Archivierungs- und Aufbewahrungskonzept für Nachweise (GoBD/PDF/A) umsetzen

Das primäre Ziel des Archivierungskonzepts ist die rechtskonforme Langzeitarchivierung aller relevanten Nachweisdokumente. Dies umfasst die Erfüllung der GoBD-Anforderungen und gegebenenfalls weiterer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch). Mit Hilfe eines PDF/A-basierten Archivierungsformats wird sichergestellt, dass Dokumente dauerhaft lesbar und unverändert bleiben. Zugleich dient das Konzept der Erstellung einer ausführlichen Verfahrensdokumentation, in der die Abläufe, Zuständigkeiten und technischen Maßnahmen transparent festgehalten werden.

Ein weiteres Ziel ist die Optimierung der Arbeitsabläufe im Facility Management. Durch eine klare Strukturierung der Dokumentenflüsse und ein zentrales Archivsystem sollen Such- und Bearbeitungszeiten minimiert werden. Zuständigkeiten für die Ablage und Verwaltung von Nachweisen werden verbindlich geregelt, so dass jeder Nachweis seinen definierten Speicherort und Verantwortlichen erhält. Langfristig führt dies zu höherer Transparenz und reduzierten Fehlerquellen: Arbeitsprozesse werden effizienter, und interne Audits oder externe Prüfungen lassen sich leichter durchführen.

Durch revisionssichere Archivierung kann das Unternehmen im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Kontrollen schnell belegen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden. Zudem verbessert eine regelmäßige Archivpflege die IT-Sicherheit, indem Datenverluste und unbefugte Änderungen verhindert werden.

Das Archivierungs- und Aufbewahrungskonzept findet in allen Bereichen des Facility Management Anwendung, in denen wichtige Betriebsvorgänge dokumentiert werden müssen. Typische Einsatzgebiete sind die Instandhaltung und Wartung technischer Anlagen, wo Protokolle, Prüfberichte und Zertifikate als Nachweis für durchgeführte Arbeiten entstehen. Ebenso relevant ist die Verwaltung administrativer Nachweise wie Rechnungen, Verträge, Versicherungsunterlagen oder Lieferscheine, die für das Finanz- und Risikomanagement erforderlich sind.

Im Gebäudemanagement etwa werden Pläne, Bestandsdokumentationen und Genehmigungen zentral archiviert. In der Sicherheits- und Haustechnikverwaltung dienen Prüfbescheinigungen und Inspektionsdokumente als Nachweis der Gebäudebetriebsicherheit. Im Energie- und Umweltmanagement werden Verbrauchsdaten, Emissionswerte und andere Compliance-Dokumente aufbewahrt. Überall dort, wo gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Dokumente gegenüber Behörden und Partnern nachgewiesen werden müssen, kommt das Konzept zum Einsatz.

In großen Unternehmen mit hohen Datenmengen werden umfangreiche elektronische Archivsysteme implementiert, während kleinere Organisationen einfache DMS- oder Cloud-Lösungen nutzen können. In jedem Fall wird das Archivierungskonzept an die individuellen Anforderungen, vorhandenen Systeme und gesetzlichen Rahmenbedingungen angepasst. So unterstützt es Facility Manager dabei, sämtliche relevanten Nachweise sicher aufzubewahren und bereitzustellen.

Vor der Umsetzung eines Archivkonzepts liegt typischerweise eine heterogene Datenlage vor. Dokumente sind verstreut auf verschiedenen Medien abgelegt: Ein Teil der Nachweise befindet sich in Papierakten oder Wandplänen, ein anderer Teil als Dateien auf lokalen Laufwerken oder in verschiedenen IT-Systemen. Oft fehlt eine zentrale Übersicht über die vorhandenen Bestände und deren Aufbewahrungsfristen. In vielen FM-Bereichen wurden zwar bereits Digitalisierungsprojekte gestartet, diese laufen jedoch häufig ohne einheitliches Konzept oder klare organisatorische Regeln ab. Diese Fragmentierung erschwert die schnelle Auffindbarkeit von Nachweisen und erhöht das Risiko, gesetzliche Fristen zu übersehen oder unvollständige Dokumentationen vorzulegen.

