Bewertungsdatenbank für Fremdfirmen aufbauen

Hauptziel der Bewertungsdatenbank ist die Sicherstellung einer transparenten, fairen und nachhaltigen Auswahl und Steuerung von Fremdfirmen. Die Vergabe von FM-Leistungen sollte nicht allein vom Preis abhängen; vielmehr muss das beste Preis-Leistungs-Verhältnis unter Berücksichtigung der Qualität und der Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit gefunden werden. Eine Datenbank ermöglicht es, unterschiedliche Kriterien – wie Compliance, finanzielle Stabilität, Lieferqualität oder Innovationspotenzial – strukturiert zu erfassen und zu gewichten.

Durch regelmäßige Bewertungen in festgelegten Abständen (z. B. jährlich oder projektbezogen) können Leistungen von Fremdfirmen umfassend beurteilt werden, wie der VCI-Leitfaden empfiehlt. Diese Bewertungen sollen nicht nur Qualitäts- und Kostenaspekte umfassen, sondern auch Sicherheitsdaten (Unfallgeschehen) und Ergebnisse von Audits oder Begehungen. Ziel ist es, leistungsfähige Partner zu identifizieren, kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen und bei Minderleistung gezielte Maßnahmen einzuleiten.

Langfristig soll die Bewertungsdatenbank die Lieferantenentwicklung fördern. Durch Vergleich von Kennzahlen und Benchmarking können Fremdfirmen in Kategorien wie Basis-, Mehrwert-, bevorzugte oder strategische Lieferanten eingeteilt werden; diese Klassifizierung hilft bei der Festlegung von Entwicklungsstrategien. Zudem unterstützt das System die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards wie ISO 41001, die eine kontinuierliche Leistungsbewertung und Verbesserung fordern.

Die Methode ist vielseitig einsetzbar und richtet sich an Organisationen mit umfangreichem Fremdfirmenbedarf.

• Gebäudemanagement und Betrieb: In großen Gebäudekomplexen, Krankenhäusern, Universitäten oder Industrieanlagen übernehmen externe Unternehmen regelmäßig Reinigungs-, Wartungs- und Sicherheitsdienste. Eine Bewertungsdatenbank hilft, diese Services vergleichbar zu machen und Optimierungspotenziale zu erkennen.

• Projekt- und Baustellenmanagement: Bei Umbauten oder Stillständen werden Spezialfirmen zeitlich begrenzt eingesetzt. Der VCI-Leitfaden empfiehlt, solche Firmen direkt nach Abschluss der Arbeiten zu bewerten; die Datenbank stellt sicher, dass Projektleistungen schnell erfasst werden.

• Infrastrukturdienstleistungen: Facility-Manager in Verkehrsunternehmen, Versorgungsbetrieben oder Stadien steuern viele externe Partner. Für die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und den nachhaltigen Betrieb ist eine objektive Leistungsbewertung unerlässlich.

• Veranstaltungs- und Konferenzmanagement: Plattformen wie das MICE-Portal sammeln Feedback zu Dienstleistern nach Veranstaltungen, um die Community zu stärken und Missbrauch zu verhindern. Solche Bewertungsmechanismen lassen sich auf FM-Dienstleister übertragen.

Oft besteht in Unternehmen eine Vielzahl von Dienstleistungsverträgen mit unterschiedlichen externen Anbietern. Entscheidungen über die Auswahl dieser Anbieter werden häufig aufgrund kurzfristiger Preisvergleiche getroffen, wie die FMA-Leitlinien bemängeln. Fehlende Transparenz über Qualität, Sicherheitsergebnisse und Nachhaltigkeit erschwert eine ausgewogene Vergabe. Zudem existieren in der Praxis nur verstreute Berichte, Auditprotokolle oder Excel-Listen, die eine systematische Analyse behindern. Schwierigkeiten ergeben sich auch durch heterogene Prozesse in verschiedenen Standorten, was die Vergleichbarkeit der Leistungen limitiert.

