhen das Risiko falsch kalkulierter Preise.

• Anlagendaten und Inventar: Genaue Liste der Gebäude, Anlagen und technischen Assets, deren Zustand sowie geplante Lebenszyklen.

• Serviceumfang und Leistungskennzahlen: Detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Leistungen, inklusive aktueller Service Levels und KPIs (z. B. Reaktionszeiten, Ausfallquoten, Kundenzufriedenheit).

• Kosten- und Ausgabedaten: Historische und aktuelle Kosten für FM-Leistungen, Personal-, Material- und Energiekosten; Informationen zu bestehenden Verträgen.

• Volumina und Mengenangaben: Nutzflächen, Anzahl der Nutzer, Häufigkeit von Reinigungen oder Wartungen; diese Zahlen sind Grundlage für Preisvergleiche.

• Rechts- und Risikoinformationen: Informationen zu Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, Risiken (z. B. Arbeitsrecht, Umweltauflagen).

• Benchmarks und Marktanalysen: Vergleichsdaten aus dem Markt (z. B. Tarifinformationen, Preisindizes) helfen bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit.

• Informationen über Bieter: Unternehmensprofile, Finanzkennzahlen, Referenzen, Zertifizierungen, Leistungsnachweise und Unternehmensrichtlinien.

• Datenschutz- und Haftungsklauseln: Beschreibung der Verwendungszwecke der Daten und Haftungsregelungen im Datenpaket, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Projektauftraggeber (Sponsor): Verantwortlich auf Vorstandsebene; sorgt für Governance, trifft strategische Entscheidungen und genehmigt Ergebnisse.

• Projektmanager: Leitet die tägliche Organisation des Vergabeprojekts, koordiniert die Aktivitäten des Teams und sorgt für die Einhaltung des Zeitplans.

• Einkaufs-/Beschaffungsleiter: Führt den Vergabeprozess, kennt den Markt, kommuniziert mit den Bietern und gewährleistet einen transparenten Ablauf.

• Technischer Leiter: FM-Fachmann, der die technischen Anforderungen der Dienstleistungen und der Gebäude versteht und die technische Bewertung der Angebote leitet.

• Finanzleiter: Verantwortlich für die Bewertung der Kosten, Budgets und finanziellen Risiken.

• Commercial Lead: Fachmann für kommerzielle Aspekte wie Preisgestaltung, Vertragsklauseln und Risikopreise.

• Juristischer Berater: Berät zu rechtlichen Fragen und Vertragsbedingungen; stellt sicher, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden und die Verträge rechtssicher sind.

• Personalverantwortlicher (HR Lead): Prüft Auswirkungen auf Beschäftigte, insbesondere bei Personalübernahmen (TUPE) und arbeitsrechtlichen Fragen.

• IT-Verantwortlicher: Kümmert sich um Schnittstellen, Systeme und Zugänge; bewertet IT-bezogene Anforderungen der Angebote.

• Bewertungsteam: Mehrere Fachpersonen, die unabhängig voneinander verschiedene Abschnitte der Angebote bewerten und anschließend die Ergebnisse moderieren.

• Lenkungsausschuss/Governance Board: Überwacht den Fortschritt, trifft strategische Entscheidungen und stellt die Einhaltung der Unternehmensziele sicher.

• Bedarf und Ziele definieren: Erfassen Sie den Leistungsumfang, die erwarteten Qualitätsstandards und die strategischen Ziele (z. B. Kostensenkung, Nachhaltigkeit). Erstellen Sie eine Vision, wie die Services künftig aussehen sollen.

• Baseline und Datenpaket erstellen: Sammeln Sie alle erforderlichen Daten zu Anlagen, Leistungen, Kosten und Qualitätskennzahlen. Passen Sie das Baseline-Paket an, wenn sich zwischenzeitlich das Portfolio oder die Rahmenbedingungen ändern.

• Bewertungsrahmen entwickeln: Legen Sie die Kriterien und Gewichtungen fest, die die Projektziele widerspiegeln. Transparenz ist entscheidend; teilen Sie die Kriterien und die Bewertungsmethodik mit den Bietern und ändern Sie sie nicht während des Prozesses. Typischerweise werden 100 Prozentpunkte auf Preis, Qualität und weitere Faktoren verteilt.