Häufige Auslöser für die Einführung eines Archivierungs- und Aufbewahrungskonzepts sind interne Revisionen, externe Audits oder Änderungen im rechtlichen Umfeld. Mängel in der derzeitigen Dokumentation – etwa fehlende Originale oder unklare Ablagestrukturen – machen deutliche Verbesserungen notwendig. Auch neue gesetzliche Anforderungen (etwa aktualisierte GoBD-Regeln oder andere Compliance-Vorgaben) sowie die fortschreitende Digitalisierung im Gebäudemanagement erhöhen den Druck, ein systematisches Archivierungskonzept zu implementieren. Zusätzlich führen moderne vernetzte FM-Systeme (z.B. IoT-Sensoren, CAFM-Plattformen) zu einem stark steigenden Volumen digitaler Nachweise, die strukturiert verwaltet werden müssen. Vor diesem Hintergrund wird das bestehende Dokumentenmanagement kritisch überprüft und ein neues Konzept entwickelt.

• Mandat und Ressourcen: Klare Projektfreigabe der Geschäftsführung sowie Bereitstellung ausreichender Mittel (Budget, Personal, Zeitrahmen).

• Projektteam und Rollen: Einrichtung eines interdisziplinären Teams (z.B. Facility Management, IT, Archivierung, Compliance/Datenschutz) mit festgelegten Aufgaben.

• Rechtliche Grundlagen: Fundiertes Verständnis aller relevanten gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen (GoBD, AO, HGB, UStG, DSGVO u.a.).

• Technische Infrastruktur: Vorhandene oder beschaffungswürdige Systeme für Dokumentenmanagement (DMS/ECM), Scanner/OCR, Speichermedien und Backup.

• Dokumentenkatalog: Erste Inventarisierung der vorhandenen Dokumententypen, Datenvolumina und Ablageorte (digital und physisch).

• Verfahrensdokumentation: Vorhandene Richtlinien oder Richtlinienvorlagen, die als Basis für das Archivkonzept dienen können.

• Klassifizierungssystem: Eindeutiges Schema zur Benennung und Kategorisierung von Dokumenten (Metadaten-Standards, Datei-Namenskonventionen).

• Schulungskonzept: Plan für Schulung und Change Management, um Benutzer mit neuen Prozessen und Werkzeugen vertraut zu machen.

• IT-Sicherheit: Abstimmung mit IT-Sicherheits- und Datenschutzanforderungen (Zugriffsrechte, Verschlüsselung, regelmäßige Backups).

• Zeitplanung: Realistischer Projektplan, der Puffer für Tests, Freigaben und eventuelle Anpassungen enthält.

Im Rahmen der Methodik müssen alle relevanten Informationen und Datenquellen erfasst werden.

• Dokumententypen und -kategorien: Übersicht der zu archivierenden Nachweise (z.B. Wartungsprotokolle, Rechnungen, Verträge, Prüfberichte, Zertifikate).

• Aufbewahrungsfristen: Gesetzlich oder betrieblich festgelegte Fristen für jede Dokumentenkategorie.

• Bestehende Ablageorte: Aktuelle Speicherorte und -systeme (physische Archive, Netzlaufwerke, Fachanwendungen, E-Mail-Systeme).

• Datenvolumina: Menge und Wachstumsrate der zu archivierenden Daten und Dokumente.

• Metadaten und Klassifikation: Vorgaben für Metadatenfelder (Datum, Abteilung, Projektnummer, Schlagworte) und Klassifizierung.

• Prozessbeschreibungen: Bestehende Arbeitsabläufe für das Erstellen, Freigeben und Ablage von Dokumenten.

