Bedarfsermittlung durchführen

• Use-Case-getriebenes Nutzenbild (Warum? Welche Wertbeiträge? Welche Risiken werden reduziert?).

• Scope-Abgrenzung (Welche FM-Bereiche und Prozesse sind im ersten Schritt im Fokus, welche später, um Überfrachtung zu vermeiden?).

• Soll-Prozess- und Organisationsbedarf (Welche Prozesse sollen standardisiert/optimiert, welche Rollen/Kompetenzen gestärkt werden?).

• KPI-/Reporting-Anforderungen (Welche SLAs/KPIs, welche Datenquellen, welche Berichtszyklen?).

• Daten-, Integrations- und Compliance-Anforderungen (Schnittstellen, Datenschutz/DSGVO, Mitbestimmung, Dokumentations- und Nachweisketten).

• Priorisierung und Aufwandsschätzung als Grundlage für Roadmap, Budget und die Übergabe in Beschaffung/Projektplanung.

Strategisch passt die Logik zur ISO‑Perspektive: ISO 41014 betont, dass Entscheidungen, Aktivitäten, Informationen, Daten und Stakeholder in einen beherrschbaren Prozess zu koordinieren sind und dass Kommunikation, Feedback, Implementierung sowie Performance-Management (Indikatoren, Messung, Review) Teil des Strategieprozesses sind.

• Betreiberorganisationen (Eigenbetrieb, teilweise oder voll ausgelagert), die Leistungen/Standards, Service Levels und Daten-/Systembedarfe neu strukturieren oder erweitern.

• CREM / Corporate FM bei Portfolioausweitungen, Standortkonsolidierungen, ESG-/Nachweisanforderungen oder Service-Transformation.

• FM-Dienstleister, die Leistungs- und Datenanforderungen des Auftraggebers präzisieren müssen (Leistungsbild, KPIs, Schnittstellen, Berichtspflichten).

• Öffentliche Auftraggeber, bei denen Vergabeunterlagen, Datenschutz, Transparenz und Bewertungslogik besonders sauber ausgeleitet sein müssen.

• CAFM-/IWMS-Programme: GEFMA 420 richtet sich explizit an Anwender von CAFM- und IWMS und sieht die Konzeption/Analyse als erste Phase der praktischen Einführung.

• Uneinheitliche Anforderungen („Wir brauchen ein CAFM“ ohne klaren Nutzen, Scope oder messbare Ziele).

• Daten- und Prozessunklarheit: Welche Prozesse sind etabliert, wo sind Lücken, welche Daten existieren in welcher Qualität? GEFMA 420 verlangt genau diese organisatorische Selbstreflexion vor Systemauswahl.

• Stakeholder-Konflikte (IT, Einkauf, Nutzer, Arbeitsschutz, Betriebsrat, Dienstleister) – ohne strukturierte Stakeholder-Analyse entstehen Reibung, Verzögerung und Akzeptanzprobleme.

• Überwachungs- und Datenschutzrisiken durch Funktionen wie Zutrittskontrolle, Sensorik zur Raumnutzung oder mobile Apps; FM-Connect betont die Mitbestimmungsrelevanz und empfiehlt frühe Betriebsratsbeteiligung sowie Pilotierung und Betriebsvereinbarung.

• Unklare KPI-/Reporting-Erwartungen (Leistung wird gefordert, aber Kennzahlen/Datenerfassung/Reportingzyklen sind nicht definiert

• Projektmandat und Sponsor (FM-Leitung/CREM/Operations; bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich Vergabe-/Rechtsrahmen).

• Vorgegebener Analyseumfang: Standorte, Gewerke, Prozesse, Zielgruppen, Terminrahmen – unbestimmt bis zur konkreten Beauftragung.

• Zugriff auf Basisinformationen: Organigramm, Dienstleister-/Vertragsübersicht, vorhandene Prozessbeschreibungen, Systemlandschaft, Daten-/KPI-Reports.

• Interdisziplinäres Kernteam: GEFMA 420 nennt als sinnvoll Vertreter aus technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Bereichen sowie Planung/Bau und IT.

• Regeln zur Zusammenarbeit und Kommunikation: FM-Connect empfiehlt geplante Kommunikation, um Missverständnisse/Verzögerungen zu vermeiden; ISO 41014 verankert Kommunikation/Feedback/Implementierung als Bestandteil des strategischen Vorgehens.

• Organisationsdaten: Rollen, Zuständigkeiten, Standorte, Betriebsmodelle (Eigen-/Fremdleistung), Nutzergruppen.

• Leistungs- und Prozessdaten: Servicekataloge, Ticket-/Störungsdaten, Wartungs-/Prüfpläne, SLA-Definitionen, Eskalationen, Transport-/Reinigungs-/Sicherheitsprozesse.

