Die Methode „Flächenstrategie entwickeln“ beschreibt einen strukturierten Prozess zur langfristigen Planung und Optimierung von Büro- und Nutzflächen im Facility Management. Sie verbindet Unternehmensziele und Arbeitsplatzanforderungen, indem aktuelle und zukünftige Raumbelegung, Flächennutzung und Kosteneffizienz analysiert und passende Arbeitsplatzkonzepte abgeleitet werden. Durch bedarfsorientierte Analyse und Gestaltung der Raumaufteilung lassen sich Leerstände reduzieren, Kosten senken und gleichzeitig Funktionalität sowie Zusammenarbeit verbessern. Die Flächenstrategie schafft damit eine tragfähige Grundlage für datenbasierte Entscheidungen über Raumkonzepte und Ressourceneinsatz, die auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sind.
Die Flächenstrategie ist Teil des strategischen Facility Managements und zielt darauf ab, den Raumbedarf eines Unternehmens an dessen Ziele anzupassen. Sie integriert Aspekte von Flächenmanagement und Arbeitsplatzgestaltung, um Immobilien und Services optimal aufeinander abzustimmen. Flächenstrategie bedeutet etwa die Entwicklung moderner Arbeitsplatzkonzepte (zum Beispiel Open Space, Shared Desks) sowie die Planung, wie Arbeitsbereiche räumlich verteilt und gestaltet werden. Hintergrund ist die Erkenntnis, dass ungenutzte Flächen Kosten verursachen und Mitarbeitereffizienz beeinflussen können. Ein strategischer Flächenansatz berücksichtigt daher nicht nur die reine Quadratmetermenge, sondern analysiert auch Nutzungsmuster, Teamstrukturen und organisatorische Anforderungen. International wird FM allgemein als „organisatorische Funktion, die Personen, Ort und Prozess innerhalb der bebauten Umgebung integriert, um die Lebensqualität der Menschen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern“ definiert. Vor diesem Hintergrund sichert eine gezielt entwickelte Flächenstrategie, dass Gebäude und Raumkonzepte die Kernprozesse eines Unternehmens optimal unterstützen. Sie bildet die Schnittstelle zwischen Unternehmensstrategie und operativem Gebäudebetrieb und ist somit ein zentrales Instrument, um Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu steigern.
Anwendungsbereich
Die Flächenstrategie findet vor allem Anwendung in Organisationen mit umfangreichem Büro- und Nutzungsflächenbestand. Typische Einsatzfälle sind etwa Unternehmen, die neue Bürogebäude planen, bestehende Standorte reorganisieren oder nach Fusionen und Umstrukturierungen Arbeitsplätze konsolidieren. Auch der Wandel zu hybriden Arbeitsmodellen und die Nachwirkungen der Pandemie haben die Bedeutung der Flächenstrategie gesteigert: Ein Nicht-Abgleich von Flächenangebot und tatsächlicher Nutzung führt nachweislich zu unnötigen Kosten und Effizienzverlusten. Die Methode ist zudem für öffentliche Einrichtungen, Hochschulen oder Industrieunternehmen relevant, wenn beispielsweise Raumkosten gesenkt oder Nachhaltigkeitsziele erreicht werden sollen. Generell kommt sie überall dort zum Einsatz, wo Flächenressourcen knapp und kostspielig sind – sei es in Wirtschaftsunternehmen, Behörden oder Forschungseinrichtungen. Dabei ist die Flächenstrategie eng mit dem Portfoliomanagement verknüpft: Sie setzt dort an, wo entschieden wird, welche Flächen in welchem Umfang verwendet, angepasst oder abgegeben werden.
