Kalkulationsübersicht verwenden

• Transparenz: vollständige, nachvollziehbare Kostenstruktur (Mengen, Einheitspreise, Zuschläge, Optionen).

• Vergleichbarkeit: standardisierte Positionen ermöglichen Angebotsvergleich (öffentliche und private Vergaben).

• Prüffähigkeit: Vier‑Augen‑Freigaben, Budgetchecks, Commitments; auditfähige Dokumentation (Versionen, Genehmigungen).

• Integration: Mapping der Positionen zu ERP/Controlling (Budget/Commitments/Ist), CAFM (Leistungsnachweis, Objekt-/Asset‑Bezug), Contracting/DMS (Vertragsanhang).

• TCO/LCC‑Bezug: Wo sinnvoll werden Lebenszykluskosten oder TCO‑Bausteine abgebildet (z. B. Betrieb, Wartung, Ersatz, Entsorgung) – konkret unbestimmt je Warengruppe/Assetklasse.

• Änderungsfähigkeit: Varianten (Basis/Option/Alternativposition) und Indexanpassungen werden kontrolliert geführt.

ISO 41014 betont strukturierte Entscheidungen und Performance‑Steuerung über Daten und Reviews; ISO 41001 stützt managementsystematisches Vorgehen.

• FM‑Servicekalkulationen (IFM/TFM, Reinigung, Security, Entsorgung, Winterdienst)

• Rahmenverträge und Abrufkataloge (Einheitspreise, Staffelungen)

• Betreiberpflichten-/Instandhaltungspakete (Leistungsverzeichnisse mit Mengen-/Einheiten)

• CAFM/IWMS‑Einführungen/Transitions (Kostenkalkulation, Betriebskosten, Datenmigration/Support als Positionen)

• Öffentliche Auftraggeber: Preisblätter und bewertbare Kalkulationspositionen (Vergleichbarkeit, Dokumentation) – vergaberechtliche Details unbestimmt (abhängig von Verfahren).

• Kalkulationen sind „handgestrickt“: unterschiedliche Struktur je Standort/Team; keine Vergleichbarkeit.

• Mengen und Preise sind nicht nachvollziehbar (fehlende Herkunft/Annahmen).

• Zuschläge, Overhead und Fremdleistungen sind nicht konsistent ausgewiesen.

• Abrechnung weicht vom kalkulierten Modell ab, weil Positionen nicht in Vertrag/ERP/CAFM abgebildet sind.

• Änderungen/Nachträge werden außerhalb der Kalkulation geführt (Claims, Nachträge, Indexanpassungen).

• IT‑Integration fehlt: Keine SoR‑Logik; Datenflüsse ERP↔Contracting↔CAFM sind unklar.

• Servicekatalog/Leistungsstruktur mit eindeutigen Service‑IDs bzw. Leistungsfamilien (konkret unbestimmt).

• Kalkulationsstandard: Template, Pflichtfelder, Definitionen von Kostenarten/Mengen/Einheiten.

• SoR‑Entscheidungen:

• ERP/Controlling als SoR für Budgets/Commitments/Ist,

• DMS/CLM als SoR für Vertragsanhänge/Versionen,

• CAFM als SoR für Objekt-/Asset‑Bezug und operative Leistungsnachweise. (Konkrete Zuordnung je Systemlandschaft teilweise unbestimmt.)

• Datenmanagement (Data Owner/Steward/Custodian; Qualitätsregeln).

• Schnittstellenplanung/Betrieb (Datenflüsse, Monitoring, Governance, Datenschutz).

• Vier‑Augen‑Freigabe und Budgetcheck: definierte Prüfrollen und Schwellenwerte.

• Change‑Regeln/Indexlogik abgestimmt.

• Mengengerüste: Flächen, Stückzahlen, Frequenzen, Betriebszeiten, Anlagenanzahl, Reinigungsflächen, Tickets/Monat etc.

• Einheitspreise: Lohn-/Materialanteile, Fremdleistungen, Subunternehmerkosten, Preislisten, Tarifannahmen (unbestimmt)

• Kostenartenstruktur: Personal, Material, Geräte, Subcontracting, Overhead, Reise, IT‑Betrieb

• Zuschläge: Risiko, Gewinn, Gemeinkosten, Verwaltung; definierte Zuschlagslogik

• Rabatte/Skaleneffekte: Staffelpreise, Bündelrabatte

• Indexlogik: Indexbezug, Anpassungszeitpunkte, Formel (z. B. Verbraucherpreisindex/Materialindizes unbestimmt)

• Vertrags- und Abrechnungsregeln: Abrechnungseinheiten, Nachweisform (z. B. Leistungsnachweis, Tickets), Toleranzen

• Mapping‑Daten: Kostenstelle/Innenauftrag, Leistungsort, Objekt/Asset‑ID (für ERP/CAFM‑Zuordnung)

• Versions- und Freigabedaten: wer hat wann freigegeben; Audit‑Trail.

• Kalkulationsverantwortliche/r (R): erstellt und pflegt Kalkulationsübersicht, Mengengerüste, Preislogik.

• FM‑Fachverantwortliche (C/R): liefert Leistungsdefinitionen, Frequenzen, Qualitätsanforderungen.

• Procurement/Einkauf (A/R): sorgt für Standardisierung, Angebotsvergleich, Preisblattlogik, Rahmenvertragsbezug.

• Controlling/Budget Owner (C/A): Budgetcheck, Commitments, Forecast‑Bezug.

