Erstellen von Stellenbeschreibungen im FM

Mit dieser Methode soll erreicht werden, dass alle FM-Stellen klar beschrieben sind und zu einem einheitlichen Erwartungsbild führen.

• Transparenz und Klarheit: Durch detaillierte Aufgaben- und Kompetenzbeschreibungen werden Zuständigkeiten deutlich und Doppelarbeiten vermieden. Die Stellenbeschreibung fördert die organisatorische Transparenz durch eindeutige Unterstellungsverhältnisse und eine präzise Festlegung von Aufgaben und Verantwortung.

• Personalmanagement und Qualifizierung: Die Stellenbeschreibungen bilden die Basis für Anforderungsprofile und Personalauswahl. Sie legen fest, welche Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen für die Position benötigt werden und unterstützen damit das Recruiting und die Entwicklung der Mitarbeiter.

• Rechts- und Tarifkonformität: Sie gewährleisten die tarifgerechte Eingruppierung und die Mitbestimmung des Betriebsrats bei Neueinstellungen oder Stellenänderungen. Gemäß Betriebsverfassungsgesetz prüft der Betriebsrat die vom Arbeitgeber vorgeschlagene Eingruppierung anhand der Aufgabenbeschreibung[1]. Eine aussagekräftige Stellenbeschreibung sichert somit die Abbildung tatsächlicher Tätigkeiten ab. Gleichzeitig unterstützt die Methode die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorgaben und FM-Standards (z. B. ISO 41001 fordert Compliance mit Gesetzen und Richtlinien).

• Effizienzsteigerung: Klar definierte Positionen verbessern die Planung und Steuerung der FM-Abläufe. Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt, was die Produktivität steigert und die Qualität der Facility-Services erhöht.

Die Methode kann in allen Teilbereichen des Facility Managements angewendet werden, sowohl im infrastrukturellen als auch im technischen und kaufmännischen FM. Typische Einsatzszenarien sind die Einführung oder Aktualisierung von Organigrammen, die Neustrukturierung von FM-Abteilungen sowie die Vorbereitung von Ausschreibungen und Verträgen (z. B. um interne und externe Leistungsgrenzen festzulegen). Sie ist sowohl in eigenständigen FM-Abteilungen großer Unternehmen (Industrie, Konzern) als auch in öffentlichen Einrichtungen (Universitäten, Krankenhäuser) relevant.

Die Stellenbeschreibungen decken alle Führungsebenen ab: auf der strategischen Ebene definiert etwa der FM-Leiter unternehmensweite Ziele und Ressourcenanforderungen, während auf der operativen Ebene die Fachkräfte konkrete Dienste wie Wartung, Reinigung oder Sicherheitsmanagement ausführen. Ebenso kann die Methode genutzt werden, wenn FM-Dienstleistungen (In- oder Outsourcing) neu organisiert oder Tarifverträge angewendet werden.

Die Notwendigkeit zur Erstellung oder Überarbeitung von Stellenbeschreibungen ergibt sich oft aus Veränderungen in der Organisation oder im Rechtsrahmen. Typische Auslöser sind Reorganisationen, Fusionen, digitale Transformationen oder neue regulatorische Anforderungen (z. B. erweiterte Betreiberpflichten). Fehlen aktuelle Stellenbeschreibungen, entstehen leicht Unklarheiten: Zuständigkeiten sind nicht dokumentiert, Verantwortungsbereiche überlappen, und die Nachvollziehbarkeit im FM-Tagesgeschäft leidet. Differenziert ausgearbeitete Stellenbeschreibungen schaffen glasklare Verantwortungszuordnungen und verbessern die Nachvollziehbarkeit erheblich. Ohne konsistente Beschreibung besteht zudem die Gefahr von Fehlbesetzungen und arbeitsrechtlichen Konflikten (insbesondere bei Betriebsrat und Eingruppierung).

Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung der Methode ist die Bereitschaft der Unternehmensführung, Personalabteilung und Betriebsrat, zusammenzuarbeiten.

