Dokumentationskonzept erstellen
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Methode: Dokumentationskonzept erstellen – Facility Management
Ein Dokumentationskonzept ist im Facility Management unabdingbar, um die Fülle an Bau‑, Betriebs‑ und Compliance‑Informationen systematisch zu erfassen, zu strukturieren und dauerhaft zugänglich zu machen. Die Methode „Dokumentationskonzept erstellen“ beschreibt, wie ausgehend von einer unzureichenden oder heterogenen Datenbasis in der Bau‑ und Nutzungsphase ein nachhaltiges Konzept zur Erfassung und Pflege aller relevanten Dokumente entsteht. Sie definiert Ziele und Anwendungsbereiche, beschreibt Voraussetzungen und Rollen, legt die benötigten Daten fest und gibt eine strukturierte Vorgehensweise an die Hand. Erwartet werden ein übersichtliches Dokumentenverzeichnis, klare Verantwortlichkeiten und optimierte Prozesse, die zu höherer Rechtssicherheit, besserer Wirtschaftlichkeit und geringeren Risiken im Gebäudebetrieb führen.
Dokumentationskonzept im Facility Management
- Einführung
- Ziel der Methode
- Anwendung
- Ausgangssituation
- Voraussetzungen
- Daten
- Rollen
- Vorgehen
- Ergebnisse
- Vorteile
- Grenzen
- Einsatz
- Verweise
- Tools
Einführung in die Methode
Die Erstellung eines Dokumentationskonzepts ist ein strukturierter Ansatz zur Sicherstellung, dass sämtliche für Planung, Bau und Betrieb eines Gebäudes wichtigen Informationen vollständig, normgerecht und aktuell vorhanden sind. In vielen Projekten fehlen zum Zeitpunkt der Objektübergabe die für den Betrieb benötigten Unterlagen, während Planer und Bauausführende oft Dokumente erstellen, die nicht abgerufen werden. Ein standardisiertes Dokumentationskonzept beseitigt diese Lücken, indem es eine Datenstruktur definiert und Prozessverantwortlichkeiten festlegt, die den Übergang von der Bau‑ in die Nutzungsphase begleiten.
Ziel der Methode
Die Methode zielt darauf ab, die Dokumentationsanforderungen aller Beteiligten über den gesamten Immobilienlebenszyklus hinweg zu erheben und in ein nachvollziehbares, normgerechtes Konzept zu überführen. Damit sollen Dokumente und Daten jederzeit auffindbar sein, rechtliche Nachweise erbracht werden können und Informationsverluste zwischen Planung, Bau und Betrieb vermieden werden. Zusätzlich unterstützt das Konzept die Betreiberverantwortung, indem es nachweisbare Dokumente bereitstellt, die im Schadensfall entlastend wirken können.
Anwendungsbereich
Das Dokumentationskonzept findet bei Neubau‑, Umbau‑ und Bestandsprojekten Anwendung und deckt alle Phasen des Lebenszyklus einer Immobilie ab. Es kommt insbesondere beim Übergang von der Errichtung in den Betrieb, bei Eigentümerwechseln oder bei der Implementierung digitaler Facility‑Management‑Systeme zum Einsatz. Branchen mit hohen regulatorischen Anforderungen wie Gesundheitswesen, Industrie oder Verwaltung profitieren besonders, ebenso Betreiber großer Liegenschaftsportfolios.
Ausgangssituation
Typische Ausgangssituationen sind unvollständige oder verstreute Unterlagen, heterogene Datenquellen und fehlende Zuständigkeiten. Nutzer und Betreiber bemängeln häufig, bei der Übergabe nicht die Dokumente zu erhalten, die für den Betrieb notwendig sind, während Planer und Errichter sich über hohen Dokumentationsaufwand beklagen, der nicht genutzt wird. Zudem gibt es wenige einheitliche Standards, was zu Informationsverlusten beim Übergang von der Errichtung zum Betrieb führt.
Bevor ein Dokumentationskonzept erstellt wird, müssen bestimmte organisatorische und technische Rahmenbedingungen geklärt sein:
Strategische Entscheidung für die Einführung und Pflege eines zentralen Dokumentationssystems, unterstützt durch das Top Management.
Rechtliche und normative Grundlagen wie nationale Bauordnungen, DIN/ISO Normen oder der FMA Leitfaden zur Dokumentation bei Objektübergabe.
Ressourcenverfügbarkeit in Form von Personal, Zeit und Budget zur Analyse und Umsetzung.