• IT-Systeminformationen: Technische Details zu eingesetzten Softwaresystemen (Dateiformate, Schnittstellen, Kompatibilität).

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Auflistung der Stakeholder und deren Zugriffsebenen auf die Dokumente.

• Rechtsquellen: Aktuelle Gesetzestexte, Normen und interne Richtlinien als Referenzdokumente.

• Audit-Ergebnisse: Gegebenenfalls Berichte aus vorherigen Prüfungen, die Defizite oder Schwachstellen dokumentieren.

Diese Daten bilden die Basis für die Analyse und das spätere Konzept. Nur wenn sämtliche Rahmenbedingungen und Inhalte klar definiert sind, kann ein passgenaues Archivierungssystem aufgebaut werden.

• Archivbeauftragter / Records Manager: Verantwortlich für das Gesamtarchivkonzept, Entwicklung der Archivierungsrichtlinien und deren Umsetzung.

• Facility-Manager / FM-Leitung: Trägt die Gesamtverantwortung, sichert die Finanzierung und fördert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

• IT-Administrator / -Leiter: Betreut die technische Infrastruktur (DMS, Server, Speicher), implementiert Sicherheitsmaßnahmen und sorgt für regelmäßige Backups.

• Datenschutzbeauftragter: Gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, insbesondere bei personenbezogenen Archivdaten, und gibt Empfehlungen zu Löschfristen.

• Qualitätsmanagement / Compliance-Beauftragter: Überwacht die Prozesskonformität und führt interne Audits oder Kontrollen durch.

• Fachbereichsleiter (z.B. Instandhaltung, Betriebstechnik): Liefern die fachlichen Anforderungen, ordnen Dokumente dem Archiv zu und begleiten die Prozessgestaltung.

• Mitarbeitende / Dokumentenersteller: Erfassen und legen Nachweise gemäß den neuen Richtlinien ab, melden Besonderheiten und unterstützen bei der Datenpflege.

• Externer Archivdienstleister (optional): Falls Auslagerung genutzt wird, organisiert und verwaltet er das physische Archiv oder unterstützt bei der Digitalisierung.

• Projektleiter: Koordiniert das Einführungsprojekt, stellt die Einhaltung des Zeitplans sicher und kommuniziert zwischen allen Beteiligten.

Jede dieser Rollen sollte mit klaren Aufgaben und Befugnissen ausgestattet sein. So ist etwa der Archivbeauftragte für die laufende Betreuung des Archivs zuständig, während der IT-Administrator sicherstellt, dass die Systeme technisch einwandfrei funktionieren. Die Zusammenarbeit aller Beteiligten ist essenziell, damit das Archivierungskonzept langfristig funktioniert.

• Projektvorbereitung: Klärung der Projektziele, des Umfangs und der Verantwortlichkeiten sowie Erstellung eines groben Projektplans.

• Anforderungsanalyse: Sammeln und Dokumentieren aller gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen (Gesetze, Standards, interne Policies) sowie Definition der Nachweiskategorien und deren Aufbewahrungsfristen.

• Bestandsaufnahme: Detaillierte Analyse der bestehenden Dokumentenstrukturen und -flüsse, Erstellung eines Dokumentenkatalogs und Bewertung des aktuellen Archivierungsstands.

• Konzeptentwicklung: Festlegung der Archivierungsstrategie, Klassifizierungssysteme (z.B. nach Dokumentenart, Projekt, Standorten) und Speicherarchitektur; Auswahl des Archivformats (PDF/A) und der Indexierungslogik.

• Systemauswahl und Implementierung: Beschaffung oder Anpassung der technischen Komponenten (DMS/ECM-Software, Scanner/OCR-Systeme, Speicherlösungen, Signatur-Tools); Konfiguration und Integration dieser Systeme.

• Prozess- und Workflow-Design: Detaillierte Gestaltung aller Abläufe für Dokumentenerfassung, -prüfung, -indexierung, Archivierung, Recherche und späteres Löschen; Erstellung von Arbeitsanweisungen.