• Scoring-System definieren: Entwickeln Sie eine Bewertungsmatrix (z. B. Skala 0–5 oder 0–10) und beschreiben Sie für jeden Wert eine qualitative Aussage (z. B. „nicht akzeptabel“ bis „exzellent“). Definieren Sie die Methode der Preisbewertung (z. B. Rankings oder Price-per-Quality-Point-Verfahren).

• Ausschreibungsunterlagen und Spezifikation erstellen: Formulieren Sie eine detaillierte Leistungsbeschreibung (Output- oder Input-Spezifikation) und stellen Sie ein Datenpaket zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass die Spezifikation klar und umfassend ist, um Interpretationsspielräume zu vermeiden.

• Vergabeunterlagen veröffentlichen und Bieterfragen beantworten: Stellen Sie sicher, dass alle Bieter die gleichen Informationen erhalten. Nutzen Sie zentrale Kommunikationskanäle und dokumentieren Sie alle Antworten.

• Einreichungen empfangen und erster Compliance-Check: Prüfen Sie, ob alle Unterlagen vollständig sind und formale Anforderungen (z. B. unterschriebene Formulare) erfüllt sind. Nicht erfüllte zwingende Anforderungen können zum Ausschluss führen.

• Technische Bewertung: Prüfen Sie das Verständnis des Leistungsumfangs, die vorgeschlagenen Methoden, die Erfahrung, das Personal- und Qualitätsmanagement sowie die Innovationsansätze.

• Kommerzielle Bewertung: Analysieren Sie die Preisstrukturen, Total Cost of Ownership, Zahlungsbedingungen und die Verteilung von Preisrisiken. Berücksichtigen Sie alternative Preismodelle (z. B. fixed price, cost-plus, target price).

• Risikobewertung: Identifizieren Sie technische, wirtschaftliche und rechtliche Risiken, einschließlich zu niedriger Gebote und unrealistischer Annahmen.

• Nachhaltigkeit und Compliance: Bewerten Sie Nachhaltigkeitsaspekte, Umwelt- und Sozialkriterien sowie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

• Scoring und Rangfolge: Wenden Sie das vereinbarte Bewertungssystem an; multiplizieren Sie die Einzelbewertungen mit den Gewichtungen, um Gesamtpunktzahlen zu ermitteln. Berücksichtigen Sie, dass in der Praxis eine Kombination aus Preis und Qualität über das beste Angebot entscheidet.

• Moderation und Konsensfindung: Die Bewertenden kommen zusammen, um ihre Ergebnisse zu diskutieren, die Stärken und Schwächen der Angebote zu beleuchten und eine konsensbasierte Note zu vergeben oder Durchschnittswerte zu ermitteln. Durchschnittsnoten können jedoch die Unterschiede verwischen.

• Klarstellungen und Due-Diligence: Stellen Sie Bietern nur Fragen zur Klärung bereits eingereichter Informationen; neue oder geänderte Angaben sind nicht zulässig, um Fairness zu wahren. Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung durch (z. B. Finanzstatus, Referenzen, Besichtigung vor Ort).

• Entscheidung und Vertragsvergabe: Wählen Sie das Angebot mit der höchsten Punktzahl und dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Klären Sie alle offenen Punkte, stimmen Sie den Vertrag ab und halten Sie gesetzliche Vorgaben ein (z. B. Stillhaltefrist im öffentlichen Sektor).

• Feedback und Dokumentation: Informieren Sie nicht erfolgreiche Bieter sachlich über ihre Stärken und Schwächen; vermeiden Sie subjektive Aussagen. Dokumentieren Sie den gesamten Bewertungsprozess und archivieren Sie alle Unterlagen für Audits.

• Mobilisierung und Übergang: Planen Sie den Übergang frühzeitig und stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Anbieter einen robusten Mobilisierungsplan hat. Berücksichtigen Sie Kosten und Zeitleiste für die Mobilisierung.