Ausgangssituation
Ausgangspunkt ist meist die Erkenntnis, dass die bestehende Flächennutzung nicht optimal ist. Oft zeigen sich nach Erhebungen Leerstände, eine Überbelegung einzelner Bereiche oder eine Verteilungsstruktur, die betrieblichen Abläufen nicht entspricht. Auslöser können sein: steigende Flächenkosten, Vorgaben zur CO₂-Reduktion, Veränderungen in der Organisation (z.B. neue Geschäftsbereiche, Homeoffice-Anteil), Fusionen oder das Ende von Mietverträgen. Eine typische Ausgangssituation ist zum Beispiel ein hoher Anteil ungenutzter Schreibtische im Büro, der durch statistische Auswertungen oder Sensorik aufgedeckt wird. Ebenso können sich Peaks und Täler in der Raumnachfrage zeigen – etwa dass bestimmte Wochentage stark genutzt werden, während an anderen kaum Belegung stattfindet. Betriebswirtschaftlich motiviert wird eine Flächenstrategie oft initiiert, wenn Flächenkosten stark ins Gewicht fallen oder Einsparpotenziale identifiziert werden sollen. In jedem Fall besteht Handlungsbedarf, sobald eine Diskrepanz zwischen Flächenkosten und tatsächlichem Nutzen erkennbar ist.
Voraussetzungen
Damit die Methode erfolgreich angewendet werden kann, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein.
Zu den zentralen Voraussetzungen zählen:
Strategische Einbindung: Unternehmensleitung und FM-Management unterstützen das Vorhaben und haben klare Ziele (z.B. Kostenreduktion, Mitarbeiterzufriedenheit).
Klare Datenbasis: Grundlegende Informationen zu Immobilien und Belegung müssen verfügbar sein (z.B. aktuelle Grundrisse, Benutzerstatistiken, Belegungsdaten).
Interdisziplinäres Team: Fachabteilungen, FM, Controlling, HR und IT arbeiten zusammen. Alle relevanten Stakeholder (einschließlich Betriebsrat) sind frühzeitig eingebunden.
Methodischer Rahmen: Es stehen geeignete Tools und Methoden zur Bedarfsanalyse, Datenerhebung und Raumkonzeption bereit.
Budget und Zeit: Es ist ausreichend Zeit und Budget für Analyse, Konzeptentwicklung und Umsetzungsplanung vorgesehen.
Rechtliche Rahmenbedingungen: Datenschutz (bei Nutzung von Sensoren) und Arbeitsschutzvorgaben (Mindestarbeitsflächen pro Mitarbeiter) sind bekannt und werden berücksichtigt.
Benötigte Daten
Die Flächenstrategie stützt sich auf verschiedene Datenquellen und Kennzahlen.
Wichtige benötigte Daten sind:
Flächeninventar: Bestandserfassung aller vorhandenen Flächen (Brutto- und Nettogrundrisse nach Nutzungseinheiten).
Personaldaten: Anzahl der Mitarbeiter nach Standort, Abteilung und Tätigkeitsprofil. Informationen zu Personalentwicklungsplänen (Wachstums- oder Reduzierungsprognosen).
Nutzungskennzahlen: Aktuelle Belegungs- und Auslastungsgrade (z.B. m² pro Mitarbeiter, Auslastung von Besprechungsräumen, Desk-Sharing-Quote).
Buchungsdaten: Reservierungsstatistiken von Arbeitsplätzen und Räumen (z.B. wie häufig Besprechungszimmer gebucht werden).
Prozessdaten: Informationen über Arbeitsabläufe und Teamzusammenarbeit (welche Abteilungen arbeiten eng zusammen, Homeoffice-Raten, Nutzerpräferenzen).
Kosten- und Finanzdaten: Flächenkosten (Miete, Betriebskosten, Instandhaltung) und Budgetdaten zum Flächenbetrieb.
Externe Benchmarks: Branchendurchschnittswerte zur Flächennutzung sowie Vorgaben aus Normen und Standards (z.B. Mindestplatzgrößen der Arbeitsstättenrichtlinie).
Gebäudedaten: Technische und infrastrukturelle Ausstattung der Immobilien (z.B. IT-Anbindung, Gebäudetechnik, Barrierefreiheit).
Für die Analyse sind insbesondere kontinuierlich erhobene Nutzungsdaten wertvoll. Moderne IoT-Sensorik, WLAN- oder Bluetooth-Tracking sowie Raumreservierungssysteme liefern in Echtzeit Auskunft über belegte und freie Flächen. Diese Kennzahlen bilden zusammen mit Grundriss- und Personaldaten das Fundament für eine fundierte Bedarfsplanung und Flächengestaltung.
Organisatorische Rollen
Die erfolgreiche Umsetzung erfordert eine klare Rollenverteilung.
