Lagerstrategien anwenden

Das Ziel der Anwendung von Lagerstrategien im Facility Management besteht darin, Bestände vorausschauend zu steuern, Versorgungslücken zu vermeiden und Lagerflächen effizient zu nutzen. Dazu gehört die Optimierung der Bestandsführung, indem alle Lagerplätze optimal ausgenutzt und Überbestände abgebaut werden. Durch strukturierte Ein‑ und Auslagerungen lassen sich Transportwege verkürzen, unnötige Sicherheitsbestände vermeiden und Kosten senken. Strategien wie FeFo tragen zur Qualitätssicherung bei, weil sie sicherstellen, dass Produkte mit der kürzesten Haltbarkeit zuerst verbraucht werden. Optimierte Bewegungsstrategien sorgen dafür, dass Instandhaltungsteams, Reinigungskräfte oder Produktionsabteilungen benötigte Materialien schnell erhalten, was Zugriffszeiten reduziert. Schließlich helfen Lagerstrategien bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben etwa zur Haltbarkeit oder zur Arbeitssicherheit, wie beispielsweise der DIN EN 15635 für Regalprüfungen.

Die Methode eignet sich für FM‑Organisationen mit Lagerbereichen für Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien, Werkzeuge, Reinigungsmittel, Betriebsstoffe oder Bewirtungsgüter. In der technischen Instandhaltung werden beispielsweise Ersatzteile, Schmierstoffe und Werkzeuge für die Gebäude‑ oder Anlagentechnik gelagert; je nach Wert und Haltbarkeit kommen FiFo‑ oder HiFo‑Strategien zum Einsatz. Reinigungs‑ und Hygienedienste lagern Verbrauchsmaterialien wie Reinigungsmittel oder Hygieneartikel häufig nach dem FeFo‑Prinzip, da die Haltbarkeit begrenzt ist. In der Betriebsgastronomie und im Catering müssen Lebensmittel, Kaffee oder Getränke nach FeFo entnommen werden, um Verderb zu vermeiden. FM‑Services in Produktionsbetrieben versorgen Produktionslinien mit C‑Teilen, Ersatzteilen oder Verpackungsmaterial; hier sind chaotische Lagerordnungen und optimierte Fahrwegstrategien sinnvoll, um schnell liefern zu können. Zentrallager für mehrere Liegenschaften, etwa in Unternehmensnetzwerken oder Universitäten, beliefern mehrere Gebäude mit Büromaterial, Reinigungs- oder Technikartikeln, wodurch zentrale Lagerstrategien erforderlich sind.

Typische Ausgangssituationen für die Einführung von Lagerstrategien sind unstrukturierte Lagerhaltungen, in denen Materialien ohne festes System gelagert werden und Bestände schlecht erfasst sind, sodass Mitarbeitende lange nach Artikeln suchen müssen. Häufig werden heterogene Güter – Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien und Lebensmittel – nebeneinander gelagert; ohne klare Struktur kommt es zu Fehlgriffen oder falschen Bestandsbewertungen. Auch Verluste durch Überalterung oder Schwund treten auf, wenn haltbare Güter zu spät entnommen werden und das FeFo‑Prinzip nicht angewendet wird. Längere Wege und ineffiziente Prozesse resultieren aus nicht abgestimmten innerbetrieblichen Transporten und langen Fahrwegen der Stapler. Zudem herrscht oft fehlende Transparenz, wenn digitale Systeme fehlen und Echtzeitdaten zu Beständen nicht vorliegen; dadurch entsteht Unsicherheit über verfügbares Material oder überfällige Wartungsarbeiten. Schließlich führt die wachsende Komplexität, etwa durch die Modernisierung oder die Integration automatischer Hochregallager und neuer Standorte, zu erhöhten Anforderungen an professionelle Prozesse.

Damit Lagerstrategien effektiv greifen, müssen bestimmte organisatorische, technische und personelle Bedingungen erfüllt sein. Diese Voraussetzungen bilden die Grundlage für eine strukturierte Umsetzung und nachhaltige Wirkung.

• Analyse der Ist Situation: Aktuelle Bestände, Lagerplätze, Materialarten und Verbrauchsmengen müssen erfasst werden.