• Nachbereitung und kontinuierliche Verbesserung: Analysieren Sie nach Abschluss der Vergabe den Ablauf, um Verbesserungen abzuleiten. Aktualisieren Sie Bewertungsrahmen und Datenbanken für zukünftige Ausschreibungen.

Durch die konsequente Anwendung dieser Methode werden mehrere Ergebnisse erzielt. Zunächst wird eine dokumentierte, nachvollziehbare Vergabeentscheidung getroffen, die den Regeln der Fairness und Transparenz entspricht und den Auswahlprozess vor Anfechtungen schützt. Die methodische Bewertung führt zu einem Vertragspartner, der nicht nur preislich, sondern auch qualitativ überzeugt und dadurch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Weiterhin ermöglicht das strukturierte Vorgehen eine detaillierte Analyse der Angebote, wodurch Risiken wie unrealistisch niedrige Preise oder unzureichende Leistungsfähigkeit frühzeitig erkannt werden. Die Organisation erhält eine robuste Dokumentation, die den gesamten Entscheidungsprozess, die Bewertungsmatrix, die Gewichtungen und die Begründung für die Auswahl enthält. Dadurch wird die Grundlage für effektives Vertragsmanagement und kontinuierliche Verbesserung geschaffen. Langfristig führt diese Methode zu höheren Servicequalität, besserer Budgetkontrolle und einer stabilen Partnerschaft mit dem ausgewählten Anbieter.

Ein entscheidender Vorteil der objektiven Angebotsbewertung besteht darin, dass sie die Vergabe auf eine rationale, datenbasierte Grundlage stellt. Dies erhöht die Transparenz und verhindert subjektive Entscheidungen. Durch die klare Gewichtung von Kriterien kann die Organisation besser bestimmen, welche Aspekte – Preis, Qualität, Nachhaltigkeit oder Innovation – den größten Einfluss auf die Entscheidung haben.

Die Methode minimiert das Risiko versteckter Kosten, indem sie die Gesamtbetriebskosten und den Leistungsumfang detailliert analysiert. Eine strukturierte Bewertung schützt vor unrealistischen Angeboten und gewährleistet, dass der ausgewählte Anbieter seine Leistungen tatsächlich erbringen kann. Gleichzeitig fördert die Offenlegung der Bewertungskriterien Vertrauen bei den Bietern und erhöht die Anzahl der qualifizierten Gebote. Die Organisation gewinnt wertvolle Erkenntnisse über den Markt und kann ihre Verhandlungsposition verbessern. Schließlich trägt die Methode zur Einhaltung von Vergaberecht und internen Compliance-Anforderungen bei und unterstützt eine nachhaltige und partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Trotz der Vorteile sind auch Grenzen zu berücksichtigen. Die Erstellung eines detaillierten Bewertungsrahmens und die Sammlung aller notwendigen Daten sind zeit- und ressourcenintensiv. Bei unzureichender Datenqualität können falsche Schlüsse gezogen werden und die Bewertung verliert an Aussagekraft.

Darüber hinaus besteht trotz standardisierter Kriterien immer ein gewisser Interpretationsspielraum bei der Bewertung, was zu subjektiven Abweichungen führen kann. Durchschnittliche Bewertungen können Unterschiede verwischen und die Spitzenleistungen mancher Anbieter nicht angemessen hervorheben. In der privaten Beschaffung kann das Flexibilisieren von Preisbewertungen zu Verhandlungen führen, die den Prozess verlängern. Schließlich ist die Methode von den Kompetenzen des Bewertungsteams abhängig; mangelnde Erfahrung oder unzureichende Schulung können zu Fehlern führen. Ein weiterer Risikofaktor sind Änderungen der Rahmenbedingungen (z. B. Gesetzesänderungen oder Marktvolatilität), die das Bewertungsmodell nachträglich beeinflussen können.

Die objektive Angebotsbewertung wird in vielen Bereichen des FM eingesetzt. Häufige Szenarien sind die Ausschreibung von Wartungs-, Reinigungs-, Catering- und Sicherheitsleistungen in großen Bürokomplexen oder Gesundheitseinrichtungen. Universitäten und Industrieunternehmen nutzen die Methode, um integrierte FM-Verträge zu vergeben, die mehrere Services bündeln.

