Leistungsort im Fremdfirmenmanagement bestimmen

Das Hauptziel der Methode besteht darin, den Ort der Leistungserbringung eindeutig zu bestimmen und damit Rechtssicherheit, Arbeitsschutz und betriebliche Ordnung zu gewährleisten. Durch die klare Festlegung des Leistungsortes wissen alle Beteiligten, welche Regelwerke gelten, wer die Verantwortung trägt und welche Zugangsberechtigungen erforderlich sind.

Ein weiteres Ziel ist die Risikominimierung. Am Leistungsort gelten spezifische Pflichten: Der Auftragnehmer muss dafür sorgen, dass seine Mitarbeiter die geltenden Sicherheits‑ und Unfallverhütungsvorschriften, Ortsbestimmungen und Arbeitsschutzleitlinien einhalten. Werden lärm‑ oder staubintensive Arbeiten durchgeführt, müssen sie mit dem Verantwortlichen des Auftraggebers abgestimmt werden. Indem der Leistungsort genau definiert wird, lassen sich Gefährdungen (z. B. durch chemische, biologische oder radiologische Belastungen) besser beurteilen und entsprechende Schutzmaßnahmen planen.

Darüber hinaus verfolgt die Methode das Ziel, die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer transparent zu gestalten. Die Fremdfirmenordnung fordert, dass Auftraggeber einen Verantwortlichen benennen, der als Sachbearbeiter oder Projektleiter fungiert. Dieser Ansprechpartner kommuniziert den Leistungsort, organisiert Schließberechtigungen und kontrolliert die Einhaltung der Regeln. Durch die Festlegung des Leistungsortes wird auch definiert, wer Zugang erhält, wann die Arbeiten stattfinden und wo Abfälle entsorgt werden müssen.

Die Methode eignet sich für alle Facility‑Management‑Organisationen, die externe Dienstleister für Bau‑, Wartungs‑, Reinigungs‑ oder Betriebsleistungen einsetzen. Typische Anwendungsfälle finden sich in Industrieanlagen, Forschungsinstituten, Krankenhäusern, Verwaltungsgebäuden sowie in Energie‑ und Versorgungsunternehmen. Beim Universitätsklinikum Leipzig gilt die Fremdfirmenordnung für sämtliche Gebäude, Außenbereiche, technische Anlagen und IT‑Anlagen, wenn Auftragnehmer im Auftrag des Klinikums oder der Universität tätig werden.

In Krankenhäusern und medizinischen Einrichtungen ist die Bestimmung des Leistungsortes besonders wichtig, weil die Leistungen oft in Bereichen mit besonderen Hygienestandards oder Strahlenschutzanforderungen erfolgen. Arbeiten in Bereichen mit radioaktiven Stoffen oder gentechnischen Anlagen dürfen erst nach vorheriger Erlaubnis und Unterweisung durch den Strahlenschutz‑ bzw. Projektleiter begonnen werden.

Auch in der Industrie und Energieerzeugung müssen fremde Dienstleister wissen, wo sie arbeiten dürfen. Die Betriebsordnung von MAN Energy Solutions verpflichtet Fremdfirmen, nur in dem Bereich zu bleiben, der aufgrund des Vertrages ihr Arbeitsplatz ist; das Betreten anderer Betriebsbereiche ist verboten.

Die Ausgangssituation im Fremdfirmenmanagement ist häufig geprägt von komplexen Anlagenstrukturen, unterschiedlichen Nutzungseinheiten und einer Vielzahl von Sicherheits‑ und Hygienevorschriften. Auftraggeber möchten externe Leistungen aus Gründen der Effizienz, Spezialisierung oder Kostensenkung vergeben. Gleichzeitig müssen sie gesetzliche Anforderungen (Arbeitsschutzgesetz, DGUV‑Vorschriften) erfüllen und ihre Unternehmenswerte (Vertraulichkeit, ordnungsgemäßer Betriebsablauf) schützen.

Oft fehlt zu Beginn ein klares Bild darüber, wo die Fremdfirma tätig werden soll und welche betrieblichen Zuständigkeiten dort gelten. Bei Krankenhäusern oder Hochschulen können Liegenschaften verschiedenen Rechtsträgern zugeordnet sein, was unterschiedliche Sicherheitskonzepte zur Folge hat. In Industrieunternehmen sind die Gelände in Gefahrenzonen eingeteilt, die nur mit besonderer Zulassung betreten werden dürfen.

Die Bestimmung des Leistungsortes wird durch weitere Faktoren ausgelöst: neue Bau‑ oder Umbaumaßnahmen, regelmäßige Wartungen, hohe Auftragsvolumina oder die Notwendigkeit spezieller Qualifikationen. Häufig verlangt der Auftraggeber aus Gründen der Haftung und Versicherung einen präzisen Nachweis, wo die Leistung erbracht wird.