• Contract Owner/Legal (C/R): Vertragsfähigkeit (Index, Abrechnung, Change/Claim, Exit)

• Data Steward (R): Datenqualität und Mapping (GEFMA 430).

• IT/Integration Owner (C/R): Datenflüsse ERP↔CAFM↔DMS, Export/Import, Monitoring .

Zeitansätze sind Richtwerte; abhängig von Leistungsumfang und Datenlage unbestimmt.

• Kalkulationsübersicht Template (Pflichtfelder, Formeln, Variantenlogik)

• Metadatenkatalog und SoR Definition (ERP/DMS/CAFM)

• RACI und Freigabeprozess (Vier Augen).

• Mengengerüst (Flächen, Frequenzen, Stückzahlen, Betriebszeiten)

• Einheitspreise und Kostenartenstruktur (Lohn/Material/Subs/Overhead)

• Indexlogik und Rabatt-/Staffelmodelle.

• Budgetcheck (Abgleich mit Budgetrahmen und Commitments)

• Data Quality Check (Mapping Kostenstelle/Objekt/Service ID)

• Freigabeprotokoll (Audit Trail).

• Preisblatt für Ausschreibung/Angebotsvergleich

• Vertragsanhang: Abrechnungsregeln, Indexmechanik, Optionen (Basis/Option)

• Schnittstellen-/Datenpfad Hinweis (ERP/CAFM/DMS).

• Soll Ist Vergleich, Abweichungsanalyse, Reforecast

• Nachträge/Change Requests werden in Varianten/Positionen zurückgeführt

• Lessons Learned für nächste Kalkulation.

• Einheitliche, prüffähige Kalkulationsübersicht als Standardartefakt

• Vergleichbare Preispositionen für Ausschreibungen und Verhandlungen

• Klare Abrechnungslogik und vertraglich referenzierbarer Anhang

• Geklärte SoR‑Zuordnung und Datenflüsse (ERP/CAFM/DMS)

• Verbesserte Budget- und Forecastfähigkeit durch strukturierte Commitments

• Reduzierte Konflikte zu Mengen, Leistungen und Nachträgen

• Hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit (Mengenannahmen, Preislogik)

• Bessere Angebotsvergleichbarkeit (Bieterpreise)

• Bessere Budgetkontrolle (Freigabe/Commitment‑fähige Kalkulation)

• Reduzierte Claim‑/Nachtragsrisiken durch klare Abrechnungsregeln

• Schnellere Wiederverwendbarkeit als Template (Standardisierung)

• Mengenannahmen können unsicher sein (Bestandsdaten, Nutzungsänderungen) – Ergebnisqualität hängt vom Mengengerüst ab (unbestimmt)

• Ohne saubere Stammdaten und Mapping entstehen Fehler in Abrechnung und Report (GEFMA 430)

• Indexlogiken und Preisgleitklauseln müssen juristisch sauber gestaltet werden (unbestimmt)

• Integration in ERP/CAFM/DMS kann technisch aufwendig sein

• Ausschreibungen von IFM/TFM‑Leistungen (Preisblatt/Positionskalkulation)

• Rahmenverträge mit Abrufpositionen (Einheitspreise, Staffelungen)

• Betreiberpflichten-/Wartungsleistungen (Mengen, Frequenzen, SLA‑Bezug)

• Projekt- und Transitionskalkulationen (Setup, Migration, Betrieb)

• Public Procurement: dokumentations- und vergleichsfähige Preisblätter (Details unbestimmt)

• [FM-Connect] Beschaffungsstrategie/Glossar (TCO‑Denke, KPI‑Monitoring, Standardisierung). (einkauf.fm-connect.com)

• [FM-Connect] Budgetkontrolle (Budgetüberwachung, Varianzanalysen, Dashboards). (einkauf.fm-connect.com)

• [FM-Connect] Vertragsdokumente/Verträge (Vertragsanhänge, Standardisierung). (docs.fm-connect.com)

• README/Annahmen (Mengengerüstquellen, Indexannahmen, Version, Owner)

• Positionen (Hauptsheet)

• Kataloge (Kostenarten, Einheiten, Warengruppen, Service IDs)

• Mapping (Kostenstelle/Objekt/Asset/Service)

• Abrechnungssicht (Monat/Quartal, Forecast)

• Change Log (Versionen, Freigaben, Nachträge)

Beispielstruktur; konkrete Positionen und Zielwerte sind unbestimmt.

• Stückpreis (EP) ggf. aus Lohn+Material+Fremdleistung

• Positionssumme = Menge × EP × (1+Zuschlag) × (1+Overhead) × (1−Rabatt)

• Indexanpassung (wenn aktiv): EP_neu = EP_alt × Indexfaktor (unbestimmt welche Indizes)

• Standard Template festlegen, Pflichtfelder definieren

• SoR Zuordnung und Ablageort entscheiden (DMS/CLM)

• 10 Standardpositionen als Referenzkatalog erstellen (Reinigung, Wartung, Ticketing etc.)

• Vier Augen Freigabe und Budgetcheck einführen

• [ ] Pilotumfang definiert (1 Warengruppe oder 1 Standort)

• [ ] Template genutzt, Pflichtfelder erfüllt

• [ ] Budgetcheck durchgeführt, Freigabe dokumentiert

• [ ] Preisblatt in Ausschreibung/Vertrag eingeflossen

• [ ] ERP und CAFM Mapping getestet (Kostenstelle, Objekt, Service ID)

• [ ] Abrechnungssicht (Soll Ist) im Monat 1 möglich

• [ ] Lessons Learned dokumentiert und Template angepasst