Technische Infrastruktur (z. B. CAFM System, digitales DMS) zur Speicherung, Strukturierung und Bereitstellung der Informationen.
Bereitschaft zur interdisziplinären Zusammenarbeit zwischen Planung, Bau, Betrieb und IT.
Die Erstellung eines Dokumentationskonzepts erfordert eine Vielzahl von Informationen, die strukturiert zusammengestellt werden müssen:
Projekt und Bauunterlagen: genehmigte Einreich , Ausführungs und Revisionspläne, Abnahmeprotokolle, Genehmigungsbescheide.
Technische Dokumentationen: Betriebs und Wartungsanleitungen, Prüfberichte, Prüfbücher und Gutachten.
Verträge und rechtliche Nachweise: Miet /Pachtverträge, Service und Wartungsverträge, Energieausweise, Zertifikate.
Daten zu Anlagen und Ausrüstungen: Anlagenschemata, Einstellwerte, Prüfprotokolle, Herstellerdokumentation.
Organisatorische Dokumente: Prozessbeschreibungen, Verantwortlichkeitsmatrix, Risikobeurteilungen, Schulungsnachweise.
Nutzer und Betreiberinformationen: Nutzeranforderungen, Betreiberpflichten, Personendaten für Verantwortlichkeiten und Kontaktlisten.
Die folgenden Rollen sollten in einem Dokumentationskonzept definiert werden, um Zuständigkeiten klar zu regeln:
Eigentümer/Bauherr – strategische Verantwortung und Bereitstellung der Ressourcen.
Facility Manager/Betriebsleiter – Anforderungen an die betriebsrelevante Dokumentation, Koordination des Prozesses.
Dokumentationsverantwortliche – Aufbau der Struktur, Qualitätsprüfung der eingehenden Dokumente und fortlaufende Pflege.
Projektleiter/Bauleiter – Lieferung der Pläne, Prüfberichte und Abnahmeprotokolle aus der Bauphase.
Fachplaner/Ingenieure – Bereitstellung technischer Unterlagen und Spezifikationen.
IT Administrator – Betreuung des Dokumentenmanagementsystems (DMS/CAFM), Zugriffsrechte und Datenmigration.
Qualitätsmanagement/Compliance – Prüfung der Rechtskonformität und Vollständigkeit, Definition von Auditkriterien.
Die Methode folgt einer schrittweisen Vorgehensweise, bei der sowohl die Bestandsaufnahme als auch die Zukunftsplanung berücksichtigt werden:
Zieldefinition und Scope festlegen: Anforderungen von Eigentümer, Betreiber und Nutzern erheben, Umfang (Gebäude, technische Anlagen, Prozesse) definieren und Normen identifizieren.
Bestandsanalyse durchführen: vorhandene Dokumente sichten, Lücken und Dubletten identifizieren und die Qualität bewerten.
Rechtliche und normative Anforderungen zusammentragen: relevante Gesetze, Verordnungen und Richtlinien (z. B. FMA Leitfaden, GEFMA Richtlinien, DIN/ISO Normen) analysieren und Anforderungen in das Konzept übertragen.
Dokumentenstruktur und Metadatenmodell definieren: Kategorien (z. B. Bescheide, Plandokumentation, Prüfberichte, Verträge) gemäß ÖNORM A 7010 5 und anderen Normen anlegen; Metadaten wie Dateiname, Index, Verantwortlicher und Revisionsstand festlegen.
Prozess und Rollenmodell erstellen: Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Prüfung, Übergabe und Pflege der Dokumente definieren; Freigabe und Änderungsprozesse entwickeln; Schnittstellen zwischen Bau, Betrieb und IT beschreiben.
Technische Lösungen auswählen: ein geeignetes Dokumentenmanagement oder CAFM System evaluieren und konfigurieren; Anforderungen an Datenmigration und Integration mit BIM oder digitalen Zwillingen prüfen.
Schulung und Kommunikation: beteiligte Personen in der Nutzung des Systems sowie in den Prozessen schulen; Kommunikationskanäle für Fragen und Rückmeldungen einrichten.
Implementierung und Befüllung: bestehende Dokumente nach der definierten Struktur erfassen, fehlende Unterlagen anfordern oder nacherheben; Qualitätsprüfungen durchführen.
Kontinuierliche Pflege und Audit: regelmäßige Aktualisierung der Dokumente sicherstellen, Audits zur Vollständigkeit durchführen und das Konzept an neue gesetzliche Anforderungen anpassen.
