Berechnung der FM-Kosten im Kostenmanagement

Hauptziel der FM-Kostenberechnung ist es, Transparenz über alle Kosten zu schaffen, die mit dem Betrieb von Gebäuden, Anlagen und unterstützenden Dienstleistungen verbunden sind. Die Methode zielt darauf ab, eine nachvollziehbare Struktur zu schaffen, um Kostenarten und -stellen nach DIN 18960 und GEFMA 200 zu gliedern. Dadurch lassen sich Budgets präzise planen, Kostentreiber identifizieren und wirtschaftliche Entscheidungen treffen.

Ein weiteres Ziel besteht in der Wirtschaftlichkeitsanalyse: Mithilfe von Kennzahlen wie dem Facility Condition Index (Summe der Defizite geteilt durch den Wiederbeschaffungswert) können Facility-Manager den baulichen Zustand bewerten und Investitionsbedarfe priorisieren. Lebenszykluskostenrechnungen ermöglichen es, die Gesamtkosten über einen definierten Zeitraum abzuschätzen; die Formel beinhaltet Kapital-, Wartungs-, Energie- und Ersatzkosten abzüglich des Restwerts. So lassen sich Investitionsalternativen vergleichen und langfristige Kostenvorteile von energieeffizienteren oder wartungsarmen Lösungen belegen.

Zusätzlich unterstützt die Methode die Benchmarking-Fähigkeit: Durch die Verwendung standardisierter Kostengruppen können Unternehmen ihre Kennzahlen mit Branchenwerten (z. B. fm.benchmarking) vergleichen. Schließlich dient die Methode auch zur Erfüllung von Zertifizierungsanforderungen (DGNB/BNB), bei denen Lebenszykluskosten mit definierten Kostenarten berechnet und dokumentiert werden müssen.

• Budgetierung und Kostencontrolling: Organisationen nutzen die FM-Kostenberechnung, um Jahresbudgets zu erstellen, Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen und Abweichungen zu analysieren. Eine präzise Gliederung der Kostenarten ermöglicht es, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Effektivität von Optimierungsmaßnahmen zu bewerten.

• Life-Cycle-Costing (LCC): Bei Neubauten, Sanierungen oder Investitionen in Anlagen wird durch LCC geprüft, welche Lösung über den gesamten Lebenszyklus die geringsten Kosten verursacht. Die Formel beinhaltet Kapital-, Wartungs-, Energie- und Ersatzkosten sowie den Salvage-Wert.

• Zustandsbewertung und Instandhaltungsstrategie: Der Facility Condition Index bietet eine Kennzahl zur Bewertung des technischen Zustands einer Anlage, indem der Wert der Defizite durch den Wiederbeschaffungswert dividiert wird. Je höher der FCI, desto dringender ist Handlungsbedarf.

• Benchmarking und Zertifizierung: Unternehmen vergleichen ihre Nutzungskosten mit Branchenkennwerten; bei Gebäudezertifizierungen (DGNB/BNB) dienen die Lebenszykluskosten als Bewertungsfaktor.

• Outsourcing und Vertragsmanagement: Durch die strukturierte Kostenerfassung können Einsparpotenziale bei Fremdleistungen (z. B. Reinigung, Instandhaltung) erkannt und Vertragskonditionen optimiert werden.

Die Berechnung der FM-Kosten wird in der Regel angestoßen, wenn ein Unternehmen seine Betriebskosten überprüfen oder ein neues Objekt in Betrieb nehmen möchte.

• Steigende Betriebskosten: Energiepreise, Löhne oder Materialkosten steigen und erfordern eine Neubewertung der Gesamtkosten.

• Investitions- oder Sanierungsentscheidungen: Vor Neubau- oder Sanierungsprojekten werden die langfristigen Kosten verschiedener Varianten verglichen.

• Vertragsverlängerungen: Bei der Verlängerung von Dienstleistungsverträgen (Reinigung, Wartung, Catering) sollen aktuelle Marktpreise und Leistungsumfänge verglichen werden.

• Benchmarking und Zertifizierung: Unternehmen wollen ihre Kostenstruktur mit Best Practices vergleichen oder eine Nachhaltigkeitszertifizierung (DGNB/BNB) erreichen.