• KPI- und Reportinganforderungen: Ziel-KPIs/SLAs, Berichtsadressaten, Frequenzen, Datenerfassungslogik.

• Gebäude-/Anlagen-/Flächendaten (Ist- und Sollstand) sowie Datenqualität – viele CAFM-Ziele hängen an Datenbasis und Pflege.

• System- und Integrationslandschaft: CAFM/IWMS, ERP, DMS/CDE, Identitätsmanagement, GA/GLT, IoT-Plattform, BIM-Toolchain; dazu Schnittstellenbedarf.

• Rechtliche und normative Anforderungen: Betreiberpflichten, Datenschutz (DSGVO), IT-Sicherheitsvorgaben, ggf. Mitbestimmung/Betriebsvereinbarung.

• BIM-/Informationsmanagementbezogene Anforderungen (falls relevant): Informationsbedarfe (LOIN) und betriebsphasige Informationsprozesse (ISO 19650‑3).

• Sponsor / Auftraggeber (entscheidet Scope, Budgetrahmen, Prioritäten).

• Bedarfsermittlungsleitung / Lead Consultant (methodische Führung, Konsolidierung, Konfliktmoderation).

• FM-Fachverantwortliche: TFM, IFM, KFM (Use Cases, Prozesswissen, Risiko-/Compliance-Anforderungen).

• IT/Enterprise Architecture (System-/Integrationsprinzipien, Sicherheitsvorgaben, Betriebsmodelle).

• Einkauf/Vergabe (Spezifikationsentwicklung, Zuschlagskriterien, Vertragslogik).

• Controlling/Finanzen (Kostentransparenz, Business Case, KPI‑Verankerung).

• Datenschutz/Informationssicherheit (DSGVO, Zugriff, Protokollierung, Datensparsamkeit; ggf. DSFA) – konkrete Rollenbezeichnungen unbestimmt.

• Betriebsrat/Personalvertretung (bei mitbestimmungsrelevanten Funktionen; Betriebsvereinbarung, Pilotbewertung).

• Dienstleister/Provider (wenn Leistungen ausgelagert sind: SLA/KPI, Daten-/Schnittstellenpflichten, Rollen im Ticket-/Auftragsprozess).

Zeiten sind als Richtwerte zu verstehen und hängen stark von Portfolio-/Standortanzahl, Datenlage und Entscheidungsgeschwindigkeit ab (unbestimmt).

• Interview- und Workshopplan (Teilnehmer, Leitfäden, Artefakte).

• Daten- und System-Inventory (erste Liste, unbestimmt in Tiefe).

• Stakeholder identifizieren, Interessen/Einfluss bewerten; FM-Connect betont, dass Stakeholder-Identifikation und -Einbindung entscheidend für Projekterfolg und reibungslosen Betrieb ist.

• Kommunikationsplan: Wer wird wann wie informiert? FM-Connect nennt Kommunikationsplanung explizit; zudem Vertraulichkeit/Datenschutz bei Informationsweitergabe.

• Prozesslandkarte „as is“ für Kernprozesse (z. B. Störung → Auftrag → Rückmeldung → Abrechnung; Wartung/Prüfung; Flächenänderung; Dokumentenlenkung).

• Datenlage/Qualität grob: Was existiert, wo, in welcher Güte? GEFMA 430 betont Datenbasis als Fundament und Notwendigkeit vollständiger/aktueller Daten zur Pflichtenüberwachung.

• System-/Schnittstellenlandkarte: CAFM/IWMS, Ticketing, ERP, DMS/CDE, GA/GLT, IoT, BIM.

• Use-Case-Canvas je Use Case (siehe Vorlagenhinweise unten).

• Soll-Prozess-Entwürfe: Standardisierung vs. lokale Varianten, Rollen/RACI, Datenpflichten je Schritt. GEFMA 420 betont, dass es nicht nur IT ist, sondern Prozess-/Organisationsveränderung.

• KPI-/SLA-Set definieren (Definition, Datenquelle, Zielwert, Reportingzyklus). FM-Connect beschreibt KPI-/SLA-Management als systematische Definition, Datenerfassung, Überwachung/Analyse, Berichterstattung und kontinuierliche Verbesserung.

• Datenschutz & Mitbestimmung prüfen: Bei potenziellen Überwachungsrisiken (Zutritt, Sensorik, mobile Apps) empfiehlt FM-Connect frühe Betriebsratsbeteiligung, Pilotierung und Betriebsvereinbarung; zudem Zweckbindung, Zugriffsbeschränkung, Anonymisierung.

• Priorisierungsmatrix (Nutzen/Aufwand/Risiko) erstellen, Szenarien (Quick Wins vs. Plattformaufbau) ableiten.

