Unterweisung von Fremdfirmen durchführen

Das Hauptziel der Unterweisung ist es, die Sicherheit und Gesundheit aller Personen, die auf dem Betriebsgelände tätig sind, zu schützen und damit Unfälle sowie Sachschäden zu vermeiden. Durch die Informationsvermittlung sollen Fremdfirmenmitarbeiter die betriebsspezifischen Gefahren kennen und wissen, wie sie sich sicher verhalten müssen. Zudem werden die Pflichten und Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber und Fremdfirma klar geregelt, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Ein weiterer Zweck ist die Sicherstellung der Compliance mit gesetzlichen Anforderungen. Laut §8 ArbSchG und §6 DGUV Vorschrift 1 müssen Auftraggeber und Fremdfirma Schutzmaßnahmen koordinieren und gegebenenfalls einen Koordinator bestellen. Die Unterweisung unterstützt den Nachweis dieser Pflichten durch dokumentierte Schulungen und Einweisungsprotokolle. Langfristig fördert das Verfahren eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und verbessert die Qualität der ausgeführten Leistungen.

Die Methode wird immer dann angewandt, wenn externe Unternehmen oder deren Mitarbeitende auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers tätig werden. Dazu zählen Instandhaltungsarbeiten, Bau- und Montageprojekte, Reinigungs- oder Sicherheitsdienstleistungen sowie IT- oder Beratungsleistungen. Auch interne Konzernfirmen können als Fremdfirma gelten, wenn sie nicht der Organisation des Einsatzbetriebs unterstehen.

In Facility-Management-Projekten ist eine Fremdfirmenunterweisung beispielsweise erforderlich, wenn Handwerksbetriebe Reparaturen oder Wartungen an gebäudetechnischen Anlagen durchführen. Ebenso gilt sie für Dienstleister, die Reinigungen, Gartenpflege oder Sicherheitsdienste übernehmen. Unternehmen mit gefahrgeneigten Bereichen wie Chemielabore, Krankenhäuser oder Lebensmittelhersteller müssen Fremdfirmen besonders intensiv unterweisen, um auf spezifische Risiken wie Gefahrstoffe, Hygienevorschriften oder Explosionsschutz hinzuweisen.

Die Ausgangssituation ist häufig durch einen hohen Koordinationsbedarf gekennzeichnet: Mehrere Arbeitgeber arbeiten am selben Ort oder nacheinander; die spezifischen Gefahren sind den externen Mitarbeitenden oft unbekannt; und gesetzliche Vorschriften verlangen eine umfassende Unterweisung. Fremdfirmenmitarbeitende verunfallen nach Angaben von Unfallstatistiken etwa 2,5-mal häufiger als eigene Mitarbeitende. Zudem drohen rechtliche Konsequenzen und Haftungsrisiken, wenn keine ordnungsgemäße Unterweisung erfolgt. Der Facility Manager muss daher eine strukturierte Planung erstellen, um die Unterweisung zeitlich und inhaltlich vorzubereiten und die Ergebnisse zu dokumentieren.

Bevor die Methode angewandt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden.

• Rechtliche Grundlagen klären: Der Auftraggeber muss die relevanten Gesetze (§8 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1, BGB §823, BetrVG) identifizieren, die eine Unterweisung und Zusammenarbeit vorschreiben.

• Gefährdungsbeurteilung durchführen: Vor Beginn der Arbeiten sind Gefährdungen gemeinsam mit der Fremdfirma zu ermitteln und Schutzmaßnahmen festzulegen.

• Sicherheitshandbuch bzw. Unterweisungsunterlagen erstellen: Es sollten Dokumente existieren, die Ansprechpartner, Gefährdungsermittlung, Schutzmaßnahmen, Notfallverhalten und Anmeldeprozesse regeln.

• Koordinator bestimmen: Bei gegenseitigen Gefährdungen ist eine koordinierende Person gemäß DGUV Vorschrift 1§ 6 zu benennen.

• Dokumentationssystem bereitstellen: Ein System zur Erfassung von Schulungsnachweisen, Teilnahmebestätigungen und Qualifikationen muss vorhanden sein.

• Sprachkenntnisse und kulturelle Aspekte beachten: Unterlagen und Unterweisungen sollten in einer Sprache verfasst sein, die von den Teilnehmern verstanden wird.

Vor der Unterweisung werden verschiedene Daten gesammelt.

• Fremdfirma und Auftrag: Name der Fremdfirma, Art des Auftrags, Vertragsart (Werk- oder Dienstvertrag) und Laufzeit.