Zunächst muss das betrachtete Gebäude oder Portfolio klar abgegrenzt werden (Fläche, Nutzung, technische Anlagen). Eine einheitliche Kostenstruktur (z. B. DIN 18960, GEFMA 200) dient als Referenz. Außerdem ist die Unterstützung der Geschäftsleitung wichtig, damit notwendige Daten bereitgestellt werden und Maßnahmen umgesetzt werden können.

• Normative Grundlage: Auswahl und Anwendung von Kostenstrukturen (DIN 18960 für Nutzungskosten; GEFMA 200/220 für Lebenszykluskosten).

• Zugang zu Datenquellen: Zugriff auf Verträge, Rechnungen, Buchhaltungsdaten, Energieverbrauch und Flächennutzungsdaten.

• Projektorganisation: Definition von Rollen (z. B. Facility-Manager, Controller).

• Software und Tools: Verfügbarkeit von CAFM-Systemen (Computer-Aided Facility Management), Energiemanagement-Software und Kalkulationstools (z. B. FM.connect Kostenrechner).

• Klare Zieldefinition: Festlegung von Betrachtungszeitraum und Ziel (Budgetplanung, LCC-Vergleich, Zertifizierung etc.).

Die Datenbasis entscheidet maßgeblich über die Qualität der Kostenberechnung. Es sollten sowohl historische als auch aktuelle Informationen erhoben werden.

• Gebäude- und Anlageninformationen: Grundfläche, Bruttogrundfläche, Nutzungseinheiten, technische Anlagen, Baujahr.

• Betriebskosten: Energieverbräuche (Strom, Gas, Wasser) und entsprechende Tarife.

• Dienstleistungsverträge: Leistungen und Preise für Reinigung, Instandhaltung, Sicherheit, Catering.

• Instandhaltungspläne: Wartungsintervalle, Inspektions- und Reparaturhistorien, Ersatzinvestitionen.

• Personalkosten: Eigenes FM-Personal und externe Dienstleister.

• Flächennutzung und Belegung: Anzahl der Nutzer, Raumbelegung, Leerstand; diese Daten sind wichtig, um Kosten pro Fläche oder Arbeitsplatz zu berechnen.

• Finanzdaten: Zins- und Inflationsannahmen für Abzinsung in LCC-Berechnungen.

• Facility-Manager: Gesamtkoordination; Sammlung und Analyse der Daten; verantwortet die Definition des Umfangs und die Kommunikation der Ergebnisse.

• Finanzcontroller/Controlling: Bewertung der Kosten, Abzinsung, Plausibilitätsprüfung und Integration in das Unternehmensbudget.

• Technische Leitung/Instandhaltungsleiter: Bereitstellung von Daten zu Wartung, Inspektion und Ersatzinvestitionen.

• Energie- und Umweltmanager: Erfassung von Energie- und Wasserverbrauchsdaten sowie Umweltkennzahlen; Unterstützung bei der Ermittlung von Einsparpotenzialen.

• Einkauf/Procurement: Vertragsdaten mit Dienstleistern; Bewertung von Outsourcing-Optionen und Verhandlungen.

• Gebäudenutzer/Workplace-Manager: Informationen zu Flächennutzung, Belegung und Anforderungen an Service Levels.

• Scope und Ziel definieren: Festlegung des Betrachtungsumfangs (Gebäude, Portfolio) und des Ziels (z. B. Budgetplanung, Benchmarking, Zertifizierung).

• Betrachtungszeitraum und Annahmen festlegen: Bestimmung der Nutzungsdauer, Diskontsatz, Inflationsraten und Energiepreisprognosen.

• Datensammlung: Erfassung aller relevanten Daten (siehe Abschnitt 6). Dabei werden Rechnungen, Verträge, Betriebsführungsprogramme und Messdaten ausgewertet.

• Kostengliederung anwenden: Zuordnung der Kosten zu den Kostengruppen nach DIN 18960 (z. B. KG 311 Wasserversorgung, KG 312–316 Energieversorgung, KG 331–333 Reinigung, KG 352–353 Inspektion/Wartung, KG 410–420 Instandsetzung).