• Unterstützung durch das Management und HR (Personalabteilung)

• FM-Strategie und definierte FM-Prozesse bzw. Leistungsbeschreibungen

• Kenntnisse zu geltenden Tarifverträgen und Entgeltsystemen, die bei der Eingruppierung relevant sind (Betriebsverfassungsgesetz, branchenübliche Tarifverträge)

• Mitarbeit der Fachbereichsleiter und aktuellen Stelleninhaber zur Bereitstellung von Informationen über Tätigkeiten und Anforderungen

• Geeignete Vorlagen oder Tools für die Dokumentation (z. B. Formular oder Software)

• Organigramm und Strukturpläne der FM-Organisation

• Beschreibungen bestehender FM-Leistungen und Prozesse (intern oder extern)

• Aufgabenkataloge und Checklisten für FM-Tätigkeiten

• Bestehende Stellenbeschreibungen oder – falls nicht vorhanden – exemplarische Tätigkeitsbeschreibungen

• Qualifikationsanforderungen aus Tarifverträgen oder betrieblichen Vereinbarungen

• Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen oder Arbeitsplatzanalysen (z. B. Zeitanteile, Arbeitsabläufe)

• Informationen zu Schnittstellen (z. B. Übergaben an andere Abteilungen, externe Dienstleister)

• Facility Manager (FM-Leitung): Gesamtverantwortlich für das FM, definiert strategische Ziele, Budgets und Qualitätskriterien.

• Fachbereichsleiter / Teamleiter FM: Verantwortlich für Teilbereiche wie Gebäudetechnik, Sicherheit oder Reinigung. Sie liefern Detailwissen zu Aufgaben und Prozessen und stimmen den Inhalt der Stellenbeschreibungen fachlich ab.

• FM-Fachkräfte / Teams: Praktische Umsetzung der FM-Leistungen, z. B. Wartung, Instandhaltung, Logistik, Empfangsdienst. Sie liefern Input zu den täglichen Aufgaben und notwendigen Kompetenzen.

• Personalabteilung: Berät hinsichtlich Arbeitsrecht, Tarifrecht (z. B. TVöD) und Eingruppierungssystemen. Sie koordiniert den Gesamtprozess organisatorisch und sprachlich.

• Betriebs- oder Personalrat: Hat Mitspracherecht bei Neueinstellungen und Einstufungen. Er prüft, ob die Beschreibung mit den Tarifregeln und Entgeltgruppen übereinstimmt.

• Qualitäts- und Compliance-Beauftragte: Prüfen, dass die Stellenbeschreibungen interne Standards, Sicherheitsvorschriften und gesetzliche Anforderungen berücksichtigen (z. B. Arbeitsschutzrichtlinien).

• Projektinitiierung: Kick-off-Meeting mit FM-Leitung, HR und weiteren Stakeholdern. Ziele und Rollen werden festgelegt; die Bedeutung der Stellenbeschreibungen wird kommuniziert.

• Ist-Analyse / Aufgabenidentifikation: Gemeinsame Erfassung der tatsächlichen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten. Dies kann durch Beobachtungen, Mitarbeiterinterviews oder Workshop-Formate erfolgen. Dabei werden Haupt- und Unteraufgaben systematisch gesammelt.

• Strukturierung und Gliederung: Festlegung eines einheitlichen Formats und Inhaltsaufbaus (z. B. Titel, Zweck der Stelle, Hauptaufgaben, Nebentätigkeiten, Verantwortung, Kompetenzen, Qualifikationen). Ein Erfassungsformular oder Template wird bereitgestellt.

• Erster Entwurf: Der direkte Vorgesetzte oder ein FM-Verantwortlicher erstellt in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden einen ersten Entwurf der Stellenbeschreibung, basierend auf den gesammelten Daten.

• Überprüfung und Revision: Der Entwurf wird von HR, FM-Leitung und ggf. Fachbereichsleitern geprüft und überarbeitet. Der Betriebsrat kann in diesem Schritt einbezogen werden, um Eingruppierungsaspekte zu klären.

• Freigabe: Die endgültige Stellenbeschreibung wird formal genehmigt (durch FM-Leitung, HR und – falls notwendig – durch Zustimmung des Betriebsrats) und ins Organisationshandbuch bzw. Intranet übernommen.

• Kommunikation und Implementierung: Die Inhalte werden an betroffene Mitarbeiter kommuniziert und in Personalverwaltungs- sowie CAFM-Systeme integriert.

• Überwachung und Aktualisierung: Es wird ein Turnus für regelmäßige Überprüfungen (z. B. jährlich oder bei relevanten Änderungen) festgelegt, um die Aktualität sicherzustellen.

Nach Abschluss des Prozesses liegen für alle betrachteten FM-Positionen umfassende Stellenbeschreibungen vor, die Aufgaben, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten eindeutig dokumentieren. Die resultierenden Dokumente ermöglichen es dem Management und HR, transparent Personalentscheidungen zu treffen und Ressourcen gezielt zu planen. Durch die klare Zuordnung der Aufgaben sind Überschneidungen und Lücken identifizierbar. Dies führt zu einem „glasklaren“ Verständnis der Verantwortlichkeiten im FM. Ferner dienen die Stellenbeschreibungen als verbindliche Grundlage für die jährliche Mitarbeiterbewertung und für Audits (z. B. Managementsystemzertifizierungen).