Typische Rollen und Verantwortlichkeiten sind:
FM-Projektleitung (Facility Manager): Koordiniert den Prozess, steuert Projektplanung, moderiert Workshops und prüft Analysen.
Geschäftsleitung/Sponsor: Stellt strategische Ziele klar, entscheidet über Zielvorgaben (z.B. Kostenziele, Obergrenzen) und schafft Ressourcen.
Fachbereiche: Benutzervertreter liefern Anforderungen und Feedback (z.B. aus den Abteilungen, Betriebsrat) und definieren Arbeitsanforderungen.
Controlling/Finanzen: Liefert Kostenkennzahlen, führt Wirtschaftlichkeitsberechnungen durch und prüft Budget für mögliche Maßnahmen.
Personal/HR: Stellt Personaldaten (Bestandszahlen, Personalpläne) bereit und klärt Aspekte der Arbeitsmodelle (z.B. Homeoffice-Richtlinien).
IT/Datenmanagement: Betreibt CAFM- oder Buchungssysteme, stellt Datenzugriff sicher und unterstützt bei der Integration von Sensorik.
Facility Planner/Architekt: Erarbeitet Raumkonzepte und Layouts, simuliert Szenarien und erstellt Grundrisstemplates.
Externe Berater: Werden bei Bedarf für Benchmarking, Workshops oder technische Analysen hinzugezogen.
Betriebsrat: Wird einbezogen bei Erhebungen oder Änderungen, die Mitarbeiter betreffen, insbesondere bei sensorischer Datenerfassung.
Der strukturierte Ablauf der Entwicklung einer Flächenstrategie umfasst typischerweise folgende Schritte:
Projektinitiierung: Ziele definieren und Projektteam zusammenstellen. Klärung der Zielsetzung (z.B. Flächeneinsparung, neue Arbeitsplatzmodelle) und Festlegung des Zeitplans.
Ist-Analyse: Erfassung der aktuellen Flächensituation (Rauminventar, Belegungsdaten). Interviews und Workshops mit Nutzern zur Bedarfsaufnahme und Sammlung quantitativer Daten (z.B. Auswertung von Sensor- und Buchungsdaten).
Bedarfsermittlung: Analyse der gesammelten Daten, Ermittlung des tatsächlichen Flächenbedarfs. Feststellung von Engpässen (Überlastung) und Ineffizienzen (Leerlaufflächen). Ableitung von Szenarien für zukünftige Anforderungen basierend auf Unternehmens- und Personalplanung.
Konzeptentwicklung: Entwicklung alternativer Raum- und Nutzungskonzepte (z.B. feste Zellen, Großraumbüros, Activity-Based Working). Erstellung von Layouts/Prototypen, die unterschiedliche Arbeitsplatztypen und Flächennutzungsgrade widerspiegeln.
Bewertung der Optionen: Vergleich der Szenarien mittels Kennzahlen und Wirtschaftlichkeit. Quantitative Analyse (z.B. Kosten pro m², Flächeneffizienz) und qualitative Bewertung (Mitarbeiterzufriedenheit, Flexibilität). Auswahl der besten Variante(en) nach strategischer und ökonomischer Abwägung.
Strategieformulierung: Ausarbeitung einer schriftlichen Flächenstrategie-Dokumentation. Festlegung konkreter Maßnahmen (z.B. Umsetzung neuer Raumaufteilung, Einführung von Buchungssystemen), Verantwortlichkeiten und Terminpläne. Definition von Ziel-KPIs (z.B. Belegungsgrad, m²/Beschäftigtem) zur Erfolgskontrolle.
Umsetzungsplanung: Detaillierte Planung der Einführung der ausgewählten Konzepte. Kommunikation des Konzepts an alle Beteiligten, Schulung zu neuen Arbeitsprozessen (z.B. Desk Sharing). Organisation von Umzügen oder Umbauten und Anpassung der FM-Dienstleistungen (Reinigung, Technik).
Monitoring und Anpassung: Nach Implementierung wird die tatsächliche Nutzung überwacht. Regelmäßiges Reporting der Kennzahlen und Vergleich mit den Zielen. Laufende Optimierung der Flächennutzung durch Feedback, beispielsweise Nachjustierung von Arbeitsplatzquoten oder Raumzuweisungen.