• Berechnung der Nutzungskosten: Für jede Kostengruppe werden die Einheitskosten (z. B. €/m²·a, €/kWh) ermittelt, mit den Mengen multipliziert und aufsummiert. Beispiele: Energieverbrauch nach DIN 18599, Reinigungskosten basierend auf Stundensätzen und Flächenleistung, Wartungskosten als Prozentsatz der Herstellungskosten.

• Berechnung der Lebenszykluskosten: Für alternative Varianten wird die LCC-Formel angewendet (Kapitalkosten + Wartungskosten_{pw} + Energiekosten_{pw} + Ersatzkosten_{pw} – Salvage Value_{pw}). Die Kosten werden auf den Betrachtungszeitraum abgezinst.

• Ermittlung von Kennzahlen: Berechnung von Kennwerten wie Kosten pro Quadratmeter, Kosten pro Arbeitsplatz oder FCI (Summe der Defizite geteilt durch Wiederbeschaffungswert).

• Analyse und Szenarien: Analyse der Kostentreiber, Sensitivitätsanalysen (z. B. Auswirkungen von Energiepreissteigerungen) und Vergleich verschiedener Maßnahmen (Sanierung vs. Neubau).

• Dokumentation und Berichterstattung: Aufbereitung der Ergebnisse in verständlichen Berichten und Dashboards; Präsentation an Management, Nutzer und externe Prüfer.

• Überwachung und Aktualisierung: Regelmäßige Aktualisierung der Daten und Kennzahlen (z. B. jährliche Budgetrevision, Halbjahresberichte) sowie Anpassung der Strategie basierend auf neuen Erkenntnissen.

Die Anwendung der Methode führt zu einer strukturierten Kostenübersicht, in der alle Betriebskosten nach Kostengruppen ausgewiesen werden und Transparenz über die größten Kostentreiber entsteht. Lebenszykluskostenberechnungen liefern eine Entscheidungsgrundlage für Investitionen und zeigen langfristige wirtschaftliche Auswirkungen. Kennzahlen wie der Facility Condition Index verdeutlichen den baulichen Zustand; ein FCI von 0,12 bedeutet beispielsweise, dass Defizite 12 % des Wiederbeschaffungswertes betragen. Weitere Ergebnisse sind Benchmarks (Kosten pro m², pro Arbeitsplatz), Szenarioanalysen und Handlungsempfehlungen für Optimierungsmaßnahmen.

• Transparenz und Kontrolle: Alle Kosten werden strukturiert erfasst und können gezielt gesteuert werden.

• Optimierungspotenzial erkennen: Durch die Analyse indirekter Kosten (z. B. Leerstandsflächen, ineffiziente Prozesse) lassen sich Einsparungen realisieren.

• Fundierte Investitionsentscheidungen: Lebenszykluskostenrechnungen zeigen, ob höhere Anschaffungskosten langfristig durch geringere Energie- oder Wartungskosten kompensiert werden.

• Benchmarking und Vergleichbarkeit: Standardisierte Kostengliederungen ermöglichen Vergleiche mit Branchenkennzahlen und fördern Best-Practice-Austausch.

• Unterstützung von Nachhaltigkeitszertifizierungen: Transparente Kostenstrukturen und LCC-Berechnungen sind Voraussetzung für Zertifizierungen nach DGNB oder BNB.

• Verbesserte Kommunikation: Klare Kennzahlen erleichtern den Dialog mit Geschäftsführung, Investoren und Nutzern.

Die Methode ist daten- und voraussetzungsabhängig. Datenqualität und Vollständigkeit sind entscheidend; fehlende oder ungenaue Messwerte können zu falschen Ergebnissen führen. Annahmen zu Zinssätzen, Inflationsraten und Energiepreisentwicklung beeinflussen Lebenszykluskosten und bergen Unsicherheiten. Änderungen in der Nutzung (z. B. veränderte Nutzerzahlen, neue Technologien) machen regelmäßige Aktualisierungen notwendig. Indirekte Kosten wie Produktivitätsverluste lassen sich nur schwer exakt quantifizieren. Zudem ist die Methode zeitaufwendig, insbesondere wenn detaillierte Daten erst beschafft werden müssen.

