Arbeitsplatzkonzepte und Activity‑Based‑Working einführen

• Ziel ist die nachweisbare Passung zwischen Arbeitsaufgaben, Nutzerbedürfnissen und Arbeitsumgebung: Mitarbeitende sollen für Fokus, Austausch, Kreativarbeit oder hybride Meetings jeweils geeignete Settings finden, wodurch Arbeitsqualität und wahrgenommene Unterstützung durch das Umfeld steigen können (insbesondere, wenn Privatsphäre/ Konzentrationsfähigkeit systematisch abgesichert wird). Parallel soll die Organisation durch bessere Flächeneffizienz (z. B. reduzierte Desk-to-Headcount-Ratios bei geeigneter Governance) und optimierte Portfoliosteuerung profitieren, ohne Leistungsfähigkeit und Gesundheit zu opfern.

• Aus FM-Sicht ist ein Kernziel außerdem, ABW als strategisch geführtes, messbares Leistungsprogramm zu etablieren: FM-Anforderungen werden an Unternehmenszielen ausgerichtet, Stakeholder-Bedürfnisse werden konsistent bedient, und die Umsetzung wird über Standards, Betriebsmodelle, KPIs sowie kontinuierliche Verbesserung gesteuert. Das entspricht dem Grundgedanken, dass FM-Systeme effektiv/effizient liefern und die Ziele der Bedarfsträgerorganisation unterstützen sollen, sowie dass FM-Strategien die Ausrichtung zwischen FM-Anforderungen und Kernzielsystem herstellen.

Die Methode ist in FM-Organisationen anwendbar, die Büro- und Verwaltungsflächen (single-site oder multi-site) betreiben oder neu planen, insbesondere im Kontext hybrider Arbeit, Flächenkonsolidierung, Standortwechsel, Reorganisation oder Modernisierung. Sie eignet sich sowohl für Neubau/Erstbezug als auch für Revitalisierung/Refit, weil ABW neben dem Grundriss auch Betriebsregeln, Services und digitale Werkzeuge umfasst.
Technisch ist die Methode besonders wirksam, wenn sie mit Workplace-Technologie (z. B. Buchung, Belegung/Utilization, Analytics) und einer integrierten FM-Systemlandschaft kombiniert wird. In der Praxis werden dafür häufig IWMS-/Workplace-Management-Plattformen eingesetzt, die FM- und Real-Estate-Funktionen auf einer skalierbaren Plattform bündeln, sowie moderne Workplace-Apps, die Desk Booking, Auslastungsdaten und das „In-den-Arbeitsfluss“-Erlebnis (z. B. in Kalender/Collaboration-Tools) unterstützen.

Häufige Auslöser sind eine Diskrepanz zwischen (a) tatsächlichen Arbeitsmustern und (b) historisch gewachsenen Flächenstrukturen: Digitalisierte Wissensarbeit wird multilokal, die Präsenz verteilt sich, und klassische „Ein Schreibtisch pro Person“-Modelle erzeugen Leerstand, Kosten und geringe Anpassungsfähigkeit. Gleichzeitig steigen Erwartungen an Zusammenarbeit vor Ort und an qualitativ hochwertige Rückzugs- und Fokusmöglichkeiten.
Typische Herausforderungen in der Ausgangslage sind zudem „versteckte“ Komfort- und Produktivitätsrisiken: In vielen Bürosettings sind Akustik- und Privatsphäreprobleme zentrale Unzufriedenheitsfaktoren; bei schlecht ausbalancierten ABW-Konzepten können Lärm, reduzierte Privatsphäre, Suchzeiten (Platz/Kollegen) und Anpassungsaufwände die wahrgenommene Produktivität beeinträchtigen. Deshalb ist ABW nicht nur ein Layout-Projekt, sondern ein Betriebs- und Change-Programm, das Fokusräume/Regeln/Technik und Serviceprozesse konsequent mitplant.

Für eine erfolgreiche Einführung müssen Strategie, Betrieb und Veränderungsfähigkeit zusammenpassen; besonders entscheidend sind Führungsunterstützung, ein klarer Governance-Rahmen sowie ein konsequent menschenzentrierter Umsetzungsansatz (inkl. Kommunikation, Training und Verstetigung).