Diese Vorgehensstruktur ist iterativ: Die Räume werden fortlaufend an neue Anforderungen angepasst. So wird die Flächenstrategie zu einem dynamischen Prozess, der eng mit dem Wandel im Unternehmen Schritt hält.
Erwartete Ergebnisse
Die Methode liefert eine umfassende Planungsgrundlage für das Flächenmanagement. Ertrag ist in erster Linie ein Flächenstrategie-Dokument, das die Ausgangslage, Bedarfsanalyse, Bewertung der Alternativen und konkrete Empfehlungen enthält. Typische Ergebnisse sind: ein klarer Soll-Zustand für die Flächennutzung (z.B. neue Arbeitsplatzkonzepte), aussagekräftige Kennzahlen (z.B. Reduzierung des m²/MA) sowie ein Umsetzungsplan mit Zeit- und Verantwortlichkeitsangaben. Dazu gehört oft eine Präsentation an die Geschäftsleitung und Abstimmung mit dem Budget. Praktisch entsteht eine optimierte Raumaufteilung – etwa Grundrisse, die Teams nach Arbeitsprozessen gruppieren und überflüssige Flächen reduzieren. Das Ergebnis ist also eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage: Unternehmen erhalten konkrete Handlungsanleitungen, um Räume an die tatsächliche Nachfrage anzupassen. Zudem definieren sie Überwachungsmechanismen – etwa Monitoring-Dashboards – sodass die Flächennutzung nach Einführung der Maßnahmen kontinuierlich überprüft werden kann. Dies erlaubt, strategische Entscheidungen über den gesamten Lebenszyklus der Immobilie zu unterstützen und das Facility Management auf Unternehmensziele abzustimmen.
Vorteile der Methode
Eine systematische Flächenstrategie bringt vielfältige Nutzen: Sie führt in der Regel zu erheblichen Flächen- und Kosteneinsparungen bei gleichzeitig verbesserter Arbeitsumgebung. Praxisprojekte zeigen oft zweistellige Einsparungen bei Miete und Betriebskosten, während gleichzeitig beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Indem überflüssige Flächen zusammengelegt oder umgewidmet werden, werden Ressourcen effizienter eingesetzt: Leerstand wird abgebaut, Flächen so umgestaltet, dass sie für Zusammenarbeit und Fokusaktivitäten optimal nutzbar sind. Ein weiterer Vorteil ist die höhere Flexibilität: Das Raumangebot kann dynamisch an Unternehmensveränderungen angepasst werden. Durch die datengetriebene Analyse lassen sich Trends früh erkennen (z.B. steigender Bedarf an Teamzonen) und gezielt reagieren. Zudem unterstützt die Methode Nachhaltigkeitsziele: Weniger ungenutzte Flächen bedeuten geringeren Energie- und Ressourcenverbrauch, was Umweltzielen dient. Insgesamt schafft die Flächenstrategie eine solide, strategische Entscheidungsbasis im FM und verknüpft Kostenmanagement mit Nutzerorientierung.
Grenzen der Methode
Trotz ihrer Stärken stößt die Flächenstrategie an Grenzen. Die Methode ist vor allem so gut wie die zugrunde liegenden Daten – ungenaue oder veraltete Informationen führen zu Fehleinschätzungen. Technische Analyseverfahren (Sensorik, WLAN-Tracking) können darüber hinaus datenschutzrechtliche und mitbestimmungstechnische Hürden bergen. Auch kulturelle Widerstände sind möglich: Mitarbeiter könnten die Optimierung als Hinweis auf Personalabbau missverstehen oder das Fehlen fester Arbeitsplätze als Eingriff empfinden. Wenn Veränderungen schlecht kommuniziert oder begleitet werden, kann das zu Unzufriedenheit führen. Weiterhin ist zu beachten, dass reine Effizienzorientierung Risiken birgt – beispielsweise kann zu starke Reduzierung der Fläche die Resilienz mindern, falls ein schnell steigender Platzbedarf entsteht. Bauliche und nutzungsrechtliche Zwänge können die Umsetzung einschränken (z.B. wenn historische Gebäude nicht umgebaut werden dürfen). Schließlich eignet sich die Methode primär für Büro- und Funktionsflächen; für komplexe Produktions- oder Laborbereiche gelten andere Planungsprinzipien. Trotz dieser Limitationen überwiegt der Nutzen einer datengestützten Flächenstrategie, wenn sie mit Bedacht eingesetzt und konsequent umgesetzt wird.