Erwartete Ergebnisse
Am Ende der Methode liegt ein strukturiertes Dokumentationskonzept vor, das klare Vorgaben zur Erfassung, Ablage und Pflege aller relevanten Informationen enthält. Es existiert eine übersichtliche Datenstruktur mit Metadaten, Verantwortlichen und Freigabeprozessen. Alle Beteiligten wissen, welche Unterlagen zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt werden müssen, und der Betreiber erhält bei Objektübergabe alle für den Betrieb erforderlichen Dokumente. Dies ermöglicht eine reibungslose Betriebsaufnahme, erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Pflichten und dient im Schadensfall als Nachweis für die Erfüllung der Betreiberverantwortung.
Vorteile der Methode
Ein systematisches Dokumentationskonzept schafft Transparenz und reduziert Informationsverluste. Die einheitliche Struktur erleichtert das Auffinden von Dokumenten, unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und Normen und minimiert Haftungsrisiken. Die Digitalisierung und Automatisierung senkt den Verwaltungsaufwand, verbessert die Planungs‑ und Betriebsqualität und steigert die Wirtschaftlichkeit im Facility Management. Zudem können Betreiber nachweisen, dass sie gesetzliche und vertragliche Pflichten erfüllt haben.
Grenzen der Methode
Die Methode erfordert zunächst einen hohen Zeit‑ und Ressourcenaufwand für die Bestandsaufnahme und die Erstellung des Konzepts. Ohne ausreichende Unterstützung durch Management und Mitarbeitende kann die Umsetzung scheitern. Rechtliche Anforderungen sowie Technologiestandards ändern sich regelmäßig; das Konzept muss daher kontinuierlich angepasst werden. Bei unvollständig vorhandenen oder verloren gegangenen Unterlagen sind zusätzliche Recherchen und Bestandsaufnahmen notwendig. Schließlich hängt der Nutzen maßgeblich von der Qualität und dem Engagement aller Beteiligten ab.
Typische Einsatzbereiche
Dokumentationskonzepte werden bei großen Bauprojekten, bei der Übernahme von Bestandsgebäuden, im Rahmen der Betreiberverantwortung und in hochregulierten Branchen eingesetzt. Auch bei der Einführung von CAFM‑Systemen oder BIM‑basierter Betriebsführung ist ein strukturiertes Konzept erforderlich, um Daten aus der Planungs‑ und Bauphase effizient in die Betriebsphase zu überführen. Kommunale Verwaltungen, Krankenhäuser, Industrieanlagen und Immobilienportfolios von Unternehmen profitieren besonders.
Die Methode basiert auf gängigen Standards und Leitfäden:
FMA Leitfaden „Dokumentation bei Objektübergabe“ (2016/2018) – definiert Mindestanforderungen an die Übergabe von Dokumenten und eine Datenstruktur.
ÖNORM A 7010 5 „Objektbewirtschaftung – Datenstrukturen – Objektbuch“ – strukturiert Dokumententypen und -arten in Anhang B.
GEFMA Richtlinien (z. B. 190) – beschreiben FM gerechte Dokumentation und Betreiberhandbücher sowie Anforderungen an die Dokumentation im Betrieb.
DIN EN ISO 41001 – internationaler Standard für Facility Management mit Anforderungen an Prozesse und Informationsmanagement.
DIN EN ISO 9001 – Qualitätsmanagement Norm mit Anforderungen an Dokumentationsprozesse.
Für die Umsetzung des Dokumentationskonzepts stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung:
CAFM Systeme (Computer Aided Facility Management) wie iTWO fm, Planon oder Archibus zur strukturierten Erfassung von Gebäude und Anlagendaten sowie Dokumentenverwaltung.
DMS Lösungen (Dokumentenmanagementsysteme) zur Versionierung, Zugriffskontrolle und Archivierung.
BIM Plattformen (Building Information Modeling) zur Integration geometrischer und alphanumerischer Informationen und zum Export in das Facility Management.
FM.connect.com Dokumentenshop und Vorlagen zur Beschaffung standardisierter Dokumente und Checklisten (z. B. Projekthandbuch für Organisations und Kleinprojekte, Betreiberverantwortungsdokumente).
Mobile Apps und Scanner zur digitalen Erfassung von Dokumenten und für Vor Ort Kontrollen.
Collaboration Tools zur interdisziplinären Abstimmung (z. B. Projektportale, digitale Workflows).