• Aufwandsschätzung: - „T‑Shirt Sizing“ (S/M/L) je Use Case/Integration/Datenpaket; - grobe WBS für Top‑10‑Use‑Cases;

• 3‑Punkt-Schätzung (optimistisch/realistisch/pessimistisch) für Datenmigration, Schnittstellen, Testing, Change – methodisch üblich; konkrete Parameter unbestimmt.

• GEFMA 420 erwähnt explizit Entscheidungen über zu übernehmende oder neu zu erfassende Daten als Bestandteil der Einführung – das ist typischer Aufwandstreiber.

Change Impact Assessment und Kommunikations-/Schulungskonzept; FM-Connect beschreibt Change Management als partizipativ, kommunikativ und kontinuierlich evaluativ.

Lastenheft-Inputs, Bewertungs-/Pilotkriterien, Test-/Datenpfad-Spezifikation, Datenschutzpaket/TOM-Anforderungen (sofern relevant). FM-Connect listet im CAFM-Lastenheft-Kontext explizit Inhalte wie Zielsetzung/Scope, Schnittstellen, Datengrundlagen/Migration, Berichtswesen/Kennzahlen, Betrieb/Support, Sicherheit/Berechtigungen sowie Datenschutzpakete und Demonstrationsszenarien.

• Zielbild und Scope: klar definierte Ziele, Erfolgskriterien und Stufung (Must have vs. später), um Scope Creep zu vermeiden.

• Use-Case-Backlog: standardisierte Use-Case-Canvas je Use Case inkl. Nutzen, Daten, Integrationen, Risiken.

• Ist-/Soll-Prozessartefakte: Prozesslandkarten, Sollprozess-Entwürfe, Rollen-/RACI-Skizzen.

• KPI-/SLA-Set inkl. Datenerfassung und Reportinglogik.

• Daten- und Integrationsanforderungen: System-/Schnittstellenlandkarte, Prioritäten, grobe Datenpfade, Betriebs-/Supportanforderungen.

• Compliance-/Mitbestimmungsbeurteilung (Risiken, Maßnahmen, Pilot-/Betriebsvereinbarungsbedarf).

• Priorisierte Roadmap mit Aufwandssicht (niedrig/mittel/hoch) und Change-/Kommunikationsplan.

• Übergabe-Paket an Beschaffung/Projekt: strukturierte Lastenheft-Inputs, Bewertungsmatrix-Logik, Pilot-/Demonstrationsszenarien.

• Entscheidungsreife statt Bauchgefühl: Ziele, Scope und Prioritäten werden dokumentiert und messbar.

• Hohe Akzeptanz durch frühe Stakeholder-Einbindung und geplante Kommunikation; GEFMA 420 und FM-Connect betonen Stakeholder-Einbindung und transparente Kommunikation als Erfolgsfaktoren.

• Bessere Compliance: Datenschutz- und Mitbestimmungsaspekte werden nicht „nachgeschoben“, sondern in Anforderungen, Pilotierung und Betriebsvereinbarung übersetzt.

• Stabilere Digitalisierung: Daten- und Prozesspflege werden als Teil des Zielbilds berücksichtigt (GEFMA 420/430).

• Saubere Übergabe an Beschaffung: klare Spezifikationen und Bewertungs-/Pilotlogik reduzieren Nachforderungen, Verzögerungen und späteren Streit über Erwartungen.

• Ohne Mandat keine Klarheit: Bedarfsermittlung braucht Entscheidungen zu Scope, Prioritäten und Zielwerten – wenn diese ausbleiben, entsteht „Dokumentation ohne Wirkung“ (unbestimmt wie stark abhängig von Governance-Reife).

• Datenlage begrenzt Aussagekraft: Wenn Ist-Daten fehlen oder extrem inkonsistent sind, werden Aufwand und Unsicherheit höher; GEFMA 430 betont Datenqualität als Fundament.

• Politische Konflikte: Interessenkonflikte zwischen Stakeholdern sind nicht vollständig methodisch „wegmoderierbar“; sie müssen durch Governance/Sponsorship entschieden werden (unbestimmt je Organisation).

• Nicht gleich Implementierung: Bedarfsermittlung ersetzt keine Detailkonzeption einzelner Systemmodule, keine Datenmigration im Detail und kein Testmanagement – sie schafft die Voraussetzungen.

• CAFM-/IWMS-Einführung oder Erneuerung (Phase Konzeption/Analyse nach GEFMA 420).

• Vergabe von FM-Services mit SLA/KPI, Berichtspflichten, Daten- und Schnittstellenpflichten.