• Schulung und Pilotbetrieb: Einweisung der Anwender in neue Verfahren und Systeme; Testlauf mit ausgewählten Dokumenten, um das System zu validieren und mögliche Verbesserungen einzupflegen.

• Rollout und Betrieb: Vollständige Einführung des Archivsystems in den Regelbetrieb; Migration eventuell vorhandener Altdokumente; Sicherstellung der Datenübernahme und des reibungslosen Übergangs.

• Überwachung und Aktualisierung: Regelmäßiges Monitoring der Archivprozesse, Durchführen von Audits und Anpassung des Konzepts bei neuen Anforderungen oder gesetzlichen Änderungen.

Diese strukturierte Vorgehensweise stellt sicher, dass das Archivierungskonzept schrittweise und kontrolliert implementiert wird. Dabei spielt die Verfahrensdokumentation eine zentrale Rolle, da sie alle Prozesse und Ergebnisse festhält und damit die Revisionssicherheit nach GoBD gewährleistet.

Nach Umsetzung des Archivierungs- und Aufbewahrungskonzepts liegen mehrere konkrete Ergebnisse vor: Es existiert ein revisionssicheres Archivsystem, in dem alle relevanten Nachweise geordnet und dauerhaft gespeichert sind. Dokumente sind im PDF/A-Format verfügbar und mithilfe eines einheitlichen Indexsystems verknüpft, sodass ein späterer Zugriff einfach möglich ist. Alle Abläufe zur Dokumentenerstellung, -freigabe und -ablage sind in einer Verfahrensdokumentation festgehalten, die Verantwortlichkeiten sind klar definiert.

Mitarbeiter können Anfragen oder Prüfungen deutlich schneller bearbeiten, da benötigte Dokumente zentral auffindbar sind. Metadaten wie Erstellungsdatum, Autor oder Version werden automatisch protokolliert, was die Nachvollziehbarkeit erhöht. Bei Prüfungen oder Audits können alle relevanten Dokumente samt Historie lückenlos nachgewiesen werden. Überschreitung von Aufbewahrungsfristen wird vermieden, da automatisierte Prozesse das planmäßige Löschen oder Aussondern von Dokumenten regeln. Insgesamt führt das Konzept zu erhöhter Transparenz in den FM-Prozessen: Ablagen sind strukturiert, Informationen können jederzeit bereitgestellt werden.

Ein weiterer erwarteter Effekt ist die Verbesserung der allgemeinen Datenhoheit und IT-Sicherheit. Durch standardisierte Formate (PDF/A) und sichere Speicherungsmechanismen (WORM- oder Cloud-Archive) sinkt das Risiko von Dateiverlusten oder Formatverfall. Außerdem schafft das Archivierungssystem eine Basis für weitere digitale Geschäftsprozesse: Beispielsweise können Berichte aus den archivierten Daten generiert oder Schnittstellen zu übergeordneten Managementsystemen genutzt werden. Insgesamt resultiert aus der Methode ein belastbares Fundament für die vertrauenswürdige und effiziente Verwaltung aller FM-Dokumente.

Die Einführung des Archivierungs- und Aufbewahrungskonzepts bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Rechtlich steht das Unternehmen auf sicherem Boden: Steuerprüfungen, Finanzkontrollen oder Betriebsprüfungen können problemlos bestanden werden, da alle Unterlagen vollständig, unverändert und nachvollziehbar vorgelegt werden können. Interne Compliance-Vorgaben werden durch klare Regeln und Protokolle unterstützt.

Dokumente lassen sich deutlich schneller finden, Doppelarbeit wird vermieden, und der Verwaltungsaufwand für das Aktenmanagement reduziert sich. Durch die Bündelung und Indexierung der Informationen verbessert sich zudem die Datenqualität – Fehler wie falsch abgelegte oder ungekennzeichnete Dokumente werden minimiert. Klare Rollen und Schulungen erhöhen die Benutzerkompetenz und damit die Akzeptanz des Systems.