• Klare Klassifizierung: Materialien werden nach Kriterien wie Haltbarkeit, Wert, Dringlichkeit oder Verbrauchshäufigkeit kategorisiert.

• Klar definierte Prozesse: Ein- und Auslagerung, Kommissionierung und Umlagerung sind in standardisierten Verfahren festgelegt.

• Technische Unterstützung: Einsatz eines Lagerverwaltungssystems (WMS) zur Bestandsüberwachung, ggf. Integration in das FM oder ERP System.

• Qualifizierte Mitarbeitende: Schulung für Lagerpersonal und FM Team in neuen Prozessen und Systemen.

• Räumliche Infrastruktur: Geeignete Regalsysteme, Fördertechnik und Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Regalprüfungen nach DIN EN 15635) sind vorhanden.

Eine fundierte Entscheidungsgrundlage basiert auf umfassenden und aktuellen Informationen. Daher sollten die folgenden Daten erhoben und gepflegt werden.

• Stammdaten der Artikel: Artikelnummer, Bezeichnung, Maße, Gewicht, Beschaffungswert, Haltbarkeitsdatum (MHD), Kategorie.

• Bestandsdaten: Aktuelle Lagerbestände, Mindest und Maximalbestände, Sicherheitsbestände.

• Lagerplatzdaten: Lagerort Identifikationen, Kapazitäten, zulässige Belastungen, Temperaturempfindlichkeit.

• Verbrauchs und Bewegungsdaten: Entnahmemengen pro Zeitraum, Zugriffsfrequenzen, Pickgrößen, Wegzeiten.

• Prozessdaten: Einlagerungs und Auslagerungszeiten, Retouren, Umlagerungen, Kommissionierzeiten.

• Kosteninformationen: Beschaffungs-, Lagerhaltungs- und Entsorgungskosten; ggf. steuerliche Bewertungsansätze.

• Sonstige Parameter: Regelwerke, gesetzliche Anforderungen (z. B. MHD Pflicht), Sicherheitsdatenblätter für Gefahrstoffe.

Die erfolgreiche Einführung von Lagerstrategien erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Funktionen und Verantwortlichkeiten. Alle relevanten Rollen müssen klar definiert und koordiniert werden.

• Facility Manager: Verantwortet Gesamtstrategie und Integration in das FM System; definiert KPIs und Budgets.

• Lagerleiter / Warehouse Manager: Plant und steuert Lagerbetrieb, wählt passende Lagerstrategien, überwacht Bestände.

• Dispositions /Einkaufsabteilung: Beschafft Materialien in passenden Losgrößen und steuert Nachschub auf Basis der gewählten Strategie.

• Instandhaltung / Technischer Service: Meldet Bedarf für Ersatzteile und prüft Verfügbarkeit.

• Qualitätsmanagement: Überwacht Haltbarkeiten und sorgt für konforme Lagerung.

• IT Support: Betreut WMS Software und Schnittstellen zum ERP/FMS; unterstützt bei Datenanalyse und Reporting.

• Lagermitarbeiter: Führen Ein- und Auslagerungen aus, kommissionieren und dokumentieren Bewegungen.

• Arbeitssicherheit / Compliance: Stellt sicher, dass Sicherheitsvorschriften (Brandschutz, Regalprüfung, Gefahrstoffrecht) eingehalten werden.

Die Einführung einer Lagerstrategie ist ein strukturierter Prozess, der in aufeinander abgestimmten Phasen abläuft. Jede Phase dient dazu, die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.

• Bestandsaufnahme und Analyse – Erfassung aller Lagerartikel, Lagerorte und Prozesse; Auswertung von Kennzahlen wie durchschnittlicher Lagerdauer, Zugriffsfrequenz und Pickgrößen.

• Zieldefinition und Auswahl der Strategie – Auf Basis der Analyse werden Ziele wie Bestandsreduzierung oder Qualitätssteigerung festgelegt. Geeignete Belegungs und Bewegungsstrategien (FiFo, LiFo, FeFo, HiFo, LoFo, chaotisch; Zuförder , Fahrweg usw.) werden ausgewählt.