• Portfolio‑Standardisierung (einheitliche FM‑Standards, Prozesse, Rollenmodelle und Steuerung).

• Mitbestimmungs-/Datenschutzkritische Digitalisierungen (Sensorik, Zutritt, mobile Apps): Bedarfsermittlung inkl. Betriebsratsbeteiligung und Pilotbewertung.

• Bedarfsdefinition und Analyse als Basis (Bestandsaufnahme, Bedarfsanalyse, Potenzialermittlung; Bezug auf ISO Reihen).

• Bedarfsermittlung im strategischen Einkauf (Analyse Status quo, Anforderungsdefinition, Stakeholder-/Nutzereinbindung, Priorisierung, Spezifikationsentwicklung, Vorschriften).

• Kundenanforderungen → CAFM Lastenheft (Zielsetzung/Scope, Schnittstellen, Datenmigration, Berichtswesen, Betrieb/Support, Sicherheit, Datenschutzpaket, Demonstrationsszenarien).

• Reporting/KPI (Definition, Datenerfassung, Monitoring, Berichterstattung, kontinuierliche Verbesserung; KPI-/SLA Beispiele).

• Stakeholder-Anforderungen im FM (Stakeholder Impaktanalyse, Priorisierung, Kommunikationsplan, Datenschutzbewusstsein).

• Mitbestimmung im CAFM (Betriebsrat früh einbinden, Pilot, Betriebsvereinbarung, Zweckbindung, Zugriff, Anonymisierung, Schulung/Evaluierung).

• Change Management Begleitung (partizipativ, Kommunikation, Evaluation; Impact Bewertung).

• ISO 41014 (Strategieprozess: Koordination von Entscheidungen, Aktivitäten, Informationen, Daten und Stakeholdern; Kommunikation/Feedback/Implementierung; Performance Indikatoren/Review).

• ISO 41001 (FM Managementsystem; Anforderungen zur wirksamen/effizienten FM Leistung und Erfüllung von Stakeholdern/Requirements).

• ISO 19650 3 (Informationsmanagement in der Betriebsphase; Anforderungen im Kontext „operational phase of assets“).

• ISO 7817 1 (LOIN/Informationsbedarfstiefe: Methodik zur konsistenten Spezifikation von Informationsbedarfen und Lieferungen).

• DIN SPEC 91391 1 (CDE Anforderungen; ca. 200 Anforderungen, Muss-/Kann Kriterien; Basis für Produktvergleich/Ausschreibung/Rollout).

• Rolle/Verantwortung des Interviewten (heute).

• Prozessschmerzpunkte (Top 5), Risiken, Engpässe, Medienbrüche.

• Use Cases: „Wenn wir morgen nur drei Dinge verbessern dürften – welche wären das?“

• Daten: Welche Informationen fehlen regelmäßig? Welche sind unzuverlässig? (Datenqualität/Verfügbarkeit).

• KPI/SLA: Welche Kennzahlen steuern Sie heute? Welche brauchen Sie?

• Schnittstellen: Wo entstehen Übergaben zu IT/ERP/DMS/GLT/IoT/BIM?

• Datenschutz/Überwachung: Welche Daten dürfen/ sollen nicht erhoben werden? Betriebsrats-/DSGVO Risiken?

Werte sind beispielhaft und müssen organisationsspezifisch ausgefüllt werden (unbestimmt). FM-Connect betont Stakeholder-Impaktanalyse, Priorisierung und Kommunikationsplan.

Skala 1–5; Priorität abgeleitet (z. B. „hoch“, „mittel“, „später“). Nutzen/Aufwand/Risiko sind exemplarisch (unbestimmt). FM-Connect fordert Ziele/Scope, Prioritäten und verhindert Scope Creep.

FM-Connect nennt als Kern: Projektzielsetzung/Scope, organisatorische Ausgangslage, technologische Anforderungen, funktionale Anforderungen, Schnittstellen, Datengrundlagen/Migration, Berichtswesen/Kennzahlen, Betrieb/Support, Sicherheit/Berechtigungen.

• Muss Use Cases demonstrierbar (vordefinierte Demo-Szenarien).

• Datenmigration: Testimport, Dubletten-/Mappingstrategie, Datenqualitätsreporting. (Detail unbestimmt; Datenbasis ist jedoch Fundament nach GEFMA 430.) - Schnittstellen: ERP/DMS/IoT/BIM Anbindung; Logging/Monitoring und Sicherheitsanforderungen.

• Datenschutz/Mitbestimmung: Zweckbindung, Zugriffe, Anonymisierung, Pilotbewertung, Betriebsvereinbarung.

• Qualitätsnachweis Software: Orientierung an GEFMA 444 (17 Schwerpunkte; zertifizierte Produkte als Qualitätskriterium).