Durch optimiertes Speichermanagement können Kosten gesenkt werden. Beispielsweise lassen sich teure physische Archivflächen reduzieren oder besser auslasten. Automatisierte Prozesse und standardisierte Ablageformate erleichtern zudem Systemwechsel oder Updates von IT-Lösungen, ohne dass umfangreiche Konvertierungen notwendig sind.

Langfristig erhöht das Konzept die Betriebssicherheit des Unternehmens. Die lückenlose Dokumentation bietet einen Wettbewerbsvorteil und ein positives Signal an externe Stakeholder: Nachweisbare Compliance und ordnungsgemäße Prozessführung verbessern das Vertrauen von Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden. Insgesamt fördert das Archivierungskonzept eine nachhaltige und verantwortungsbewusste Datenverwaltung im Facility Management.

Trotz ihrer Stärken weist die Methode auch Einschränkungen auf. Die Implementierung eines revisionssicheren Archivs ist aufwendig: Sie erfordert Investitionen in Technologie, Personal und Schulung sowie Zeit für Analyse und Planung. Auch nach der Einführung muss das Archiv laufend gepflegt werden. Gesetzesänderungen, neue Dokumententypen oder technologische Weiterentwicklungen (etwa neue PDF/A-Versionen) erfordern regelmäßige Anpassungen des Konzepts.

Werden neue Prozesse nicht konsequent befolgt, kann das Archiv unvollständig bleiben. So können etwa Dokumente falsch klassifiziert oder mit unzureichenden Metadaten abgelegt werden. Organisatorische Fehler – wie die unklare Festlegung von Zuständigkeiten – schwächen die Revisionssicherheit. Technisch gilt: Die Revisionssicherheit ist nur so hoch wie das zugrundeliegende System. Ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen (wie Backups, WORM-Speicher oder Verschlüsselung) können Systemausfälle, Hardwaredefekte oder Cyberangriffe zu Datenverlust führen.

Beispielsweise verlangt die DSGVO in manchen Fällen die Löschung personenbezogener Daten, während gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. In solchen Konfliktsituationen sind sorgfältige Abwägungen und gegebenenfalls juristische Beratung erforderlich. Zusammengefasst verbessert das Archivkonzept die Dokumentensicherheit erheblich, kann aber nicht alle Risiken eliminieren – es muss kontinuierlich überwacht und angepasst werden.

Das Archivierungs- und Aufbewahrungskonzept wird branchenübergreifend eingesetzt, insbesondere dort, wo hohe Dokumentationsanforderungen bestehen. In industriellen Unternehmen und Produktionsstätten dokumentieren FM-Abteilungen beispielsweise regelmäßige Wartungen, Reparaturen und Sicherheitsprüfungen, die revisionssicher archiviert werden müssen. Im Gesundheitswesen dienen Wartungsaufzeichnungen lebenswichtiger Anlagen (z.B. Klimaanlagen, medizinische Geräte) als Nachweis der Betriebssicherheit. Öffentliche Einrichtungen, Schulen oder Universitäten profitieren von strukturierten Archivierungskonzepten für Prüfberichte, Gebäudepläne oder Vertragsunterlagen. Facility-Service-Unternehmen (Reinigung, Haustechnik, Sicherheitsdienst) nutzen solche Methoden, um ihre Leistungen gegenüber Auftraggebern transparent zu machen und nachzuweisen. In der Immobilienwirtschaft ist ein professionelles Archivierungskonzept Teil des Gebäudemanagements, um Mietverträge, Versicherungsnachweise und Sanierungsunterlagen zu verwalten. Auch Energieversorger und Versorgungsunternehmen implementieren digitale Archive für Zählerdaten, Netzpläne und Wartungshistorien. Selbst in Dienstleistungsbranchen (z.B. Finanz- oder IT-Unternehmen) werden dokumentenintensive FM-Prozesse zunehmend systematisiert, um schnell auf Audits oder behördliche Anfragen reagieren zu können. Insgesamt kommt das Konzept überall dort zum Einsatz, wo eine nachhaltige und sichere Verwaltung von FM-Dokumenten erforderlich ist – von kleinen Kommunen bis hin zu großen international agierenden Konzernen. Es bildet die Grundlage für ein effizientes und rechtssicheres Datenmanagement in jedem Facility-Management-Umfeld.

• Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) – allgemeine Aufbewahrungspflichten für Buchführungsunterlagen

• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Vorschriften zur Aufbewahrung von Rechnungen

• GoBD (BMF-Schreiben) – Richtlinien für digitale Buchführung und elektronische Archive

• IDW Prüfungsstandard PS 880 – Vorgaben zur Prüfung elektronischer Rechnungs- und Buchführungssysteme

• ISO 19005 (PDF/A-Standard) – ISO-Standard zur Langzeitarchivierung von Dokumenten

• ISO 14721 (OAIS-Referenzmodell) – Architekturstandard für digitale Archive

• ISO 15489 (Records Management) – Norm zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten

• ISO 30301 – Managementsysteme für Dokumentation und Archivierung

• DIN 77200 – Anforderungen an das Management von Archiven und Beständen

• BSI TR-03125 (TR-ESOR) – Technische Richtlinie zur Beweiswerterhaltung von digitalen Signaturen

• eIDAS-Verordnung – Anforderungen an elektronische Signaturen und Vertrauensdienste

• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei Archivierung

Diese Verweise bilden den regulatorischen Rahmen für ein Archivierungs- und Aufbewahrungskonzept. Sie müssen bei der Konzeptentwicklung berücksichtigt und in die Verfahrensdokumentation eingearbeitet werden.

• Dokumenten-Management- und Archivsysteme: Plattformen zur zentralen Speicherung und Verwaltung (z.B. Microsoft SharePoint, OpenText, DocuWare, ELO).

• CAFM-Systeme: Facility-Management-Software mit Archivfunktion (z.B. Planon, ARCHIBUS), die Dokumente in technischen Kontext integriert ablegt.

• PDF/A-Konverter und -Validatoren: Werkzeuge zur Umwandlung und Prüfung von Dokumenten im PDF/A-Format (z.B. Adobe Acrobat, PDFCreator, VeraPDF, JHOVE).

• Scanner und OCR-Software: Hardware und Programme zur Digitalisierung analoger Unterlagen und Texterkennung (z.B. Fujitsu-Scanner, ABBYY FineReader, Kofax Capture).

• WORM-Speicherlösungen: Speichermedien oder Cloud-Archive mit Schreibschutzfunktion (z.B. WORM-Festplatten, optische Archiv-Discs, AWS Glacier) für unveränderbare Datenhaltung.

• Digitale Signatur- und Zeitstempeldienste: Dienste zur rechtssicheren Signatur und Zeitmarkierung von Dokumenten (z.B. DTRUST, Bundesdruckerei, Qualifizierte elektronische Signatur-Software).

• Backup- und Replikationssoftware: Systeme für Datensicherung und Disaster Recovery (z.B. Bandarchive, verschlüsselte Cloud-Backups, Software für automatisierte Spiegelungen).

• FM.connect-Tools: FM.connect Archivsystemanalyse, Compliance-Sicherheit und Aufbewahrungssicherheit (Beratungstools zur Prozessanalyse und Optimierung).

• Dokumenten-Shops und Vorlagen: Ressourcen wie FM.connect Dokumentenshop für Richtlinienvorlagen, Checklisten und Fachinformationen zum Thema Archivierung.

Durch den sinnvollen Einsatz dieser Tools lässt sich ein effizientes und rechtskonformes Archivierungssystem aufbauen. Dabei werden Standardsoftwarelösungen mit spezialisierten FM.connect-Services kombiniert, um sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen abzudecken.