• Organisatorische Transparenz: Klare Aufgabenabgrenzungen fördern eine nachvollziehbare Organisation. Zuständigkeiten und Unterstellungsverhältnisse sind eindeutig festgelegt, wodurch Kompetenzkonflikte vermieden werden.

• Effizienzsteigerung: Doppelarbeit wird reduziert und Servicequalität erhöht, da alle Beteiligten wissen, wer welche Leistung zu erbringen hat. Die FM-Leitung kann Prozesse effektiver steuern.

• Rechtssicherheit und Compliance: Die Methode stellt sicher, dass arbeitsrechtliche und tarifliche Vorgaben eingehalten werden. Die Integration von Standards (z. B. ISO 41001) in die FM-Dokumentation gewährleistet einheitliche Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen.

• Verbesserte Personalentwicklung: Auf Basis der Stellenbeschreibungen können individuelle Entwicklungs- und Schulungspläne erstellt werden. Die Anforderungen an Qualifikation und Erfahrung sind transparent und dienen der gezielten Förderung der Mitarbeitenden.

• Nachvollziehbarkeit und Controlling: Dokumentierte Stellenprofile erleichtern Benchmarking und Audits. Führungskräfte erhalten eine verlässliche Basis für die Steuerung der Personal- und Leistungsentwicklung im FM.

Die Erstellung und Pflege von Stellenbeschreibungen erfordert einen erheblichen zeitlichen Aufwand. In dynamischen FM-Umfeldern können die Beschreibungen schnell veralten, wenn neue Technologien oder Prozesse hinzukommen. Es besteht zudem die Gefahr, dass Mitarbeiter sich zu sehr auf die definierten Aufgaben zurückziehen und wichtige informelle Tätigkeiten oder Projektarbeit vernachlässigen. Zu detaillierte Stellenbeschreibungen können Innovationen hemmen und führen mitunter zu Überbürokratisierung. Daher müssen die Dokumente regelmäßig aktualisiert und in ausgewogenem Maße flexibel gehalten werden.

Stellenbeschreibungen im FM werden in vielen Organisationstypen eingesetzt. Beispiele sind große Industrieunternehmen mit eigenen technischen Betriebszentralen, Rechenzentren oder Produktionsstandorten ebenso wie Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Standorten. Auch öffentliche Verwaltungen, Universitäten und Kliniken mit komplexen Gebäudestrukturen nutzen solche Dokumente. Typischerweise kommen sie bei der Einführung neuer IT- oder Safety-Standards, beim Outsourcing von Leistungen oder beim Aufbau neuer FM-Abteilungen zum Einsatz.

• ISO 41011 (Facility Management – Begriffe)

• ISO 41012 (Facility Management – Vereinbarungen)

• ISO 41001 (Facility Management – Managementsystem)

• DIN EN 15221-2 (Facility Management – Leitfaden für Leistungsbeschreibungen)

• DIN EN 15221-4 (Facility Management – Taxonomie und Strukturen)

• DIN 32736 (Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen)

• GEFMA-Richtlinien (z. B. GEFMA 610 für FM-Kompetenzprofil)

• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und einschlägige Tarifverträge (z. B. TVöD)

• CAFM-Software: Systeme wie SAP PM/EAM, Planon oder Archibus zur Pflege von Organisationsdaten und Schnittstellen.

• HR-Management-Software: Tools wie SAP SuccessFactors, Workday oder Personio für Anforderungsprofile und Bewerbermanagement.

• Prozess- und Organigramm-Tools: Software (z. B. ARIS, MS Visio, Lucidchart) zur Visualisierung der Aufbau- und Ablauforganisation.

• Dokumentenmanagement und Collaboration: Plattformen wie SharePoint oder Confluence für Versionskontrolle und gemeinsamen Zugriff auf Vorlagen.

• FM.connect.com-Anwendungen: Beispielsweise das FM-Connect Organisationshandbuch oder die Chat-Assistenz, die FM-spezifisches Wissen (Leistungs- und Stellenbeschreibungen) bereitstellen.

• Stellenbeschreibungsvorlagen: Strukturierte Excel- oder Word-Templates, die an die FM-Bedürfnisse angepasst werden können.