Der Auftraggeber sollte bereits interne Regelwerke wie Betriebs‑ oder Fremdfirmenordnungen etabliert haben und muss sicherstellen, dass relevante gesetzliche Vorschriften (ArbSchG, DGUV) bekannt sind. Es sollte ein klares Rollenmodell existieren, in dem Verantwortlichkeiten für Sicherheit, Arbeitsfreigaben und Kommunikation festgelegt sind. Darüber hinaus müssen die zu nutzenden Flächen eindeutig zugeordnet sein, um die Geltung der Hausordnung zu klären.

• Klare Organisationsstruktur mit benannten Verantwortlichen (Projektleiter, Fremdfirmenkoordinator, SiGeKo bei Baustellen).

• Bestehende Betriebs oder Fremdfirmenordnung mit festgelegten Sicherheits und Hygieneregeln.

• Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen nach DGUV Vorschriften und Arbeitsschutzgesetz; Unterweisungspflichten für Auftragnehmer.

• Aktualisierte Flächenzuordnung und Lagepläne, welche die Eigentums bzw. Zuständigkeitsbereiche ausweisen.

• Vorliegen einer Gefährdungsbeurteilung, die Anforderungen an persönliche Schutzausrüstung (PSA) definiert.

• Geeignete Zutrittskontrollsysteme, um nur autorisierte Personen zum Leistungsort zu lassen.

• Technische und organisatorische Mittel zur Dokumentation (z. B. Bautagebuch) und Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Um den Leistungsort im Fremdfirmenmanagement festlegen zu können, müssen verschiedene Daten gesammelt und ausgewertet werden. Dies sollte systematisch erfolgen, damit keine Informationen fehlen.

Die wichtigste Grundlage sind detaillierte Lagepläne der Liegenschaft, in denen die unterschiedlichen Bereiche (Gebäude, Räume, Außenflächen) klar bezeichnet sind. Zusätzlich werden Informationen zur Nutzung dieser Flächen (z. B. klinische Bereiche, Labore, Produktionsanlagen) und zu bestehenden Gefahrenquellen benötigt. Vertragsdaten wie Leistungsbeschreibung, Zeitrahmen, Arbeitsumfang und Ansprechpartner sind ebenso zu erfassen. Darüber hinaus sollten Qualifikations‑ und Sicherheitsdaten der Fremdfirmenmitarbeiter (z. B. Unterweisungsnachweise) sowie Angaben zur notwendigen PSA vorliegen.

• Lage und Raumpläne mit Flächenzuordnung (Eigentümer/Zuständigkeit).

• Leistungsbeschreibung und Vertrag inklusive Zeitrahmen, Schichtmodelle und Auftragsnummern.

• Nutzungskategorien der Flächen (klinisch, technisch, öffentlich, Gefahrstoff Bereiche).

• Gefährdungsbeurteilungen und Sicherheitsanalysen der betreffenden Bereiche.

• Liste der beteiligten Personen und deren Qualifikationen/Unterweisungen.

• Festgelegte PSA und gegebenenfalls besondere Arbeitserlaubnisse (z. B. für Strahlenschutzbereiche).

• Informationen zu Zugangswegen, Flucht und Rettungswegen, Sammelplätzen.

• Dokumentationsanforderungen (Bautagebuch, Arbeitsberichte).

Die erfolgreiche Bestimmung und Kontrolle des Leistungsortes erfordert klar definierte Rollen. Ein kurzer Überblick vorab: Auftraggeber und Auftragnehmer müssen ihre Verantwortungsbereiche kennen und kooperieren. Spezielle Funktionen wie Fremdfirmenkoordinatoren und Sicherheitskoordinatoren sind notwendig, um die Schnittstellen zu managen.

• Auftraggeber (AG) – bestimmt den Leistungsort, stellt Flächenzuordnungen bereit, benennt einen Verantwortlichen bzw. Projektleiter und sorgt für die Unterweisung der Auftragnehmer.

• Verantwortlicher des Auftraggebers – fungiert als Ansprechpartner, organisiert Schließberechtigungen, weist Fremdfirmen ein und überwacht die Einhaltung der Fremdfirmenordnung.

• Fremdfirmenkoordinator (bei Industrieunternehmen) – stimmt die internen Belange mit denen der Fremdfirma ab, informiert über Sicherheitsanforderungen und hat Weisungsbefugnis bezüglich Arbeitssicherheit.

• Sicherheits und Gesundheitskoordinator (SiGeKo) – bei Baustellen oder größeren Projekten verantwortlich für die Koordination von Sicherheits und Gesundheitsbelangen; seine Anweisungen sind zu befolgen.