Der VCI-Leitfaden weist darauf hin, dass die Bewertung der Fremdfirmen häufig unregelmäßig oder gar nicht erfolgt. Ohne regelmäßiges Controlling ist es schwierig, Aussagen zur Wirksamkeit von FM-Dienstleistungen zu treffen und Verbesserungsprozesse zu starten. Die Ausgangssituation ist daher geprägt von Datenlücken, subjektiven Eindrücken und einem hohen Risiko, Dienstleister nur anhand des Preises auszuwählen.

Um eine Bewertungsdatenbank erfolgreich aufzubauen, müssen bestimmte organisatorische und technische Voraussetzungen erfüllt sein.

Zunächst ist es wichtig, die strategische Relevanz der Fremdfirmenbewertung intern zu verankern. Die Führungsebene muss die Umsetzung unterstützen, da die Bewertungen Einfluss auf Vergaben und Partnerschaften haben. Außerdem sind datenschutzrechtliche Regelungen zu berücksichtigen, insbesondere wenn personenbezogene Daten von Dienstleistermitarbeitern erfasst werden.

• Definierte Bewertungsrichtlinien: Kriterien, Bewertungsmaßstäbe und Gewichtungen müssen festgelegt sein (z. B. Qualität, Kosten, Sicherheit, Nachhaltigkeit).

• Klare Verantwortlichkeiten: Zuständigkeiten für Datenerfassung, Bewertung und Datenpflege sind festzulegen.

• Technische Infrastruktur: IT-System oder FM-Software mit Datenbankfunktionalität, Schnittstellen zu vorhandenen Systemen und Tools zur Berichterstellung.

• Schulung der Beteiligten: Mitarbeitende im FM und Einkauf benötigen Schulungen zum Umgang mit der Datenbank und den Bewertungskriterien.

• Rechtskonforme Datenverarbeitung: Datenschutz- und Compliance-Anforderungen sind einzuhalten; in sensiblen Bereichen müssen Freigaben erfolgen.

• Change-Management: Kommunikation und Beteiligung der Stakeholder (z. B. Facility-Teams, Einkauf, Dienstleister) zur Akzeptanz der Methode.

Für die Erstellung einer Bewertungsdatenbank werden sowohl stammdatenbezogene als auch leistungsspezifische Informationen benötigt. Der VCI-Leitfaden nennt beispielsweise Unternehmensdaten, Führungsorganisation, Zertifizierungen, Unfallgeschehen und Audit-Ergebnisse. Zusätzlich sollten qualitäts- und kostenbezogene Kennzahlen sowie Nutzerfeedback erfasst werden.

• Stammdaten des Dienstleisters: Name, Rechtsform, Sitz, Ansprechpartner, Mitarbeiterzahl, Umsätze.

• Zertifizierungen und Managementsysteme: Angaben zu ISO 9001, ISO 14001, SCC etc..

• Sicherheits- und Gesundheitsdaten: Unfallstatistiken, Ergebnisse von Begehungen/Audits, Teilnahme an Sicherheitsschulungen.

• Finanzielle Kennzahlen: Preisstruktur, Kostenentwicklung, Zahlungszuverlässigkeit.

• Leistungskennzahlen: Termintreue, Servicequalität, Lieferzeiten, Innovationspotenzial.

• Compliance und Umwelt: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Umwelt- und Nachhaltigkeitsnachweise.

• Benutzerfeedback: Ergebnisse aus Nutzerbefragungen oder Portalbewertungen nach erbrachter Leistung.

• Facility-Manager: Gesamtverantwortung für das Fremdfirmenmanagement; definiert Kriterien und genehmigt Bewertungen.

• Einkauf/Strategischer Einkauf: führt Vergabeverfahren durch, nutzt die Datenbank zur Auswahl und Verhandlung mit Dienstleistern.

• Qualitäts- und Sicherheitsbeauftragte: erfassen Audit- und Sicherheitsdaten, unterstützen bei der Bewertung.

• Controlling/Finanzabteilung: stellt finanzielle Kennzahlen zur Verfügung, analysiert Kosten- und Leistungsdaten.

• Datenbank-Administrator/IT: pflegt das System, gewährleistet Datensicherheit, erstellt Berichte und Dashboards.