Typische Einsatzbereiche
Die Methode ist branchenübergreifend einsetzbar. Klassische Anwendungsfälle sind Konzerne und Mittelständler mit umfangreichem Bürobetrieb, die ihre Immobilienkosten optimieren wollen. Beispiele sind Firmenzentrale, Shared Service Center oder Forschungsinstitute, die etwa nach Pandemiezeiten ihre Büroflächen neu dimensionieren. Auch bei Standortzusammenlegungen (z.B. nach Akquisitionen) wird eine Flächenstrategie benötigt, um redundante Räume sinnvoll zu konsolidieren. Öffentliche Verwaltungen und Schulen nutzen sie, um Steuergelder effizienter einzusetzen (etwa Verwaltungsgemeinschaften, die Gebäude zusammenlegen). Immer häufiger setzen auch Einkaufszentren, Hotels oder Gesundheitsbetriebe konzepte der Flächenstrategie ein, um Kunden- bzw. Patientenströme besser zu steuern und Kapazitäten anzupassen. In der Praxis werden Raumstrategien erfolgreich eingesetzt: So nutzte etwa die Vodafone-Zentrale Datenauswertungen (WLAN-Tracking), um stark frequentierte Bürobereiche zu identifizieren und Reinigungs- sowie Raumoptimierungen vorzunehmen. Generell profitieren Organisationen in (teilweise) hybriden Arbeitswelten besonders, da hier die Abstimmung von Homeoffice und Präsenzpflicht neue Herausforderungen für die Flächennutzung darstellt.
Wichtige Normen und Rahmenwerke für die Flächenstrategie sind beispielsweise:
ISO 41014 – Facility Management: Entwicklung einer Facility-Management-Strategie (englisch).
DIN EN ISO 41011 – Facility Management: Begriffe und Definitionen (English facility management vocabulary).
DIN 277: Flächen und Räume im Bauwesen (Berechnungsgrundlage von Flächen).
DIN 32736: Gebäudemanagement (operative und strategische FM-Ebenen).
GEFMA 130-1: Grundlagen des Flächenmanagements (enthält Flächenermittlung, Zielgruppen, Nachhaltigkeit).
GEFMA 130-2: New-Work-Konzepte im Flächenmanagement.
GEFMA 130-3: IT-Unterstützung im Flächenmanagement.
EN 15221-Serie: Europäische Normen für Facility Management (insbesondere Flächenmanagement-Definitionen).
IFMA/FAFM Frameworks: (z.B. IFMA BOK) für Best Practices im FM.
Als Werkzeuge kommen u. a. folgende zum Einsatz:
CAFM-Systeme (z.B. Planon, Archibus, FM:Systems): Verwaltung von Flächendaten, Integration mit Buchungs- und Personaldaten.
Belegungs- und Sensortechnik (IoT-Sensoren, WLAN-Tracking): Erfassung von tatsächlicher Flächennutzung in Echtzeit.
Datenanalyse-Software (BI-Tools wie Power BI, Tableau) für Auswertung und Visualisierung von Nutzungsmustern und KPIs.
Planungs- und Layout-Tools (CAD/BIM-Software) zur Visualisierung alternativer Raumkonzepte und Grundrisse.
Mitarbeiterbefragungen (z.B. Umfragetools wie SurveyMonkey) zur Ergänzung quantitativer Daten um Nutzerfeedback.
FM.connect-Dokumentenvorlagen (Checklisten, Kalkulationen, Konzepte im FM-Connect Shop) speziell zur Flächenplanung und Arbeitsplatzstrategie.
Benchmarking-Datenbanken (z.B. von Branchenverbänden) zum Vergleich von Flächenkennzahlen.
Diese Instrumente helfen, die Flächenstrategie pragmatisch umzusetzen: Von der Datenerhebung über die Analyse bis zur Kommunikation der Ergebnisse. Insbesondere spezialisierte Software und Analysesysteme ermöglichen es, Entscheidungen auf fundierten Kennzahlen aufzubauen und die Flächennutzung kontinuierlich zu optimieren.