Auch bei der Einführung nachhaltiger Gebäudekonzepte oder der Modernisierung von Infrastrukturen kommt diese Methode zum Einsatz, um Partner mit hohem Innovationspotenzial auszuwählen. Re-Tendering und Vertragsverlängerungen profitieren ebenfalls, da sie eine objektive Analyse des Marktangebots gegenüber der aktuellen Leistung ermöglichen. Kleinere Projekte wie die Vergabe von Grünflächenpflege oder Helpdesk-Services nutzen die Methode, um eine strukturierte, transparente Entscheidungsfindung zu gewährleisten.

Kurzvorstellung: Im FM-Bereich gibt es zahlreiche Standards und Rahmenwerke, die die Vorgehensweise bei der Beschaffung und Bewertung beeinflussen. Die folgenden Regelwerke bieten Orientierung und sollten bei der Entwicklung eigener Bewertungsmodelle berücksichtigt werden:

• ISO 41012: Leitfaden für strategische Beschaffung und Entwicklung von FM-Verträgen.

• ISO 41001: Managementsystem für Facility Management (FM) – Anforderungen und Richtlinien.

• DIN EN 15221-Reihe (EN 15221): Europäische Normen zu Facility Management, insbesondere Teil 1 (Begriffe), Teil 2 (Leistungslieferungsprozesse) und Teil 7 (Benchmarking).

• RICS/IFMA Professional Statement „Procurement of Facility Management“ (1st edition 2018/2020): Umfassende Leitlinien zur Planung, Durchführung und Auswertung von FM-Beschaffungsprozessen.

• EU-Richtlinien für öffentliches Beschaffungswesen (z. B. Richtlinie 2014/24/EU): Legen Transparenz, Nichtdiskriminierung und objektive Bewertungskriterien fest.

• Nationale Vergabegesetze und -verordnungen: Regulierungen, die die Erstellung von Bewertungskriterien und Gewichtungen beeinflussen (z. B. deutsches GWB/VgV).

Ein kurzes Vorwort: Zur Unterstützung der objektiven Angebotsbewertung stehen verschiedene Softwarelösungen und Hilfsmittel zur Verfügung. Die Wahl der Tools hängt von der Komplexität des Projekts, den internen Prozessen und den vorhandenen Ressourcen ab.

• FM.connect.com Ausschreibungsmodul: Bietet Funktionen zur Erstellung von Ausschreibungen, Verwaltung von Datenpaketen, automatisierte Bewertung mit gewichteten Kriterien und Reporting.

• FM.connect.com Vertragsmanagement: Unterstützt die Dokumentation der Bewertungsergebnisse, die Verwaltung von Vertragsdokumenten und das Nachverfolgen von Leistungskennzahlen.

• Scoring-Matrix-Tools (z. B. Excel-Vorlagen, spezialisierte Bewertungssoftware): Ermöglichen die Definition von Bewertungskriterien, Gewichtungen und Punkteskalen; berechnen Gesamtbewertungen automatisch.

• Projektmanagement-Software (z. B. MS Project, Asana): Unterstützt die Planung und Überwachung von Meilensteinen, Aufgaben und Ressourcen im Beschaffungsprozess.

• Datenanalyse- und Reporting-Tools (z. B. Power BI, Tableau): Visualisieren Preis- und Qualitätsvergleiche, identifizieren Trends und erleichtern die Entscheidungsfindung.

• Dokumenten- und Kommunikationsplattformen (z. B. SharePoint, Teams): Gewährleisten strukturierte Ablage, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und revisionssichere Kommunikation.

• Benchmarking-Datenbanken: Enthalten Marktdaten und Preisbenchmarks für verschiedene FM-Services und unterstützen die Kostenbewertung.

• Compliance- und Risikomanagement-Tools: Helfen bei der Analyse von Risiken und der Sicherstellung gesetzlicher Vorgaben.