• Auftragnehmer (AN) – stellt sicher, dass seine Mitarbeiter die Regeln am Leistungsort einhalten. Er führt Gefährdungsbeurteilungen durch und definiert die notwendige PSA.

• Leistungsausführende Personen – tragen die erforderliche PSA, stören den Betriebsablauf nicht, benutzen keine fremden Gegenstände und halten Rauch und Alkoholverbote ein.

• Sicherheitsdienst / Werkfeuerwehr – unterstützt beim Arbeitsschutz, überwacht das Gelände und darf bei Verstößen Platzverweise aussprechen.

• Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Umwelt – beraten hinsichtlich Gefährdungen und Umweltschutz; stellen Sicherheitsaudits bereit.

• Flächenanalyse durchführen – Ermitteln Sie mithilfe von Lageplänen, welche Flächen für die Leistungserbringung infrage kommen. Prüfen Sie Zuordnung (Eigentümer, Fachbereiche) und bestehende Nutzung (klinisch, technisch, öffentlich).

• Gefahren und Schutzmaßnahmen identifizieren – Führen Sie eine Gefährdungsbeurteilung für den in Frage kommenden Leistungsort durch. Berücksichtigen Sie besondere Bereiche (Labor, Strahlenschutz, Gentechnik). Leiten Sie erforderliche PSA und Unterweisungen ab.

• Leistungsanforderungen mit Auftragnehmer abstimmen – Besprechen Sie mit dem Auftragnehmer den geplanten Leistungsumfang, die benötigte Qualifikation und die voraussichtliche Dauer. Der Auftragnehmer teilt die Zahl der Beschäftigten, den Zeitraum des Aufenthalts und den Schichtrhythmus mit.

• Leistungsort benennen und dokumentieren – Legen Sie den konkreten Ort (Gebäude, Raum, Anlagenbereich) fest und dokumentieren Sie ihn im Vertrag und in internen Systemen. Versehen Sie Fremdfirmenausweise mit Informationen zu Ort/Gebäude, Zeitraum und Art der Leistung.

• Zugangs- und Schließberechtigungen organisieren – Erteilen Sie entsprechende Schließberechtigungen, Transponder oder Servicekarten für den Leistungsort. Stellen Sie sicher, dass die Karten personengebunden sind und täglich zurückgegeben werden.

• Unterweisung und Sicherheitskoordination – Unterweisen Sie die Mitarbeiter des Auftragnehmers in den geltenden Sicherheits und Hausordnungen. Bei besonderen Gefahrenbereichen müssen Unterweisungen durch Strahlenschutz- oder Projektleiter erfolgen.

• Arbeitsbeginn und -überwachung – Bei Arbeitsbeginn meldet sich der Auftragnehmer beim Verantwortlichen des Auftraggebers an und erhält Anweisungen zu Baustellenzugängen und Verkehrswegen. Während der Ausführung überwacht der Verantwortliche die Einhaltung der Regeln, registriert Abweichungen und veranlasst Korrekturen.

• Dokumentation und Abmeldung – Der Auftragnehmer führt ein Bautagebuch oder erstellt Arbeitsberichte und meldet sich nach Abschluss der Arbeiten ab. Eventuell ausgegebene Karten sind zurückzugeben.

• Nachkontrolle und Feedback – Überprüfen Sie nach Abschluss, ob alle Leistungen am richtigen Ort erbracht wurden, ob Schäden entstanden sind und ob nachfolgende Maßnahmen (Reinigung, Entsorgung) erforderlich sind. Sammeln Sie Feedback zur Verbesserung des Prozesses.

Die konsequente Anwendung der Methode liefert mehrere Ergebnisse: Der Leistungsort wird eindeutig dokumentiert; alle Beteiligten kennen ihre Zuständigkeiten und haben gültige Schließberechtigungen. Sicherheits‑, Hygiene‑ und Arbeitszeitregelungen werden eingehalten, was zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beiträgt und Haftungsrisiken reduziert. Durch die klare Festlegung des Leistungsortes lassen sich Abfälle ordnungsgemäß entsorgen, Zugangswege effizient steuern und Störungen des Betriebsablaufs vermeiden. Der Auftragnehmer kann seine Ressourcen genau planen, und der Auftraggeber erhält eine transparente Dokumentation der Leistungserbringung (Bautagebuch, Arbeitsberichte).

Die Bestimmung des Leistungsortes schafft Transparenz und Rechtssicherheit. Auftraggeber können gegenüber Behörden und Versicherungen nachweisen, dass sie ihren Pflichten zur Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung nachgekommen sind. Fremdfirmen wissen genau, welche Bereiche sie betreten dürfen und welche Schutzmaßnahmen notwendig sind. Dies reduziert die Gefahr von Unfällen und Ordnungsverstößen erheblich. Die Methode fördert zudem die Kommunikation: Der Auftragnehmer muss sich an‑ und abmelden und erhält eine Legitimation, die Ort, Zeitraum und Art der Leistung enthält.