• Eindeutiges Sponsorenship (Geschäftsführung/Standortleitung) mit Entscheidungsfähigkeit über Fläche, Budget und Regeln

• Abgestimmte FM-Strategie- und Policy-Linie (z. B. Zielbild, Arbeitsplatzprinzipien, Servicelevels)

• Klare Regelwerke: Nutzungsregeln, Clean-Desk, Buchungs- und No-Show-Logik, Kommunikations- und Etiquette-Standards

• Arbeitsschutz- und Ergonomiekonformität (inkl. Risikoanalyse, Notfall-/Evakuierungslogik)

• Daten- und Informationssicherheitsrahmen für Nutzungs- und Belegungsdaten (Governance, Berechtigungen, Zweckbindung)

• Technische Mindestfähigkeit des Gebäudes (Akustik, IT/WLAN, Medientechnik, Lüftung/Komfort)

• Change-Management-Plan auf individueller und organisatorischer Ebene (z. B. strukturierte Modelle für Adoption und Verstetigung)

Die Datenbasis dient dazu, das Raumprogramm belastbar zu dimensionieren, Risiken (z. B. Fokus/Privatsphäre) früh zu erkennen und die spätere Performance objektiv zu steuern. Praxisbewährt ist eine Kombination aus quantitativen Nutzungsdaten, qualitativen Nutzer-Insights und technischen Building-Performance-Daten (für messbare Komfort-/IEQ-Ziele und Betriebsauswirkungen).

• Organisationsdaten: Headcount, Rollen-/Tätigkeitscluster, Teamstrukturen, Wachstums-/Reduktionsszenarien

• Anwesenheits- und Nutzungsprofile: Hybrid-Policy, Peak-Tage, Team-Kollokationsbedarfe

• Flächen- und Belegungsdaten: aktuelle Belegung, Desk/Room-Auslastung, Meetingraumprofile (Dauer/Größe/No-Show)

• Nutzerperspektive: Fokus-/Privatsphärebedarf, Zufriedenheit, Pain Points (z. B. Lärm), Personas/Journeys

• Technische Parameter: Akustikmessungen/Abschirmung, WLAN-Abdeckung, AV-Standard, Indoor-Environment-Ziele (Thermik/Luft/Licht/Akustik)

• Service- und OPEX-Daten: Reinigungsaufwand, Störungsmeldungen, Service-Desk-Tickets, SLA-Kosten, Instandhaltungsprofile

• Datenschutz-/Security-Anforderungen: Aggregationsgrade, Anonymisierung, Aufbewahrung, Rollenrechte (insbes. bei Sensorik/Analytics)

ABW ist interdisziplinär: FM verantwortet Flächen- und Betriebsfähigkeit, HR/Kommunikation steuern Adoption und Kultur, IT liefert Plattformen und Integrationen, und Arbeitsschutz/Compliance stellen sichere Rahmenbedingungen. Die Rollen sollten früh verbindlich benannt werden, damit Entscheidungen zu Regeln, Technik und Servicelevels nicht „zwischen den Silos“ hängen bleiben.

Das Vorgehen ist als end-to-end Programm zu verstehen: von strategischer Zieldefinition über datenbasierte Konzeption bis zur Pilotierung, dem kontrollierten Rollout und der kontinuierlichen Performance-Steuerung im Betrieb. Die Schritte sind bewusst so formuliert, dass FM Übergaben (Planung → Betrieb) und Messbarkeit (KPIs/POE) von Beginn an mitgedacht werden.

• Zielbild und Erfolgskennzahlen festlegen (z. B. Nutzerzufriedenheit, Fokus-Verfügbarkeit, Flächeneffizienz, Servicequalität) und Governance aufsetzen

• Stakeholder-Alignment und Change-Story entwickeln (warum ABW, was ändert sich konkret, was bleibt)

• Ist-Analyse durchführen: Work-Patterns, Flächeninventar, Auslastung, Komfort-/Akustikrisiken, Service- und Ticketdaten

• Nutzersegmente/Personas und Tätigkeitsprofile definieren; daraus Arbeitsplatz-„Aktivitäten“ und benötigte Settings ableiten

• Raumprogramm und Zonierung designen (inkl. Fokus-/Privatsphäre-„Schutzmechanismen“), Arbeitsplatzstandards + Guidelines festlegen

• Betriebsmodell definieren: Buchungslogik, Servicelevels (Reinigung, IT-Support, Medientechnik), Hausordnung/Verhaltensregeln, Sicherheits- und Besucherkonzepte

• Technologie-Stack auswählen/konfigurieren (Workplace-App, Sensorik wo sinnvoll, Analytics, IWMS/CAFM-Integration) und Daten-/Security-Governance finalisieren