• Klassifizierung und Zonierung – Einteilung des Lagers in Zonen (z. B. Frische , Wert oder Schnellumschlagszone) und Zuordnung der Artikel entsprechend ihrer Kategorien.

• Systemeinrichtung – Implementierung oder Anpassung des WMS; Definition von Lagerplätzen, Einlagerungsregeln und Entnahmereihenfolgen; Integration in FM oder ERP System.

• Prozessdefinition und Schulung – Erstellung von Arbeitsanweisungen für Einlagerung, Kommissionierung und Auslagerung; Schulung der Mitarbeitenden in der Nutzung der Systeme und der Sicherheitsvorschriften.

• Pilotphase und Anpassung – Testweise Einführung in ausgewählten Bereichen; Überwachung der Kennzahlen (Zugriffszeiten, Bestandsgenauigkeit, Fehlerquoten) und Anpassung der Strategie.

• Rollout und kontinuierliche Verbesserung – Ausweitung auf alle Lagerbereiche; regelmäßige Auditierungen und Optimierungen anhand der Auswertungen; Einbindung neuer Technologien (z. B. RFID, mobile Scanner, automatisierte Kommissionierer) zur Effizienzsteigerung.

Die Anwendung von Lagerstrategien führt zu qualitativen und quantitativen Ergebnissen. Sie verbessert die Lagerauslastung, da Lagerplätze optimal genutzt werden, Leerstände reduziert und die Lagerdauer kontrolliert werden. Optimierte Fahrwege und Kommissionierstrategien verkürzen Zugriffszeiten und erhöhen die Produktivität. Durch den Einsatz von FeFo und FiFo wird Ausschuss reduziert, da verderbliche Materialien rechtzeitig entnommen werden. Ein digitales WMS sorgt zudem für transparente Bestände, indem es Echtzeitdaten liefert und die Planung sowie das Reporting erleichtert. Insgesamt resultieren Kosteneinsparungen durch niedrigere Lagerhaltungskosten, weniger benötigten Platz und geringere Abschreibungen auf Altbestände. Zudem verbessert sich die Versorgungsqualität für interne Kunden wie Techniker oder Reinigung, was zu weniger Stillstand und höherer Nutzerzufriedenheit führt.

Die strukturierte Anwendung von Lagerstrategien bringt zahlreiche Vorteile für das Facility Management. Sie steigert die Effizienz und sorgt für Kostenkontrolle, indem Materialflüsse optimiert und unproduktive Wege reduziert werden. Die Auswahl geeigneter Belegungs‑ und Bewegungsstrategien verbessert die Ausnutzung von Lagerflächen und minimiert Transportzeiten, was Personal‑ und Betriebskosten spart. Durch den Einsatz eines WMS werden Bestände lückenlos verfolgt; Berichte schaffen Transparenz für Budgetplanung, Wartungszyklen und Disposition. Strategien wie FeFo tragen zur Qualitäts- und Compliance‑Sicherung bei, indem sie gewährleisten, dass Produkte rechtzeitig verbraucht werden und regulatorische Anforderungen, beispielsweise in der Lebensmittel‑ oder Pharmaindustrie, eingehalten werden. Die Methode unterstützt die Instandhaltung durch schnellen Zugriff auf Ersatzteile und Werkzeuge, wodurch längere Ausfallzeiten technischer Anlagen verhindert werden. Zudem ist sie flexibel und skalierbar: Sie lässt sich an unterschiedliche Lagertypen anpassen, vom kleinen Ersatzteillager bis zum automatisierten Hochregallager, und ermöglicht die schrittweise Integration neuer Technologien wie RFID oder Robotik.