• Interne Auditoren: führen regelmäßige Audits durch und liefern unabhängige Erkenntnisse für die Bewertung.

• Dienstleister (extern): liefern die notwendigen Nachweise (z. B. Zertifizierungen, Unfallstatistiken) und nehmen Feedback entgegen.

Der Aufbau der Bewertungsdatenbank erfolgt in mehreren strukturierten Schritten.

• Projektinitiierung und Zieldefinition: Ziele, Umfang und Ressourcen werden festgelegt; Stakeholder werden eingebunden.

• Kriterienfestlegung und Gewichtung: Basierend auf Leitfäden (z. B. VCI, DGUV, ISO 9001) werden Kriterien definiert wie Qualität, Kosten, Sicherheit, Umwelt und Innovation.

• Datenmodell und Systemauswahl: Struktur der Datenbank, erforderliche Felder und Schnittstellen werden definiert; passende FM-Software oder Datenbanklösung auswählen.

• Prozessgestaltung: Ablauf zur Datenerhebung (Selbstbewertung durch Dienstleister, Auditberichte, Feedback) und zur Bewertung (Punktesystem, Scorecards) definieren.

• Implementierung und Test: System technisch einrichten, Datenfelder konfigurieren, Testdatensätze importieren; Mitarbeitende schulen.

• Datenerhebung und -pflege: Dienstleister erfassen Stammdaten, Zertifikate und Leistungsdaten; interne Teams ergänzen Audit- und Sicherheitsdaten.

• Bewertung durchführen: In regelmäßigen Abständen (mindestens jährlich oder nach Projektabschluss) erfolgt eine umfassende Leistungsbewertung mit Punktesystem; dabei werden auch Sicherheitsaspekte wie Unfallgeschehen und Audit-Ergebnisse berücksichtigt.

• Ergebnisse analysieren: Ergebnisse werden mit Benchmarks, Zielwerten und Vorjahresdaten verglichen; Abweichungen analysieren und Verbesserungspotenziale identifizieren.

• Feedback und Maßnahmen: Ergebnisse werden intern kommuniziert; bei Bedarf werden Gespräche mit Dienstleistern geführt, Verbesserungsmaßnahmen vereinbart oder Alternativen gesucht.

• Kontinuierliche Verbesserung: Controlling nutzt die Bewertungen, um Prozesse anzupassen, Kriterien weiterzuentwickeln und das System regelmäßig zu aktualisieren.

• Transparente Vergabeentscheidungen: Entscheidungen basieren auf objektiven Daten statt subjektiven Einschätzungen; Preis ist nur eines von mehreren Kriterien.

• Verbesserte Qualität und Sicherheit: Durch das Einbeziehen von Qualitäts- und Sicherheitskennzahlen werden leistungsstarke und sichere Dienstleister bevorzugt.

• Risikominimierung: Systematische Analysen helfen, finanzielle und operative Risiken zu erkennen, z. B. durch Prüfung der finanziellen Stabilität oder durch Unfallstatistiken.

• Nachhaltigkeitsförderung: Die FMA-Leitlinien betonen, dass bei der Vergabe nicht nur der Preis, sondern auch nachhaltige Maßnahmen gewichtet werden sollen; die Datenbank macht dies transparent.

• Effiziente Prozesse: Digitale Systeme ermöglichen eine schnelle Bewertung, Ergebnisverteilung und Datenanalyse.

• Lieferantenentwicklung: Durch Kategorisierung (z. B. Basis-, Mehrwert-, bevorzugte, strategische Lieferanten) können Partnerschaften gezielt weiterentwickelt werden.

• Unterstützung von Compliance und Standards: Die Methode unterstützt die Einhaltung von ISO 41001, ISO 9001 sowie branchenspezifischer Leitlinien (VCI, DGUV).

Trotz ihrer Vorteile hat die Bewertungsdatenbank einige Einschränkungen. Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von der Aktualität und Vollständigkeit der Daten ab. Fehlende oder verzerrte Informationen können zu falschen Bewertungen führen. Der Aufbau des Systems erfordert initiale Investitionen in Software und Schulung, sowie laufende Ressourcen für Datenerhebung, Controlling und Pflege. Zudem besteht die Gefahr, dass quantitative Kennzahlen qualitative Aspekte wie Kommunikation, kulturelle Passung oder Innovationsgeist nicht vollständig abbilden.