• Büro- und Verwaltungsgebäude: Ermittlung der Betriebskosten pro m² und Arbeitsplatz; Optimierung von Reinigungs- und Wartungsverträgen.

• Gesundheitswesen: Einsatz des FCI zur Bewertung von Krankenhäusern; Identifikation von Modernisierungsbedarf.

• Industrie und Produktion: Planung von Wartungsbudgets und Ersatzinvestitionen für technische Anlagen; Bewertung der Lebensdauer von Maschinen.

• Bildungs- und Kulturstätten: Abbildung der Nutzungskosten zur Fördermittelbeantragung oder bei Public-Private-Partnership-Modellen.

• Immobilienportfolios: Portfolioweite Benchmarking-Analysen; Entscheidungsunterstützung bei An- und Verkäufen.

• Nachhaltigkeitszertifizierung: Berechnung der Lebenszykluskosten gemäß DGNB/BNB-Kriterien.

Für die Berechnung der FM-Kosten sind verschiedene Normen, Richtlinien und Frameworks relevant. Diese Verweise geben Struktur und definieren Begriffe und Kostengruppen; sie sollten in der jeweiligen Fassung herangezogen werden.

• DIN 18960 – Nutzungskosten im Hochbau: Norm zur Gliederung und Berechnung der Nutzungskosten (Betriebskosten) von Gebäuden; wird auch in der Bundesrichtlinie zur nachhaltigen Gebäudeplanung zur Strukturierung der Nutzungskosten herangezogen.

• GEFMA 200 – Kosten im Facility Management: Richtlinie des deutschen Facility-Management-Verbandes; definiert Kostengliederungsstrukturen und dient als Grundlage für die Kostenrechnung.

• GEFMA 220 – Lebenszykluskostenberechnung im FM: Legt die Methodik zur Modellierung von Lebenszykluskosten fest; enthält einen Anwendungsteil und orientiert sich an GEFMA 200.

• DIN 276 – Kosten im Bauwesen: Norm für die Kostengliederung bei Bauprojekten; Grundlage für Kapital- und Herstellkosten, die in LCC-Berechnungen einfließen.

• DIN 18599 – Energetische Bewertung von Gebäuden: Norm zur Ermittlung des Energiebedarfs; Grundlage für die Berechnung von Energiekosten in der Nutzungskostenanalyse.

• VDI 2067 – Wirtschaftlichkeit gebäudetechnischer Anlagen: Richtlinie zur Berechnung von Lebenszykluskosten und zum Vergleich von Energie- und Instandhaltungskosten.

• DGNB/BNB-Kriteriensteckbriefe: Vorgaben für die Berechnung der Lebenszykluskosten im Rahmen von Gebäudezertifizierungen.

Die Anwendung der Methode wird durch geeignete Werkzeuge unterstützt. Digitale Tools erleichtern die Datensammlung, Berechnung und Visualisierung.

• CAFM-Systeme (Computer-Aided Facility Management): Zentralisieren Stammdaten, Verträge, Wartungspläne und ermöglichen Kostenberichte und Flächenanalysen.

• Energiemanagement-Software: Erfasst Verbrauchsdaten, überwacht Energieverbräuche und berechnet Energiekosten; unterstützt bei der Ermittlung von Einsparpotenzialen.

• Kostencalculatoren: Tabellenkalkulationen oder spezialisierte Software zur Berechnung von Nutzungskosten und Lebenszykluskosten; stellen Kostenmodule nach DIN 18960/GEFMA 200 bereit.

• Benchmarking-Tools: Datenbanken wie fm.benchmarking ermöglichen den Vergleich eigener Kennzahlen mit Branchenwerten.

• FM.connect-Tools: Innerhalb der FM.connect-Plattform stehen Module zur Verfügung, die die strukturierte Erfassung, Analyse und Kalkulation von FM-Kosten ermöglichen (z. B. Kostenrechner, Controlling-Dashboards).

• Business-Intelligence-Software: Visualisiert Kostenverteilungen, Kennzahlen und Szenarien; unterstützt das Reporting an Management und Nutzer.