• Teilnehmerdaten: Namen der eingesetzten Mitarbeitenden, Qualifikationsnachweise, Sprachkenntnisse und Verantwortlichkeiten.

• Gefährdungsbeurteilung: Ergebnisse der Gefährdungsanalyse und definierte Schutzmaßnahmen.

• Betriebliche Vorschriften: Sicherheitshandbuch, Betriebsanweisungen, Hygieneregeln und Notfallpläne.

• Zugangs- und Legitimationsdaten: Zutrittsberechtigungen, Arbeitsgenehmigungen, Ausweise.

• Dokumentation von frôheren Unterweisungen: Nachweise früherer Schulungen und eventuelle Auffrischungstermine.

Eine klare Rollenverteilung ist entscheidend für eine effektive Fremdfirmenunterweisung.

• Auftragsverantwortliche Person (AV): Sie ist beim Auftraggeber angestellt und fungiert als Hauptansprechpartner für die Fremdfirma. Sie stellt die Kommunikation sicher und überwacht die ordnungsgemäße Auftragsausführung.

• Verantwortliche Person der Fremdfirma (VF): Sie leitet die Arbeiten der Fremdfirma vor Ort, sorgt für die Einhaltung der Schutzmaßnahmen und koordiniert die Mitarbeitenden.

• Koordinierende Person (K): Bei gemeinsamen Arbeitsplätzen ernennt der Auftraggeber eine koordinierende Person, die die Arbeitsabläufe plant, Sicherheitsmaßnahmen festlegt und Änderungen überwacht. Diese Person benötigt Weisungsbefugnis, vor allem bei besonderen Gefährdungen.

• Aufsichtsführende Person (AF): Sie überwacht Arbeiten mit besonderen Gefahren und stellt sicher, dass alle Schutzmaßnahmen eingehalten werden.

• Fachkraft für Arbeitssicherheit / Sicherheitsingenieur: Diese Person berät die Leitung zur Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung und kann Schulungen durchführen.

• Betriebsrat: In Betrieben mit mehr als 20 Mitarbeitenden ist der Betriebsrat nach §80 BetrVG an Entscheidungen zur Beauftragung von Fremdfirmen zu beteiligen.

Die Vorgehensweise folgt einem strukturierten Ablauf, den Unternehmen individuell anpassen können.

• Leistungsbeschreibung erstellen: Legen Sie detailliert fest, welche Arbeiten die Fremdfirma ausführen soll, und weisen Sie auf sicherheitsrelevante Anforderungen hin.

• Auswahl der Fremdfirma: Prüfen Sie Referenzen, Qualifikationen und Sicherheitszertifikate, um geeignete Partner zu finden.

• Benennung der Ansprechperson: Bestimmen Sie eine auftragsverantwortliche Person (AV) und lassen Sie sich eine verantwortliche Person der Fremdfirma benennen.

• Durchführung der Unterweisung: Die verantwortliche Person der Fremdfirma wird in die betrieblichen Sicherheitsregeln, Gefahren, Notfallpläne und Verhaltensweisen eingewiesen. Die Inhalte sollten u. a. aus dem Sicherheitshandbuch stammen.

• Legitimierung und Zutrittskontrolle: Erteilen Sie Zutrittsberechtigungen, prüfen Sie Arbeitserlaubnisse und sorgen Sie für Kennzeichnung (z. B. Ausweise).

• Gemeinsame Gefährdungsbeurteilung: Führen Sie zusammen mit der Fremdfirma eine Gefährdungsbeurteilung durch und legen Sie Schutzmaßnahmen fest.

• Koordination der Arbeiten: Ernennen Sie ggf. eine koordinierende Person, die Arbeitsabläufe auf dem Betriebsgelände plant und Sicherheitseinrichtungen abstimmt.

• Aufsicht bei besonderen Gefahren: Setzen Sie eine aufsichtführende Person ein, die die Einhaltung der Schutzmaßnahmen überwacht, wenn besondere Gefahren bestehen.

• Information der eigenen Mitarbeitenden: Informieren Sie das eigene Personal über die Arbeiten der Fremdfirma und mögliche Gefährdungen.

• Kontrolle und Anpassung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Schutzmaßnahmen eingehalten werden, und passen Sie diese bei Bedarf an.

• Feedback und Abschluss: Führen Sie ein Abschlussgespräch mit der Fremdfirma, bewerten Sie den Einsatz und dokumentieren Sie Verbesserungspotenziale.