Aus betrieblicher Sicht verbessert die Methode die Planbarkeit der Ressourcen. Klare Zuordnungen erleichtern die Koordination von Bau‑, Wartungs‑ und Instandhaltungsarbeiten, insbesondere in komplexen Liegenschaften wie Krankenhäusern oder Industrieparks. Durch die Einhaltung von Ordnungsvorschriften (z. B. Rauch‑ und Alkoholverbot) bleibt der reguläre Betriebsablauf ungestört, was die Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit erhöht.

Die Methode hat auch Grenzen. Sie basiert auf aktuellen Lageplänen und organisatorischen Vorgaben; bei veralteten oder unvollständigen Plänen kann die Zuordnung des Leistungsortes fehlerhaft sein. Komplexe Bauprojekte mit dynamischen Baustellen erfordern häufige Anpassungen, weshalb die festgelegten Orte und Zugangsbefugnisse regelmäßig aktualisiert werden müssen. Zudem müssen sich Auftraggeber auf die korrekten Angaben des Auftragnehmers zur Anzahl der Beschäftigten und zum Zeitrahmen verlassen. Weichen diese ab, kann es zu Überbelegung, Sicherheitsrisiken oder Störungen kommen.

Die Methode berücksichtigt vor allem die organisatorische und rechtliche Dimension, während technische Aspekte wie CAFM‑Systemintegration und digitale Baustellenüberwachung separat zu betrachten sind. Schließlich hängt der Erfolg von der konsequenten Umsetzung durch alle Beteiligten ab; mangelnde Schulungen oder Unachtsamkeit können die Wirksamkeit beeinträchtigen.

Typische Einsatzbereiche der Methode sind Facility‑Management‑Projekte, bei denen externe Dienstleister zu Wartungs‑ oder Reparaturarbeiten herangezogen werden. Krankenhäuser nutzen sie, um Wartungsteams für medizinische Geräte, IT‑Anlagen oder Gebäudeinstandhaltung einzuweisen. Industrieunternehmen setzen die Methode für Fremdfirmen ein, die Montage‑, Reinigungs‑ oder Modernisierungsarbeiten durchführen und nur bestimmte Hallen oder Anlagenbereiche betreten dürfen. In Hochschulen und Forschungseinrichtungen hilft die Methode, Fremdfirmen in Laborbereichen, IT‑Räumen oder Bibliotheken zu organisieren. Versorgungsunternehmen wenden sie an, um externe Unternehmen für Wartung von Kraftwerken, Netzen oder Wasserwerken sicher zu steuern.

• DIN EN 15221 1 bis 15221 7 / ISO 41011–41013 – Normenreihe über Begriffe, Strategien und Prozesse des Facility Managements.

• ISO 41012:2017 – Leitfaden für die strategische Beschaffung und das Management von Beziehungen im Facility Management.

• DGUV Vorschrift 1 und DGUV Regel 100 500 – Vorschriften zur Arbeitssicherheit und Unfallverhütung, die am Leistungsort einzuhalten sind.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und Baustellenverordnung – gesetzliche Grundlagen für Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz.

• GEFMA Richtlinie 190 – Betreiberverantwortung im Facility Management (deutscher Standard).

• VDI 6022 (Hygieneanforderungen für raumlufttechnische Anlagen) – relevant für Arbeiten an Klima und Lüftungsanlagen.

Zur Unterstützung der Methode stehen verschiedene digitale Werkzeuge bereit.: Moderne Facility‑Management‑Software ermöglicht die Verwaltung von Flächen, Zugangsrechten und Dokumenten. Darüber hinaus gibt es spezialisierte Lösungen zur Fremdfirmenverwaltung.

• CAFM Systeme (Computer Aided Facility Management) – verwalten Lagepläne, Raumdaten, Verträge und Sicherheitsdokumente, verknüpfen Flächen mit Nutzungsrechten.

• Zutrittskontrollsysteme – kombinieren elektronische Schlüssel, Transponder und Servicekarten, um den Zugang zum Leistungsort zu steuern.

• Digitale Bautagebücher / Projektmanagement Tools – dokumentieren Arbeitsbeginn, Pausen, Abmeldung und besondere Ereignisse; ermöglichen die Nachvollziehbarkeit von Leistungen.

• Unterweisungssysteme – e Learning Plattformen und Apps für Sicherheits und Hygieneschulungen; stellen Unterweisungsnachweise digital bereit.

• Mobile Apps für Notfallmanagement – liefern Informationen zu Fluchtwegen, Notrufnummern, Brandlöschern und Sammelplätzen