• Pilotfläche umsetzen (inkl. Möblierung, Akustikmaßnahmen, Signage/Wayfinding), Trainings und Führungskräfte-Coaching durchführen

• Übergang und Umzug/Migration steuern (Kommunikation, Support-Begleitung, „Hypercare“ im Go-live), Service-Desk-Readiness sicherstellen

• Post-Occupancy Evaluation und Performance-Takt etablieren: Feedback, Belegungsdaten, IEQ-Messungen, Verbesserungs-Backlog und kontinuierliche Optimierung

Erwartet wird ein dokumentiertes, umsetzbares Arbeitsplatzkonzept, das aus Raumprogramm (Zonen/Settings), Arbeitsplatzstandards, Betriebsregeln (inkl. Buchung/No-Show), Servicekatalog sowie einer klaren Governance für Betrieb und Weiterentwicklung besteht. Diese Artefakte sind so zu gestalten, dass sie skalierbar sind (Standort-„Playbook“) und gleichzeitig lokale Besonderheiten (Gebäudestruktur, Teams, Kultur) abbilden.
Auf operativer Ebene entstehen neue Routinen und Leistungsbilder: Flächen werden flexibler reserviert und genutzt, Serviceprozesse werden stärker nutzungsabhängig (z. B. Reinigung nach tatsächlicher Belegung statt rein nach Fläche), und das FM erhält eine datenbasierte Steuerung (Auslastung, Servicequalität, Nutzerfeedback). Damit wird ABW vom „Design-Event“ zu einem operationalisierten, messbaren System im FM-Regelbetrieb.

• Ein wesentlicher Vorteil liegt in der verbesserten Passung zwischen Tätigkeit und Umgebung: Die Forschung zeigt, dass ABW Vorteile bei Interaktion/Kommunikation und wahrgenommener Kontrolle über Zeit und Raum haben kann, gleichzeitig aber Konzentration/Privatsphäre aktiv abgesichert werden müssen. Gut gemachte ABW-Programme adressieren genau diese Spannungsfelder durch ein ausgewogenes Setting-Portfolio und klare Nutzungslogik.

• Für Organisation und FM entstehen zusätzliche Nutzenhebel: Flächenentscheidungen werden evidenzbasiert (Buchungs-/Sensor-/Feedbackdaten), Investitionen können zielgerichteter werden (z. B. in Akustik oder Fokusräume statt pauschaler Fläche), und die Workplace Experience wird professionell steuerbar. Weil Wohlbefinden und Leistung in vielen Studien positiv zusammenhängen, ist die konsequente Ausrichtung auf Nutzerqualität nicht nur „Nice-to-have“, sondern wirtschaftlich relevant—auch wenn Kausalitäten sorgfältig interpretiert werden müssen.

• ABW ist kein universelles Erfolgsrezept: Systematische Übersichten zeigen gemischte Ergebnisse und weisen darauf hin, dass Vergleiche zwischen ABW und Zellenbüros in vielen Kategorien zugunsten von Zellenbüros ausfallen können—besonders dort, wo Aufmerksamkeit/Fokus und Privatsphäre kritisch sind. Das bedeutet praktisch: Je stärker Tätigkeiten auf Konzentration, Vertraulichkeit und stabile Teamnähe angewiesen sind, desto sorgfältiger muss das Setting-Design und die Regelarchitektur sein (oder es sind hybride/teil-feste Lösungen zu prüfen).

• Risikoseitig sind insbesondere zu nennen: akustische Überlastung, „Seat Hunting“ und Suchzeiten, wahrgenommene Ungerechtigkeit (z. B. „beste Plätze“), unzureichende Hygiene-/Reinigungslogik, sowie Datenschutz-/Vertrauensprobleme bei Nutzungstracking. Zudem kann die operative Komplexität steigen (mehr Wechsel, mehr Supportfälle), wenn Service-Desk, IT, Wayfinding und Betriebsregeln nicht aus einem Guss sind.

In der Praxis ist die Methode besonders verbreitet in wissensintensiven Organisationen mit hybriden Arbeitsmodellen, hoher Projektarbeit und schwankender Präsenz, weil dort die Vielfalt an Tätigkeiten und die Notwendigkeit flexibler Kollaboration groß sind. Auch größere öffentliche Organisationen und Multi-Standort-Portfolios nutzen ABW, um Flächenstandards zu harmonisieren und Kosten-/Nutzungsziele standortübergreifend zu steuern.
Ein zweiter typischer Einsatzbereich sind Konsolidierungs- und Modernisierungsprogramme: Wenn Mietverträge auslaufen, Flächen zusammengeführt werden oder ein „Return-to-Office“ qualitativ attraktiver gestaltet werden soll, kann ABW als Leitkonzept dienen—vorausgesetzt, die Gestaltung priorisiert neben Kollaboration explizit auch Ruhe-/Privatsphäreangebote, da diese Faktoren in der Büro-Zufriedenheit regelmäßig kritische Rollen spielen.