Ein weiterer kritischer Punkt ist der Datenschutz: Bei der Erfassung von Personen- und Unternehmensdaten müssen gesetzliche Vorgaben und Vertraulichkeitsvereinbarungen eingehalten werden. Schließlich kann die Nutzung der Datenbank als Kontrolle empfunden werden und Widerstand bei Dienstleistern oder internen Mitarbeitenden hervorrufen; daher ist eine transparente Kommunikation und Einbindung der Stakeholder notwendig.

• Industrieanlagen und Chemieunternehmen: Hier steht der Arbeitsschutz besonders im Fokus. Der VCI-Leitfaden empfiehlt regelmäßige Fremdfirmenbewertungen mit Punktesystem unter Berücksichtigung von Unfallgeschehen und Audit-Ergebnissen.

• öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen: Universitäten, Krankenhäuser und Behörden nutzen externe Dienste für Reinigung, Catering und Sicherheit. Die Datenbank unterstützt die Einhaltung von Nachhaltigkeitsvorgaben und Budgetkontrolle.

• Immobilien- und Dienstleistungsunternehmen: Property- und Facility-Manager steuern zahlreiche Dienstleister. Eine zentrale Bewertung unterstützt das Portfolio-Management und das Benchmarking zwischen Gebäuden oder Regionen.

• Veranstaltungsmanagement: Plattformen wie das MICE-Portal zeigen, wie Feedback nach Veranstaltungen gesammelt und in einer Datenbank allen Nutzern zugänglich gemacht wird; vergleichbare Ansätze sind auch im FM nützlich.

• ISO 41001: Internationaler Standard für Facility-Management-Systeme; fordert Prozessansatz, Leistungsmessung und kontinuierliche Verbesserung.

• ISO 9001:2015: Qualitätsmanagement; fordert Auswahl, Bewertung und Re-Evaluation von Lieferanten sowie die Analyse relevanter Daten.

• DGUV Information 215-830: „Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen“; enthält Fragebögen zur Bewertung von Fremdfirmen.

• VCI-Leitfaden zum Fremdfirmenmanagement: Branchenleitfaden der chemischen Industrie zur Auswahl und Bewertung von Fremdfirmen; empfiehlt regelmäßige Bewertung per Punktesystem.

• FMA-Leitlinien für nachhaltiges Facility Management: betonen Nachhaltigkeit bei Vergabe und Controlling von FM-Leistungen sowie die Bedeutung von Qualitäts- und Controllingprozessen.

Zur Umsetzung der Bewertungsdatenbank stehen verschiedene technische Lösungen zur Verfügung. Neben allgemeinen Datenbank- und BI-Systemen gibt es spezialisierte FM-Software mit Modulen für Lieferantenmanagement und Audits.

• FM.connect.com – Fremdfirmenmanagement: Plattform zur Erfassung von Stammdaten, Vertragsdokumenten und Sicherheitsnachweisen externer Dienstleister; unterstützt Prüfungen und Auditprozesse.

• FM.connect.com – Fremdfirmenaudit/Controlling: Modul zur Durchführung von Audits und zum Controlling; ermöglicht das Festlegen von KPIs und die Auswertung von Kennzahlen.

• Digitale Scorecards und Bewertungsapps: Tools zur Erstellung von Bewertungsschemata (Punktesystem), die mobil bei Begehungen eingesetzt werden können.

• Business-Intelligence-Systeme: Software zur Datenanalyse und Berichtserstellung; ermöglicht die Darstellung von Dashboards, Benchmarks und Trendanalysen.

• Integrierte FM-Systeme mit Lieferantenbewertung: Komplettlösungen, die Vertragsmanagement, Leistungsdokumentation und Bewertungsmodule kombinieren.

• Feedback-Portale: Plattformen wie das MICE-Portal, die nach Leistungserbringung Bewertungen ermöglichen; deren Prinzipien können adaptiert werden.