Durch die korrekte Anwendung der Methode entsteht ein umfassend unterwiesenes Fremdfirmenpersonal, das die betrieblichen Gefahren kennt und sich entsprechend verhält. Die Gefährdungsbeurteilung dient als Basis für zielgerichtete Schutzmaßnahmen. Dokumentierte Unterweisungen erleichtern Nachweispflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Versicherern. Die ordnungsgemäße Unterweisung senkt das Unfallrisiko, verbessert die Qualität der Dienstleistung und fördert ein vertrauensvolles Miteinander. Zudem erhält der Facility Manager eine Übersicht der eingesetzten Fremdfirmen und deren Qualifikation, was zu besseren Planungs- und Steuerungsmöglichkeiten führt.

Die konsequente Unterweisung von Fremdfirmen bringt zahlreiche Vorteile. Sie erfüllt die gesetzlichen Anforderungen des Arbeitsschutzes und senkt das Haftungsrisiko. Indem alle relevanten Gefahren kommuniziert werden, verringert sich die Unfallhäufigkeit und es kommt zu weniger Betriebsunterbrechungen. Die Dokumentation schafft Transparenz und erleichtert Audits sowie Zertifizierungen. Eine strukturierte Vorgehensweise verbessert die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und erhöht die Servicequalität, da Erwartungen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind.

Trotz der Vorteile gibt es Grenzen. Unterweisungen können zeitaufwendig sein und den Projektstart verzögern, besonders wenn viele Fremdfirmen beteiligt sind. Eine einmalige Schulung reicht bei komplexen oder gefahrgeneigten Arbeiten nicht aus; hier sind regelmäßige Auffrischungen notwendig. Zudem besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende Inhalte vergessen oder nicht umsetzen. Eine Überregulierung kann die Flexibilität der Fremdfirma einschränken und die Arbeitsprozesse verkomplizieren. Deshalb sollte die Methode immer proportional zu den Risiken angewandt werden.

In der Praxis wird die Methode in zahlreichen Kontexten eingesetzt: Bauprojekte, bei denen externe Baufirmen komplexe Installationen durchführen; Instandhaltungsarbeiten an Haustechnik wie Heizungs-, Lüftungs- oder Sicherheitsanlagen; chemische und pharmazeutische Produktionsstandorte mit hohen Risiken; Krankenhäuser, in denen Hygienevorschriften essentiell sind; Lebensmittelerzeugungsbetriebe, in denen die Fremdfirma strenge Qualitäts- und Hygieneregeln einhalten muss. Auch bei IT-Projekten oder Beratungsleistungen, die Zugang zu sensiblen Daten erfordern, ist eine Unterweisung notwendig, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu wahren.

Dieser Abschnitt nennt wichtige Standards und Rahmenwerke, die bei der Unterweisung von Fremdfirmen zu beachten sind.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): §8 regelt die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber am selben Arbeitsplatz.

• DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“: §6 verlangt die Bestellung eines Fremdfirmenkoordinators bei gegenseitigen Gefährdungen.

• BGB §823 (Verkehrssicherungspflicht): Verpflichtet Unternehmen, für die Sicherheit aller Personen auf dem Betriebsgelände zu sorgen.

• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): §80 fordert die Mitbestimmung des Betriebsrats bei Einsatz von Fremdfirmen.

• Weitere relevante Regelwerke: Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), Betriebssicherheitsverordnung (§13 BetrSichV) und Gefahrstoffverordnung (§15 GefStoffV) finden je nach Situation Anwendung.

Die erfolgreiche Unterweisung wird durch geeignete Werkzeuge unterstützt.

• Elektronische Lernplattformen (LMS): System zur Verwaltung, Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen. Digitale Lernmodule ermöglichen orts- und zeitunabhängige Schulungen, automatische Wissenstests und Nachweise.

• Besuchermanagement-Systeme: Erfassen personenbezogener Daten, Ausgabe von Ausweisen, Zutrittskontrolle und Integration mit Sicherheitsunterweisungen.

• Gefährdungsbeurteilungs-Software: Hilft bei der Erstellung, Aktualisierung und Dokumentation von Gefährdungsanalysen und Schutzmaßnahmen.

• Dokumentations- und Archivierungssysteme: Zur Ablage von Sicherheitshandbuch, Verträgen, Unterweisungsprotokollen und Zertifikaten.

• Softwaremodule der FM.connect Plattform: Integrieren Besuchermanagement, Gefährdungsbeurteilung und Unterweisungen in das Facility-Management-System. Sie ermöglichen die automatisierte Terminplanung, Fristüberwachung und Erfassung von Qualifikationen.

• Mobile Applikationen: Ermöglichen Unterweisungen direkt vor Ort, checken Zutrittsberechtigungen oder zeigen Notfallanweisungen an.