Die folgende Auswahl bündelt Normen und Rahmenwerke, die in ABW-Programmen typischerweise Orientierung geben—entweder zur FM-Governance (Strategie/Policy/Performance), zur Arbeitsplatz- und Informationsqualität (IEQ, BIM/Information Management) oder zur Veränderungs- und Serviceorganisation.

• ISO 41001 Facility Management: Managementsysteme (Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung)

• ISO 41011 Facility Management: Begriffe (inkl. FM-Definition „Menschen, Ort, Prozesse“)

• ISO 41012 Facility Management: Leitfaden für strategische Beschaffung und die Entwicklung von Vereinbarungen

• ISO/TR 41013 Facility Management: Anwendungsbereich, Schlüsselkonzepte und Nutzen

• ISO 41014 Facility Management: Entwicklung einer Facility-Management-Strategie

• ISO 41018 Facility Management: Entwicklung einer Facility-Management-Politik

• ISO/TR 41016 Facility Management: Überblick über verfügbare Technologien

• ISO/TR 41019 Facility Management: Rolle des Facility Managements in Bezug auf Nachhaltigkeit, Resilienz und Anpassungsfähigkeit

• ISO/TR 41030 Facility Management: Leistungsmanagement in FM-Organisationen (Stand der Branche)

• EN 16798-1 Energetische Bewertung von Gebäuden: Innenraumklimatische Parameter (thermische Bedingungen, Luftqualität, Beleuchtung, Akustik)

• ASHRAE Standard 55 Thermische Umgebungsbedingungen für den Aufenthalt von Personen

• ISO 9241-210 Ergonomie der Mensch-System-Interaktion: Nutzerzentrierte Gestaltung interaktiver Systeme (relevant für Workplace-Apps und User Experience)

• ISO 19650-Reihe Informationsmanagement mittels BIM über den gesamten Lebenszyklus von Bauwerken

• WELL Building Standard Standard zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden in Gebäuden

• LEED v4.1 Bewertungssystem für nachhaltiges Bauen (Betrieb und Performance)

• Prosci ADKAR-Modell Change-Management-Modell zur Steuerung organisationaler Veränderungen

Tools sollten so ausgewählt werden, dass sie das ABW-Betriebsmodell tatsächlich tragen: Buchung und Orientierung im Alltag, operative Serviceprozesse (Tickets, SLAs, Reinigungslogik), Datenintegration/Analytics sowie – wo sinnvoll – Sensorik zur Differenzierung zwischen „geplant“ und „tatsächlich genutzt“. Ergänzend sind FM-spezifische Werkzeuge hilfreich, die Dokumentation, Prozesse und integrierte Steuerung des Gebäudebetriebs als „Datenknotenpunkt“ unterstützen.

• Workplace-App für Präsenzplanung und Desk Booking (z. B. in Kollaboration/ Kalender integriert)

• Desk- und Meetingraum-Buchung (inkl. Check-in/No-Show-Regeln, Kartenansichten)

• Belegungs-/Utilization-Sensorik (PIR-basiert, anonym ohne Kamera) zur Validierung tatsächlicher Nutzung

• Workplace Analytics (Auslastung, Bottlenecks, Szenarien)

• IWMS/CAFM-Plattform (Integration von Space, Maintenance, Real Estate Lifecycle, Energie/Utilities)

• Besucher- und Access-nahe Prozesse (Visitor Management, Sicherheitsworkflows)

• Service-Desk / Ticketing für Facility Services (Incident/Request, Koordination von Störungen und Fremdfirmen)

• Post-Occupancy Evaluation Toolset (Surveys, Walkthroughs, IEQ-Messungen, Auswertung)

• Digitale Informations- und Dokumentationsstandards für das technische FM (z. B. Produktdatenaustausch in TGA)

• Werkzeuge und Module (u. a. smartes Flächenmanagement, CAIFM/Facility-Management-Software als Datenknotenpunkt, Service-Desk, Audits, Betreiberverantwortung, Wartungsverträge, Fremdfirmenmanagement, Reinigungsmanagement)