Trotz der Vorteile hat die Methode auch Grenzen und Risiken. Die Implementierung erfordert einen hohen Aufwand: Die Analyse der Ausgangssituation, die Einrichtung von Systemen und die Schulung des Personals kosten Zeit und Ressourcen und können den Betrieb während der Einführung stören. Die Abhängigkeit von der Technik ist groß, denn ohne ein zuverlässiges WMS ist die Umsetzung schwierig und Systemausfälle können den Betrieb beeinträchtigen. Zudem können ungenaue oder unvollständige Daten zu Fehlern bei der Lagerplatzzuweisung oder der Bestandsplanung führen. Organisatorische Widerstände entstehen, wenn Mitarbeitende neue Verfahren ablehnen oder Veränderungen im Arbeitsablauf skeptisch begegnen. Die Einsatzmöglichkeiten von Strategien sind begrenzt, da nicht alle Materialien jedem Konzept entsprechen; sperrige Güter oder Gefahrstoffe erfordern spezielle Lagerkonzepte. Externe Einflüsse wie gesetzliche Änderungen, etwa im Arbeits- oder Brandschutzrecht, sowie volatile Märkte können ebenfalls Anpassungen der Strategie notwendig machen.

Die Methode wird in vielen FM‑Bereichen eingesetzt. Auf Universitätscampus verwaltet ein zentrales Lager Büro‑, Labor‑ und Reinigungsartikel für mehrere Gebäude, wobei FiFo mit chaotischer Lagerung kombiniert wird und digitale Inventarlisten für Transparenz sorgen. In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen werden medizinische Verbrauchsmaterialien nach dem FeFo‑Prinzip organisiert, sodass ablaufende Produkte rechtzeitig entnommen werden, während optimierte Bewegungsstrategien kurze Wege zu den Stationen ermöglichen. In Industriebetrieben nutzt ein Wartungszentrallager häufig HiFo für hochpreisige Ersatzteile und FiFo für Standardteile; Doppelspiel‑ und Fahrwegstrategien optimieren die Staplerwege. In der Lebensmittelproduktion werden Rohstoffe und Halbfabrikate nach FeFo und FiFo geführt, wobei chaotische Lagerung den Platz optimal ausnutzt und das WMS die MHD-Daten überwacht. Und in großen Bürogebäuden werden Lager für Reinigungs- und Verbrauchsmaterialien so organisiert, dass LiFo für langlebige Artikel wie Bürobedarf und FeFo für Reinigungsmittel verwendet wird; mobile Scanner unterstützen die Buchungen.

Lagerstrategien orientieren sich an anerkannten Normen und unternehmensinternen Vorgaben. Die folgenden Verweise dienen als Leitlinien und Unterstützung bei der Implementierung.

• DIN EN 15635 – Regalinspektion: Vorgaben für die Prüfung von Regalanlagen, wichtig für Sicherheit und Rechtskonformität.

• ISO 9001 und ISO 55000: Qualitäts und Asset Management Systeme, die Anforderungen an Prozesse, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung festlegen.

• Arbeitsschutzgesetz und Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Anforderungen an die sichere Nutzung von Lagereinrichtungen.

• Einkaufs und Lagerleitlinien des Unternehmens: Interne Vorgaben für Bestellrhythmen, Sicherheitsbestände und Berechtigungen.

• FM.connect Knowledge Base: Dokumentationen, Checklisten und Schulungsunterlagen für Lagerverwaltung und Bestellprozesse.

Praktische Werkzeuge erleichtern die Umsetzung von Lagerstrategien und sorgen für Transparenz sowie Effizienz. Im Facility Management sind insbesondere die folgenden Tools nützlich.

• Warehouse Management System (WMS): Software zur Verwaltung von Lagerplätzen, Beständen, Ein und Auslagerprozessen sowie Bewegungsstrategien.

• Facility Management Software: Plattformen wie FM.connect unterstützen die Integration der Lagerverwaltung in das Gebäudemanagement; sie bieten Module für Inventarmanagement, Wartungsplanung und Reporting.

• Barcodescanner / RFID Leser: Automatisieren die Erfassung von Bewegungen und unterstützen die Echtzeit Bestandskontrolle.

• Mobile Apps: Für Lagermitarbeiter, um Arbeitsschritte zu dokumentieren und Picklisten abzurufen.

• Datenanalyse Tools: Zur Auswertung von Kennzahlen (Lagerdauer, Wegzeiten) und zur Identifikation von Optimierungspotenzialen.

• Digitale Checklisten und Arbeitsanweisungen: Verfügbar in FM.connect für standardisierte Prozesse und Schulungen.